Основні бюджети: структура і методика складання

Завдання бюджетного контролю - привернути увагу менеджера саме до значних відхилень, що вимагають більш детального аналізу. Це дозволяє здійснювати керування за відхиленнями.

Керування за відхиленнями - це принцип керування, відповідно до якого менеджер концентрує увагу тільки на значних відхиленнях від плану і не звертає уваги на показники, що виконуються задовільно. Процес контролю виконання бюджету наведений на рис. 3.1.1

Основними завданнями бюджетного контролю є:

1) контроль за дотриманням  процедури складання, розгляду і затвердження бюджету та його виконання;

2) контроль за дотриманням  бюджетного і податкового законодавства;

3) контроль за правильністю  формування дохідної частини  бюджету;

4) перевірка ефективності  та цільового використання бюджетних  коштів і коштів позабюджетних фондів;

5) контроль за правильністю  ведення бухгалтерського обліку  і звітності;

6) виявлення резервів  збільшення дохідної частини  бюджету держави;

7) контроль за реалізацією  механізму міжбюджетних відносин.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.3.1.1 Система бюджетного контролю

Елементами системи  бюджетного контролю є суб'єкт та об'єкт контролю, предмет, методи та процес контролю, узагальнення та реалізація результатів контролю. Суб'єктами бюджетного контролю є органи державної влади  та місцевого самоврядування, до повноважень яких включені функції щодо здійснення бюджетного контролю. До таких органів належать майже всі органи, які задіяні у бюджетному процесі.

Об'єктом бюджетного контролю є грошові і розподільні процеси  під час формування та використання грошових фондів держави та місцевих органів самоврядування.

Предметом бюджетного контролю є всі стадії бюджетного процесу.

Розрізняють такі види бюджетного контролю:

1) залежно від суб'єкта  бюджетного контролю:

— державний бюджетний  контроль, який здійснюється органами державної влади;

— відомчий контроль, який проводиться Контрольно-ревізійними  управліннями міністерств і відомств;

— внутрішньогосподарський  контроль, який здійснюється фінансовими  службами підприємств, організацій  та установ;

— незалежний контроль, який проводиться спеціалізованими аудиторськими фірмами і службами.

2) залежно від часу  проведення контролю:

— попередній бюджетний  контроль, який здійснюється під час  складання, розгляду, затвердження бюджетів різних рівнів, кошторисів доходів  і видатків бюджетних установ, розрахунків для одержання бюджетних трансфертів, розроблення та прийняття бюджетного і податкового законодавства та має затверджувальний характер;

— поточний бюджетний  контроль, який проводиться у процесі  виконання бюджетів, кошторисів доходів і видатків бюджетних установ протягом бюджетного року та здійснюється на основі первинних документів оперативного і бюджетного бухгалтерського обліку та звітності;

— наступний бюджетний  контроль, який проводиться після  закінчення бюджетного року або певного звітного строку і за яким на основі звітних бухгалтерських документів виявляють причини відхилень даних від планових, повноту і своєчасність надходження передбачених бюджетних коштів, цільове використання коштів тощо.

3.2. Звіт про  виконання бюджету підприємства

Бюджетний контроль і  керування за відхиленнями здійснюється за допомогою звіту про виконання  бюджету, що складається бухгалтером-аналітиком і надається менеджеру, що відповідає за прийняття відповідних рішень.

Звіт про виконання - це звіт, в якому порівнюються заплановані й фактичні показники і розраховуються відхилення з вказівкою їхніх причин.

Звіт про виконання  готують регулярно, в більшості  випадків щомісяця.

Відхилення від бюджету, відбиті в звіті про виконання, можуть бути сприятливими (позитивними) і несприятливими  (негативними).

Несприятливими є відхилення, коли фактичний доход менше запланованого  чи фактичні витрати більше бюджетних. Відповідно сприятливими називаються відхилення, коли фактичний доход перевищує запланований, а фактичні витрати менше, ніж бюджетні.

Залежно від причини  відхилень вони поділяються на дві  групи: відхилення внаслідок планування і відхилення внаслідок діяльності.

Відхилення внаслідок планування пов'язані з помилками й прорахунками в процесі складання прогнозів, визначення функції витрат і доходів, калькулювання планової собівартості і цін.

Відхилення внаслідок  діяльності є результатом дій  персоналу чи визначених подій (зміна  попиту, коливання цін та ін.).

У випадку наявності  значних відхилень залежно від  їхньої причини можливі два альтернативних рішення:

• коректування чи перегляд бюджету, якщо результати контролю свідчать, що виконувати його недоцільно;
• внесення відповідних коректив у дії, щоб забезпечити досягнення запланованої мети.

Таким чином, звіт про  виконання бюджету забезпечує зворотний  зв'язок, привертає увагу менеджера  до значних відхилень від очікуваних результатів, що, в свою чергу, дає  можливість здійснювати керування  за відхиленнями.

Слід зазначити, що звіт про виконання бюджету забезпечує можливість контролю тільки за умови  коректного зіставлення фактичних  і бюджетних показників. Справа в  тому, що приведений бюджет звичайно є  статичним (постійним) бюджетом, оскільки він складений тільки для одного рівня майбутньої діяльності. Тому терміни «статичний (постійний) бюджет» і «зведений бюджет» часто використовуються як синоніми.

Статичний бюджет відбиває доходи й витрати, розраховані виходячи з очікуваного обсягу діяльності (чи іншого фактора).

Оскільки доход і  частина витрат залежать від зміни  обсягу діяльності, то у випадках, коли фактичний обсяг діяльності відрізняється  від запланованого, відхилення від  статичного бюджету втрачають контрольні значення. Проілюструємо це на прикладі. Допустимо, що компанія яка випускає вироби, склала свій бюджет, виходячи з очікуваного обсягу виробництва і реалізації 9000 одиниць. Фактично було зроблено і реалізовано 7 000 виробів.

Звіт про виконання  бюджету, наведений у табл. 3.2.1, складений на основі статичного бюджету, що припускав виробництво і реалізацію 9 000 штук виробів.

Фактичні витрати і  доходи, зв'язані з реалізацією 7 000 штук, зіставлені з бюджетними витратами і доходами, що очікувалися при реалізації 9 000 штук виробів. Тому сприятливе відхилення змінних витрат у сумі 75 460 у.о., є обманним.

Таблиця 3.2.1

Звіт про виконання  бюджету підприємства, у.о.

Показник	Бюджет	Фактично	Відхилення
Дохід від реалізації	558000	434000	-124 000
Змінні витрати
виробничі	378000	302 540	75460
на збут	14400	14000	400
Всього змінних  витрат	392400	316540	75860
Маржинальний доход	165 600	117 460.	-48140
Постійні витрати
виробничі	74000	74600	4 -600
на збут	66000	66000
Всього постійних  витрат	140 000	140600 -	-600
Операційний прибуток (збиток)	25600	-23140	-48 740

 

Отже, звіт про виконання, складений на основі статичного бюджету, дає відповідь, чому замість очікуваного  прибутку компанія понесла збитки. Причиною є те, що фактичний обсяг  реалізації був нижче запланованого.

Однак цей звіт не дає можливості контролювати витрати і здійснювати керування за відхиленнями.

Тому для забезпечення ефективного контролю за допомогою  звіту про виконання бюджету  слід зіставити фактичні результати з бюджетом, скоректованим з урахуванням  фактичного обсягу діяльності.

Такий бюджет називається  гнучким чи динамічним бюджетом і  може бути складений як у процесі  планування, так і на стадії контролю.

Гнучкий бюджет, підготовлений  на стадії планування - це бюджет, складений  для декількох можливих обсягів  діяльності в рамках релевантного діапазону.

У табл.3.2.2 наведений гнучкий  бюджет компанії, складений для трьох  обсягів реалізації, відповідно 7000, 8000 і 9000 штук виробів.

На практиці важко  точно передбачити обсяг реалізації тому більшість компаній складає  гнучкий бюджет для фактичного обсягу діяльності.

Таким чином, гнучкий бюджет - це бюджет, складений на підставі бюджетних витрат і доходів для фактичного обсягу чи діяльності для декількох релевантних рівнів передбачуваної діяльності.

Таблиця 3.2.2

Гнучкий бюджет підприємства

Стаття	На одиницю	Обсяг реалізації, одиниць
		7000	8000	9000
Дохід від реалізації	62.00	434000	496000	558000
Змінні витрати
виробничі	42.00	294000	336000	378000
на збут	1,60	11200	12800	14400
Всього перемінних витрат	43.60	305 200	348 800	392400
Маржинальний доход	18,40	128800	147200	165600
Постійні витрати
виробничі		74000	74000	74000
на збут		66000	66000	66000
Всього постійних  витрат	-	140000	140 000	140 000
Операційний прибуток (збиток)		(11200)	7200	25600

 

Гнучкий бюджет базується на формулі:

(Змінні бюджетні витрати  на одиницю х Фактичний обсяг  чи виробництва реалізації) + Загальні  постійні витрати.

Гнучкий бюджет продаж розраховують залежно від використовуваної ціни:

Бюджетна ціна за одиницю  х Фактичний обсяг чи продаж х

х Фактична ціна за одиницю  х Фактичний обсяг продаж.

3.3. Загальне відхилення прибутку

Використання гнучкого бюджету дозволяє розділити загальне відхилення на відхилення від гнучкого бюджету і відхилення за рахунок  обсягу діяльності (Рис. 3.3.1).

Відхилення від гнучкого бюджету - це різниця між фактичними результатами діяльності і показниками гнучкого бюджету.

Відхилення за рахунок  обсягу діяльності - це різниця між показниками гнучкого і статичного бюджетів. Зазначені відхилення дозволяють оцінити діяльність компанії з погляду ефективності й результативності.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис 3.3.1 – Поділ загального відхилення прибутку

 

Ефективність характеризує взаємозв'язок між витраченими ресурсами  і досягнутими результатами, а  результативність - ступінь досягнення поставленої мети.

Звідси діяльність компанії може бути:

• ефективною і результативною;

• результативною, але  не ефективною;

• ефективною, але не результативною;

• не результативною і не ефективною.

Відхилення від гнучкого бюджету характеризують ефективність діяльності, а відхилення за рахунок обсягу продажів - її результативність.

Аналіз відхилень з  використанням гнучкого бюджету (табл. 3.2.2) свідчить, що діяльність підприємства була не результативною, оскільки вона реалізувала тільки 7000 штук виробів замість 9000 запланованих, що обумовило негативне відхилення прибутку в сумі 36 800 у.о.

Діяльність компанії була неефективною, тому що має місце  негативне відхилення витрат і, як наслідок цього, - негативне відхилення прибутку в сумі 11940 у.о.

 

Висновки

Основний бюджет являє  собою всесторонній план, який координує  блоки окремих бюджетів. До його складу, крім елементів оперативного бюджетування, включаються ще й бюджети  фінансового управління (бюджет капіталу, грошовий бюджет, проект балансу, проект звіту фінансового стану).