Організація розрахунків з підзвітними особами,їх облік на підприємствах з різними формами власності

 

Виданий підзвітній особі  грошовий аванс з каси під звіт означає тільки збільшення дебіторської заборгованості підприємства,  активи його при такій операції не збільшуються.

При оприбуткуванні матеріальних цінностей,  придбаних за рахунок  грошових коштів,  виданих під  звіт на адміністративно - господарські потреби,  потрібно керуватися наявною  правовою базою, стандартами бухгалтерського  обліку 9 "Запаси" і 16 Витрати".

У первісну вартість запасів, придбаних за плату,  входять суми,  сплачені постачальнику (продавцю) відповідно до договору.

Витрати на службове відрядження, безпосередньо пов'язане з придбанням цінностей,  в нашому випадку запасів, відповідно до п.9 стандарту 9 "Запаси",  входять до первинної вартості запасів  як витрати на придбання вищезгаданих запасів і доведення їх до стану,  в якому вони придбані для використання.

Витрати підзвітної особи  на оплату службових відряджень і  на придбання ТМЦ відповідно до п.7 стандарту 16 "Витрати " відображаються у складі витрат того періоду,  в  якому вони були здійснені. Моментом відображення витрат за розрахунками з підзвітною особою є подання  підзвітною особою в бухгалтерію, звітного документа про витрачені грошові  кошти — авансового звіту. Саме в  цей момент відбувається збільшення активів або зменшення зобов'язань  і формування первісної вартості запасів. При отриманні готівки  з каси такого зменшення зобов'язань  або збільшення активів не відбувається.

Таблиця З 

Бухгалтерський  облік з підзвітними особами  при придбанні запасів і товарно-матеріальних цінностей.

№ з/п	Зміст операції		Дата	Кореспонд. рахунки				Сума, грн.
				Д-т	К-т
Розглянемо варіанти списання на вартість придбаних запасів витрат на службове відрядження, безпосередньо  пов'язане з їх купівлею. Таких  варіантів може бути три
Варіант 1. Вартість запасів  відноситься вартість придбаних  цінностей і повна величина витрат на відрядження
1	Оприбутковані на склад отримані виробничі запаси від підзвітних осіб на основі авансового звіту №1 з придбання запасів, без ПДВ	27.06. 2007		201		3723	1000,0
2	Відображена сума податкового  кредиту з ПДВ	27.06. 2007		641		3723	200,00
3	Списані витрати на відрядження  на вартість запасів на підставі авансового звіту №2 за витратами на відрядження	27.06. 2007		201		3721	175,00
4	Нарахована сума податкового  кредиту з ПДВ у витратах на відрядження	27.06. 2007		641		3721	15,00
Варіант 2. Керівником прийнято рішення віднести на вартість запасів  частину вартості витрат на відрядження, яка дорівнює 100,00 грн. частину вартості, що залишилася, віднести на витрати  підприємства зі збуту
5	Списана частина витрат на відрядження на вартість запасів  на підставі авансового звіту №2, віднесена  на вартість придбаних запасів	27.06. 2007		201		3721	90,00
6	Нарахована сума податкового  кредиту з ПДВ у витрати  на відрядження	27.06. 2007		641		3721	Ю0,00
7	Витрати на відрядження працівника підприємства віднесено в інші операційні витрати	27.06. 2007		84		3721	62,50
8	Списані операційні витрати  на збут	27.06. 2007		93		84	62,50
9	Нарахована сума податкового  кредиту з ПДВ у витрати  на відрядження	27.06. 2007		641		3721	12,50
Варіант 3. Керівником прийнято віднести на рішення витрати на відрядження  адміністративні витрати в повній сумі
10	Списані витрати на відрядження  працівників апарату управління	27.06. 2007		84		3721
	підприємства на адміністративні  витрати	27.06. 2007		92		84	175,00
11	Нарахована сума податкового  кредиту з ПДВ у витрати  на відрядження	27.06. 2007		641		9721	15,00

 

Первісна вартість запасів, за якою вони зараховуються на баланс підприємства, за розглянутими вище варіантами становить:

Варіант 1 1000,00 + 175,00 = 1175,00 грн.

Варіант 2 1000,00 + 90,00 = 1090,00 грн.

Варіант 3 1000,00 + 0 = 1000,00 грн.

 

При проведенні розрахунків  готівкою через підзвітних осіб необхідно  враховувати обмеження суми якою дозволено за один раз проводити  вищезгадані розрахунки. Детальніше про це згадано в розділі 1.2 даної  курсової роботи.

Вищезгадані приклади проведень  використовуються приватними підприємствами, але в даний час на підприємствах  та організаціях державної форми  власності використовуються майже  такі самі проведення із незначними відмінностями  так, наприклад рахунок "розрахунки з підзвітними особами" має  номер 362.

III. Шляхи вдосконалення обліку розрахунків

з підзвітними особами.

Загально відомо, що бухгалтерський облік повинен відповідати не лише вимогам Податкових Інспекцій  та інших контролюючих державних  установ, а й обов'язково вимогам  керівника, інвестора, акціонера та інших зацікавлених інформацією  людей, тому в сучасних умовах основними  критеріями ефективного обліку є  точність, доступність, складна аналітика, та оперативність. Для виконання  всіх вищезгаданих завдань необхідне  виконання багатьох операцій кожного  дня, що дуже важко, навіть неможливо  виконати вручну такою кількістю  людей яку може найняти підприємство (особливо мале таке як Жовтянська сільська рада не понісши надто великих адміністративних витрат для діяльності підприємства. Тому в наш час бухгалтерський облік стає комп'ютерним обліком.

Досить доцільно для удосконалення  аналітики по виданих і використаних коштах використовувати розбиття рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами " на субрахунки третього порядку: 3721 "Розрахунки з підзвітними особами  у національній валюті", 3722 " Розрахунки з підзвітними особами за відрядженнями  в іноземній валюті", 3723 "Розрахунки за витратами на господарські потреби" та інші субрахунки, для того щоб  чітко бачити по сальдо та оборотах по даних субрахунках мету використання коштів їх форму та інші корисні  дані які необхідні підприємству відповідно до специфіки його діяльності.

Для прийняття необхідного  ефективного рішення керівнику  постійно потрібна детальна, точна, і  що неменше важливо оперативна інформація, для чого потрібно своєчасно обробити багато різноманітної інформації. Таку велику кількість інформації своєчасно  опрацювати одна людина самостійно не в змозі, таким чином для коректної  роботи підприємства керівник змушений найняти велику кількість бухгалтерів, що неминуче призвело б до занадто  великих витрат на оплату їх праці, тому я вважаю що в сучасних умовах використання комп'ютера стає необхідністю, оскільки використання відповідної  бухгалтерської програми дозволяє своєчасно  і швидко опрацювати величезну кількість  різноманітної інформації без застосування надто великої кількості трудових ресурсів.

В комп'ютерному світі на даний момент активно розвивається Windows-технологія, яка активно проникає в область автоматизації бухгалтерського обліку, тому в даному розділі я розгляну комп'ютерну форму бухгалтерського обліку, орієнтовану на технологію Windows. В основі подачі матеріалу стала популярна комп'ютерна програма "1С: Бухгалтерія", яка за багато років її використання показала себе як багатогранна, зручна і ефективна бухгалтерська програма.

Розрахунки з підзвітними  особами - фізичними особами ведеться, як правило, в готівковій формі через  касу. Розглянемо декілька операцій по створенню дебіторської/кредиторської заборгованості в результаті розрахунків із працівниками організації в готівковій формі.

Операція 1.

15 червня 2007 р. в Жовтянській сільській раді   Левицькою О.В. знято з Р/р 115 грн. для закупки розхідних матеріалів для дит.садку Малиш Для виконання даної операції передбачено в режимі "Документы и расчеты" документ КАСА: прихідний касовий ордер".

Малюнок 1.

 

 

Заповнивши форму діалогу  зображеного в малюнку 1 в натиснувши клавішу Enter ми тримаємо наступні записи в журналі операцій:

Операция 2.

Левицькому В.М. видано з  каси 115 грн. для закупки розхідних  матеріалів. Для виконання даної  операції передбачено в режимі "Документы  и расчеты" документ КАСА: Видатковий касовий ордер".

"Видатковий касовий  ордер " Малюнок 2

 

Заповнивши форму діалогу зображеного на малюнку 1 і натиснувши клавішу  Enter ми маємо видатковий касовий ордер.

В журналі операцій зроблено наступні проведення:

Дт 372 субконто Працівники/ Левицький  В.М. Кт 301 на суму 115грн. при чому компютер видає аналітику по конкретному  субконто, що дає можливість в будь-який момент побачити сальдо по розрахунках  з даним працівником.

"Записи в журналі  операцій по авансовому звіту  " Малюнок З

Аналогічним чином програма дає можливість вводити авансові звіти (в журналі операцій такі проведення відображаються як показано на малюнку  3, акти прийомки-передачі цінностей заповнивши форму діалогового вікна, після чого робить, налагоджені проведення, результати яких може видавати в різних формах, таких наприклад як: "Оборотна сальдова відомість", "Оборотна сальдова відомість по рахунку", "Аналіз рахунку по датам", «Головна книга», велика кількість довільних звітів, може легко наладити сам користувач та багато інших необхідних в роботі довідок, реєстрів та звітів.

Отже вищезгадана програма дає можливість бухгалтеру швидко опрацювати необхідну інформацію, особливо важливою у вищезгаданій програмі є можливість індивідуального налагодження операцій, форм документів, рахунків і проведень  для кожної організації, а керівнику  прийняти єдине вірне рішення  на основі отриманої інформації.

Висновок

В даній роботі розглянуто різні приклади проведення операцій через підзвітних осіб, а також  основні аспекти обліку розрахунків  з підзвітними особами. Згадаємо, що основним завданням бухгалтера є: контролювати цільове використання підзвітних сум. З цією метою він  встановлює строки подання авансових  звітів, називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити, і контролює правильність наданих  документів на предмет їх юридичної  сили. При чому необхідно враховувати  постійні зміни в законодавстві, виконувати розрахунки вчасно і якісно, а також справно реєструвати  операції у відповідних формах. Бухгалтер  також повинен своєчасно і  достатньо розгалужено подавати необхідну інформацію в тому числі  пов'язану з розрахунками з підзвітними  особами керівнику, для прийняття  важливих управлінських рішень та іншим  зацікавленим в даній інформації особам (які мають право на отримання  цієї інформації і її використання).

Підзвітною особою в бухгалтерській практиці називається працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу підприємства (організації).

Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають - авансовий звіт. Авансовим звітом буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства: "доцільність витрат підтверджую" і підпис, або "бухгалтерії оплатити" .Складає авансовий звіт підзвітна особа, вказує дату і підписується в ньому.

Службове відрядження  - це поїздка працівника (підзвітної особи) за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

Синтетичний облік по розрахунках з підзвітними особами ведеться на рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" приватними підприємствами і на рахунку 362 " Розрахунки з підзвітними особами" бюджетними установами. Сальдо субрахунка може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо - в складі оборотних активів, кредитове сальдо — в складі зобов'язань балансу підприємства.

Операції з підзвітними  особами відіграють важливу роль, так як через підзвітних осіб підприємство часто купує сировину, матеріали  та інші необхідні для роботи підприємства речі, бере участь у виставках, ярмарках, укладенні угод та інших заходах  потрібних для життєдіяльності  підприємства, так як всі ці операції вимагають затрат і правильна  їх оцінка відображається на вартості продукції, облік має вестись  дуже точно з врахуванням останніх змін в законодавстві і з необхідними  аналітичними розгалуженнями.

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ:

1. Бухгалтерський фінансовий  облік: Підруч. для студ. спеціальності  «Облік і аудит» вищих навч. закл./За ред.Ф.Ф.Бутинця. - 4-е вид., доп. і перероб. - Житомир: ПП  «Рута», 2002. - 688с. 

2. "Бізнес" додаток "Бухгалтерія" 13 листопада 2000р.//Назарбаева P. "Розрахунки з підзвітними особами.

3. Закон України від  22.05.97р. №283 "Про оподаткування  прибутку підприємств".

4. Кужельний М.В., Лінник  В.Г. Теорія бух обліку: Підруч. - К.: КНЕУ, 2001. - 334с. 

5. Лишиленко О.В. «Бухгалтерський  облік». Підручник – Київ: Видавництво  «Центр навчальної літератури», 2006, -632 с.

6. Інструкція з обліку  запасів бюджетних установ. Затверджена  Наказом Держказначейства України  від 08.12.2000р. №125.

7. H.M. Ткаченко ''Бухгалтерський фінансовий оолік на підприємствах України"5-те видання, доповнене йперероблене)Київ "АСК"2000.

8. Постанова КМУ від  23.04.99р. №663 "Про норми відшкодування  витрат на відрядження в межах  України та за кордон"