Організація розрахунків з підзвітними особами,їх облік на підприємствах з різними формами власності

Підлягають оприлюдненню відомості про:

-структуру й чисельний  склад органів місцевого самоврядування

-призначення та звільнення  посадових осіб місцевого самоврядування

-зміст актів та інших  документів,що приймаються в системі  місцевого самоврядування

-позицією цих органів  і посадових осіб із найважливіших питань життя сіл

-іншу інформацію згідно  чинного законодавства

Порядок та періодичність  цієї інформації,способи її отримання,визначаються сільською радою.

Статус об*єднаної територіальної громади має вищу юридичну силу щодо інших актів органів і посадових  осіб місцевого самоврядування.

2.5 Порядок видачі готівки під звіт.

Розрахунки із залученням підзвітних осіб у сільській раді ", як і на більшості Інших підприємств, здійснюються в певній послідовності й передбачають шість Основних операцій:

1.Отримання завдання від  керівника. 

2.Отримання грошового  авансу до оплати витрат.

3.Скерування працівника  на інше підприємство.

4.Оформлення документів  на отримані цінності, роботу  і послуги на іншому підприємстві.

5.Передача отриманих цінностей  матеріально відповідальним особам  свого підприємства.

6. Складання документів  для тримання на грошових коштів, проведення повного розрахунку  в бухгалтерії.

Починаючи з другого етапу, розрахунки з підзвітною особою обов’язково  відображаються в бухгалтерському  обліку.

При видачі готівкових грошових коштів виникає дебіторська заборгованість підзвітної особи перед підприємством. Яка погашається після:

1. подання підзвітною  особою авансового звіту з  додатком документів, що підтверджують  зроблені витрати, визнання вказаних  витрат і затвердження авансового  звіту керівником підприємства.

2. або поверхня залишку  невикористаних підзвітною особою  коштів у касу підприємства.

3. або утримання залишку  не використаних підзвітною особою  грошових коштів з його заробітної  плати.

Оперативний облік отримання  і повернення готівкових грошових коштів ведеться в Журналі контролю.

Щомісячні обороти і заборгованість за розрахунками з підзвітними особами  в бухгалтерському обліку при журнально-ордерній формі обліку відображається в журналі-ордері №4.

Остаточний розрахунок підзвітної особи за одержаними грошовими коштами  закінчується складанням нею авансового звіту.

Третій етап відносин передбачає виконання дій, які є предметом  залучення підзвітної особи до вирішення  завдань підприємства.

Партнерами підприємства за участю підзвітної особи можуть бути як юридичні, так і фізичні  особи. У цій же послідовності  розглянемо виконання операцій за участю підзвітної особи. Обмежимося розглядом  першого з названих вище працівників—підзвітної особи підприємства.

На підприємствах можливі  варіанти залучення для разових  доручень як підзвітної особи працівника,  з яким на момент залучення договору про матеріальну відповідальність не було. Вважається,  що у таких  випадках інтереси підприємства обмежені.

Однією з умов збереження майна підприємства є наявність  чітко сформульованих обов'язків  у встановленні відносин з підзвітною особою і фіксація відповідальності перед підприємством у відповідних  внутрішніх документах підприємства та перевірка чіткого виконання  нею встановлених завдань. Це може бути забезпечено,  якщо з таким працівником  укладено договір про його матеріальну  відповідальність. (Докладніше складання  вищезгаданого договору буде розглянуто в наступному розділі).

 

 

 

 

 

 

2.6 Порядок документального оформлення підзвітних сум.

Якщо на підзвітну особу  покладено обов'язок отримання цінностей,  а в неї довіреності для  отримання таких цінностей: оплата передбачених до продажу цінностей  зроблена негайно,  всі документи  на оплату представленні покупцю,  тому дублювати повноваження такої  особи для отримання цінностей  довіреністю нема потреби.

Якщо після оплати придбаних  цінностей відбувається затримка з  їх отриманням (негабаритний вантаж,  трудності з доставкою,  затримка оформлення документів тощо), всі процедури  здійснює наступного дня та ж підзвітна  особа. Передачу обов'язків з подання  звіту і розрахунків з підприємством  підзвітної особи іншому працівнику не передбачено. Також недопустимі  перенесення термінів отримання  вантажів та інші винятки з правил.

Розглянуто варіант операцій, коли придбання цінностей через  підзвітну особу супроводить  рухом готівки.

Підставою для здійснення операцій з придбання цінностей  і оплати послуг між юридичними особами,  як правило,  є договір у письмовій  або усній формі, в якому може бути передбачено,  що розрахунки між  партнерами здійснюється готівковими  грошовими коштами,  тобто можливе  здійснення розрахунків через підзвітну  особу підприємства.

Регламентація форми ділових  відносин між сторонами передбачена  нормами господарського законодавства  України . Відповідно до Цивільного кодексу (далі ЦК),  домовленості про операції між сторонами можуть укладатися як в усній так і в письмовій  формі (с. 42,  44 ЦК) . Договір між  сторонами (ст. 153 і 154 ЦК) вважається укладеним,  якщо угода між ними укладена за всіма суттєвими умовами. Підтвердженням такої угоди може бути як один документ (договір,  контракт,  угода тощо),  так і обмін листами,  телеграмами, телефонограмами,  іншими документами,  підписаними документами,  підписаними  уповноваженими представниками сторін . Таким чином,  для забезпечення правової бази відносин між партнерами не обов'язкова наявність повної письмової  форми договору; обов'язкова наявність  підтверджених сторонами документів про угоду найважливіших питань. Дотримання передбаченої форми відносин між підприємствами необхідне передусім  для встановлення ділових відносин. Наявність такої форми необхідна  також і для підтвердження  правової основи віднесення витрат на відрядження до підприємства - партнера до складу витрат.

При придбанні запасів  і товарно - матеріальних цінностей (ТМЦ) у юридичної особи через  підзвітну особу підприємства,  скерованій на підприємство - продавець,  підзвітній особі можуть бути видані документи про наявність ділових  відносин між сторонами - договори,  контракти,  копія рахунка - фактури  продавця тощо.

На підприємстві - продавці підзвітній особі пред'являється  цінності і оформляються документи  на відвантаження цих цінностей  покупцю:

1. Накладна на відпуск  товарно - матеріальних цінностей  (форма M -20)

2. Податкова накладна.

3. Якщо використовується  транспорт,  заповняється товарно  - транспортна накладна (форма 1-ТН)

4. До переліку документів  входить також акт купівлі  - продажу цінностей.,  Необхідність  складання такого первинного  документа зумовлена тим,  що  деякі умови купівлі і продажу  товару не передбачені реквізитами  наведених вище документів і  їх буде доречно відобразити  в акті .Ці умови стосуються  якості товару,  умови доставки,  передпродажного,  після продажного,  гарантійного обслуговування та  інших умов.

У касу продавця підзвітна  особа вносить готівку,  внесок оформляється прибутковим касовим  ордером, в ордері вказується прізвище,  ім'я і по батькові підзвітної особи,  а також назва організації,  яку ця особа представляє; квитанція до прибуткового касового ордера залишається у довіреної особи.

У бухгалтерії підприємства продавця оформляється накладна,  податкова  накладна на підприємство - покупець.

Придбання цінностей в  магазині,  або в іншій точці  стаціонарної торгівлі супроводиться  отриманням підзвітною особою касового чека, товарного чека,  інших документів про оплату цінностей. У бухгалтерії (якщо цю функцію не довірено продавцю (касиру) магазину) виписується накладна,  податкова накладна,  інші документи  про передачу цінностей і наявність  розрахунків з ПДВ . У цих документах вказується найменування організації - покупця і її реквізити зазначити  також,  що податкова накладна при  купівлі не випускається,  якщо обсяг  разового продажу товарів (робіт,  послуг) не перевищує 20 грн. (п.7.2.6 Закону про ПДВ) в такому випадку достатньо  лише чека,  товарного чека,  або  іншого засвічую чого оплату цінностей  документа.

Якщо підзвітна особа  для придбання цінностей відряджається  в інший населений пункт,  вона оформляє документи, що підтверджують  її перебування у відрядженні,  а також переміщення цінностей: відрядне посвідчення з відмітками,  проїзні документи працівника (наприклад  квиток), оплата  (страховка) багажу та про інші понесені витрати,  документи  про наявність ділових відносин між партнерами тощо. Після виконання  доручення і повернення на підприємство, яке скерувало підзвітну особу,  вона складає авансовий звіт про  витрачені кошти . Існує також  практика деяких підприємств де складаються  два окремі авансові звіти: за відрядженням і придбанням цінностей .

Врегулювання заборгованості, що виникла між підприємством - відрядником  і підзвітною особою я розгляну пізніше.

Інструкцією для бюджетних  установ № 125 передбачено,  що при  отриманні запасів матеріально  відповідальна особа підприємства на документі постачальника або  на акті про приймання запасів  повинна розписатися про їх Отримання  і прийняття на відповідальне  зберігання. Цей порядок може бути чинним і для комерційних організацій.

Отримані підзвітною особою цінності доставляються на підприємство і здаються нею на склад або  на зберігання матеріально відповідальній особі. Ця операція оформлюється записами в Журналі обліку вантажів, що надійшли (форма М-1), складанням прибуткового ордера (форма М-4). Комірник при прийманні  отриманих від підзвітної особи  цінностей на супровідних документах — накладних, актах тощо, долучених  до авансового звіту підзвітної особи, — проставляє відмітки про приймання  з посиланням на номер прибуткового ордера. У будь-якому випадку факт приймання на підприємство придбаних  підзвітною особою цінностей повинен  оформлятися документом, який для  підприємства має юридичну силу. При  здаванні цінностей на склад або  за відсутності на підприємстві складу потрібно скласти відповідний документ, наприклад, акт приймання цінностей,  що складається органом підприємства, який має відповідні повноваження. Такі повноваження можуть бути покладені  на спеціальну комісію з приймання (оцінки) цінностей,  на постійно діючу  інвентаризаційну комісію або інший  орган підприємства. Встановлений порядок  і повноваження відповідального  органу можуть бути передбачені як окремим розпорядженням керівника  стосовно розрахунків з підзвітними  особами, так і в наказі про  облікову політику підприємства. Наявність  такого акта або відмітка комірника  про прийняття цінностей на склад  дає підставу бухгалтерії прийняти авансовий звіт від підзвітної особи.

 

2.7 Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами.

Розрахунки з підзвітними  особами відносяться до розрахунків  підприємства з поточної дебіторської заборгованості . Для таких розрахунків  в бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 "Розрахунки з підзвітними  особами ". Сальдо цього субрахунку може бути як дебетовим,  так і  кредитовим. Для забезпечення необхідної точності за даним субрахунком можуть відкритися субрахунки третього порядку,  наприклад: 3721"Розрахунки з підзвітними  особами у національній валюті", 3722 "Розрахунки з підзвітними  особами за відрядженнями в іноземній  валюті ", 3723 "Розрахунки за витратами  на господарські потреби " та інші субрахунки.

У таблиці 2 розглянуто відображення в бухгалтерському обліку основних операцій при отриманні коштів під звіт і повернення їх.

Таблиця 2.

Бухгалтерський  облік з підзвітними особами  при отриманні грошових коштів з  каси із поточного рахунка

№ з/п	Зміст операції	Дата	Корекспонд. рахунки		Сума, грн.
			Д-т	К-т
1	Видані з каси готівкові  грошові кошти підзвітній особі  у національній валюті на службове відрядження. Відкрито субрахунок 3721 "Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті". За відсутності податкової заборгованості в підприємства готівка  видається із залишку коштів в  касі.	18.06. 2011	372	301	500,00
2	Видані з каси готівкові  грошові кошти підзвітній особі  у національній валюті на господарські потреби (придбання товару). Відкрито субрахунок 3723 "Розрахунки за витратами  на господарські потреби" у підприємства відсутня заборгованість за податками, готівка видана із залишку виручки  в касі.	18.06. 2011	372	301	1500,00
3	Отримані грошові кошти  з поточного рахунку в банку  для видачі підзвітній особі на господарські потреби	18.06. 2011	301	311	450,00
4	Видані готівкові кошти  з каси підзвітній особі на господарські потреби	18.06. 2011	372	301	450,00
5	Видані готівкові грошові  кошти підзвітній особі на госп. потреби за грошовим чеком з поточного  рахунка в банку	21.06. 2011	372	311	582,00
6	Видані з каси готівкові  грошові кошти підзвітній особі (1) для перерахування поштовим переказом  підзвітній особі (2) що перебуває у  відрядженні	22.06. 2011	372	301	1025,06
7	Перераховано готівкові  грошові кошти, отримані підзвітною особою (1) підзвітній особі (2), що перебуває  в службовому відрядженні, поштовим переказом з повідомленням про  вручення через відділення "Укрпошта"	22.06. 2011	333	372	958,00
8	Отримані підзвітною особою (2), яка перебуває у відрядженні, з каси поштового відділення "Укрпошта" перераховані йому відрядні, про що свідчить отримане підприємством повідомлення "Укрпошти".	22.06. 2011	372	333	985,00
9	Віднесена на витрати вартість послуг "Укрпошта" з пересиланням готівки підзвітній особі 2	22.06. 2011	92	372	67,06
10	Перераховані готівкові  грошові кошти підзвітній особі  на господарські потреби гарантованим платіжним дорученням з поточного  рахунка в банку. Як варіант, готівкові  кошти можуть перераховуватися на витр. на відрядження	22.06. 2011	372	311	777,00
11	Отримані грошові кошти  у валюті з валютного рахунка  підприємства для видачі коштів у  валюті відрядженому за межі України  й оприбутковані в	25.06. 2011	302	312	1779,20
	касу в доларах США (9320 доларів США за курсом 1$ - 5,56 грн.)	25.06. 2011			320$
12	Видані відрядженому з  каси готівкові грошові кошти  в іноземній валюті. Відкрито субрах. 3722 "Розрахунки з підзвітними особами в  іноземній валюті, доларах США"	25.06. 2011	3722	302	1779,20
					320$
13	Витрати на службове відрядження  підзвітної особи, метою якого було придбання товарів, віднесені на вартість придбаного товару без ПДВ. Відповідно до п.9 ПСБО 9, такі витрати  включаються в собівартість запасів.	25.06. 2011	281	3721	403,00
14	Відображена сума податкового  кредиту з ПДВ у витратах на відрядження	25.06. 2011	641	3721	45,00
15	Повернення невикористаних грошей підзвітною особою в касу підприємства	25.06. 2011	301	3721	52,00
16	У разі якщо підзвітна особа  у встановлений термін не повернула  гроші, сума заборгованості утримується  з його заробітної плати	25.06. 2011	661	3721	52,00
17	Підзвітній особі відшкодована перевитрата грошей	25.06. 2011	3721	301	69,00
Варіант 3. Підзвітна особа  після закінчення відрядженні залишок  готівки протягом 3-х днів не повернула  в касу. За результатами перевірки обслуговуючої установи банку  таке порушення норм регулювання  обороту готівки було встановлене. На підприємство накладені штрафні  санкції в розмірі 25% від неповерненої у встановлені строки суми 52,00*0,25 = 13 грн. Для відображення штрафних санкцій на рахунок 64 "Розрахунки за податками і платежами" відкривається субрахунок 6422 "Розрахунки зі сплати фінансових санкцій"
18	Нараховано штраф за несвоєчасне  повернення готівки	26.06. 2007	948	6422	13,00
19	Перерахована з поточного  рахунка підприємства в банку  сума штрафу до бюджету	26.06. 2007	6422	311	13,00