Організація обліку операцій з товарними запасами

____________ 
** Зменшення залишку на субрахунку 282 "Товари в торгівлі" відбулося на суму 487 тис. грн. (168 + 319) унаслідок списання торгової націнки в кореспонденції з субрахунком 285 "Торгова націнка" на суму 168 тис. грн. і купівельної вартості товарів у кореспонденції з субрахунком 902 "Собівартість реалізованих товарів" на суму 319 тис. грн.

Сума торгової націнки, що відноситься до реалізованих товарів (дебет субрахунку 282 "Товари в  торгівлі", кредит субрахунку 285 "Торгова  націнка" сторно), становить:

 

77 + 160
-----------	х 540	= 168.
252 + 510

 

 Сума  транспортно-заготівельних витрат, що відноситься до реалізованих товарів (відображається за дебетом субрахунку 902 "Собівартість реалізованих товарів" і кредитом субрахунку 289 "Транспортно-заготівельні витрати"), становить:

25 + 50
-----------	х 540	= 53.
252 + 510

Собівартість реалізованих товарів (дебет субрахунку 902 "Собівартість реалізованих товарів", кредит субрахунку 282 "Товари в торгівлі") становить:

540 - 168 - 53 = 319.

2.4 Організація проведення інвентаризації з товарними запасами

Загальні засади проведення інвентаризації

Інвентаризація —  це один із методів бухобліку. Для забезпечення достовірності даних бухобліку та фінансової звітності підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів і зобов’язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка. Об’єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов’язковим згідно з законодавством. [2, ст.10]

Порядок проведення інвентаризації та врегулювання розбіжностей щодо фактичної наявності активів та зобов’язань з даними бухгалтерського обліку визначається Мінфіном. Такий самий порядок визначається п. 3 Інструкції №69. [6, п. 12; 3, п. 3]

Таким чином, інвентаризація є тим інструментом, який забезпечує достовірність даних бухобліку  і фінзвітності. Її непроведення є порушенням правил ведення бухобліку і може призвести до накладення адміністративного штрафу у розмірі від 8 до 15 н. м. д. г. (136 — 255 грн) на підставі [2, ст. 164]. Це незначна сума, тож чимало підприємств свідомо ідуть на порушення, забуваючи, що результати інвентаризації можуть використовуватись під час прийняття управлінських рішень. Адже під час інвентаризації можна виявити товари, строк придатності яких минає, перевірити умови їх зберігання. Можна також виявити ТМЦ, що частково або повністю втратили свою первісну якість, визначити реальну вартість основних засобів, ТМЦ та інших активів, стан розрахунків з дебіторами та кредиторами. Крім того, під час підтвердження фінзвітності аудитором згідно з міжнародними стандартами аудиту аудитор повинен впевнитися, що дані обліку відповідають дійсності. І одним із найпоширеніших і найпростіших інструментів такого підтвердження є інвентаризація. За її відсутності такого рівня впевненості у достовірності даних досягти майже неможливо.

Враховуючи завдання, які вирішує належним чином проведена  і оформлена інвентаризація, її значення важко переоцінити. Тож розглянемо докладно порядок її проведення.

Інвентаризацію обов’язково проводиться на підприємстві [3, п. 3 та 4]:

• при передачі майна держпідприємства в оренду, приватизації майна держпідприємства, перетворенні держпідприємства на акціонерне товариство;
• перед складанням річної фінансової звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов’язань, інвентаризація яких проводилась не раніше 1 жовтня звітного року (при цьому інвентаризація нерухомих об’єктів ОФ може проводитись один раз на три роки, а бібліотечних фондів — один раз на п’ять років);
• при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);
• при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);
• за приписом судово-слідчих органів;
• у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ);
• при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі);
• у разі ліквідації підприємства;
• при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності у разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів, а також за вимогою хоча б одного члена колективу (бригади).

Для проведення інвентаризаційної  роботи наказом керівника підприємства [дод. 12] створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія (за потреби може додатково створюватися робоча інвентаризаційна комісія). До її складу входять керівники структурних підрозділів, головний бухгалтер. Очолюється комісія керівником підприємства або його заступником. Такий склад комісії пояснюється тим, що вона не проводить інвентаризацію безпосередньо, а лише здійснює організаційно-управлінські функції.

До функцій постійно діючої інвентаризаційної комісії  входить:

1) проведення профілактичної роботи із забезпечення збереження цінностей;

2) організація проведення інвентаризацій та інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій;

3) здійснення контролю перевірки правильності проведення інвентаризацій, а також вибіркові інвентаризації ТМЦ у місцях зберігання та переробки в міжінвентаризаційний період;

4) перевірка правильності визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованості пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей в усіх місцях їх зберігання;

5) при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації та в інших випадках проведення за дорученням керівника підприємства повторної суцільної інвентаризації;

6) розгляд письмових пояснень осіб, які допустили нестачу або псування цінностей чи інші порушення, і пропозицій щодо регулювання виявлених нестач та втрат від псування цінностей, заліку внаслідок пересортиці.

Стосовно складу робочої  комісії вказані лише два обмеження [Інструкція №69]:

1) забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того самого працівника два роки підряд ;

2) матеріально відповідальна особа до складу інвентаризаційної комісії не включається, оскільки вона є особою, що перевіряється.

Членів робочої комісії  перед початком інвентаризації забезпечують документами, в яких вони відображатимуть результати інвентаризації, а саме[3]:

1) акт контрольної перевірки інвентаризації цінностей; [дод.13]

2) книга реєстрації контрольних перевірок інвентаризацій; [дод.14]

3) відомість результатів інвентаризації. [дод.15]

Інвентаризація  товарно-матеріальних цінностей

При інвентаризації ТМЦ їх переважування, обмір, підрахунок проводяться у порядку розміщення цінностей у цьому приміщенні, не допускаючи безладного переходу комісії від одного виду цінностей до іншого.[3, п. 11.8]

Порядок проведення інвентаризації:

Перед початком інвентаризації матеріально відповідальна особа (особи) надає(ють) розписку:

“до початку проведення інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи на товарно-матеріальні  цінності здано до бухгалтерії та всі товарно-матеріальні цінності, що надійшли під мою (нашу) відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули, списано до витрат”.

При зберіганні ТМЦ у  різних ізольованих приміщеннях  в однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться  послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення пломбується і комісія переходить у наступне приміщення. Інвентаризаційні описи складаються окремо на ТМЦ, що перебувають у дорозі; відвантажені товари і цінності, що не оплачені у строк покупцями; та ті, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці).

Кількість товарів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, може перевірятись на підставі первинних  документів на оприбуткування цінностей при обов’язковій вибірковій перевірці в натурі цінностей у деяких упаковках.

На прибуткових документах на ТМЦ, що надійшли на об’єкт і прийняті під час його інвентаризації матеріально  відповідальною особою у присутності  членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови робиться відмітка «після інвентаризації» з посиланням на дату опису, де записані ці цінності. На видаткових документах про ТМЦ, відпущені зі складу під час інвентаризації з дозволу керівника підприємства і головного бухгалтера у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови робиться відмітка і їх заносять до окремого опису в порядку, аналогічному для цінностей, що надійшли під час інвентаризації. Це робиться для того, щоб не зупиняти госпдіяльність підприємства на строк проведення інвентаризації і водночас контролювати фактичну наявність ТМЦ.

На ті матеріальні  цінності, які вже пройшли підрахунок, члени робочої комісії прикріпляють інвентаризаційний ярлик [дод.16].

Результати інвентаризації ТМЦ відображаються в Інвентаризаційному описі товарно-матеріальних цінностей за [дод. 17]. Результати інвентаризації ТМЦ, що перебувають у дорозі, відображаються в Акті інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі [дод. 18], який заповнюється в одному примірнику на підставі документів, що підтверджують це.

У випадках коли проведення інвентаризації є обов’язковим, інвентаризації підлягають також матеріальні цінності, що не належать підприємству, але облік  яких ведеться на позабалансових рахунках [п. 5 Інструкції №69]. Для оформлення результатів інвентаризації таких цінностей використовується Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання [дод. 19]. До цього ж документа вноситься інформація щодо матеріальних цінностей, переданих підприємством на відповідальне зберігання іншим підприємствам (на підставі первинних документів, оскільки фактично цінності перебувають у зберігача).

Розбіжності фактичних  даних з даними, відображеними  в бухобліку, стосовно ТМЦ відображаються у Звіряльній відомості результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей [дод. 20].

 

 

 

 

 

Контрольні  перевірки

Після закінчення інвентаризації, але до відкриття магазину (складу, комори, секції) проводяться контрольні перевірки інвентаризації, у ході яких перевіряються товари, які найбільше користуються попитом. У разі виявлення значних відхилень даних інвентаризаційних описів і даних контрольної перевірки призначається новий склад інвентаризаційної комісії для проведення нової суцільної інвентаризації. [3, пп. 11.6]

Усі аркуші інвентаризаційних  описів мають бути підписані головою  і членами комісії та матеріально  відповідальними особами. Матеріально  відповідальні особи у кінці  інвентаризаційного опису надають  розписку: “Всі цінності, пойменовані  в цьому інвентаризаційному описі з № ___по №___, комісією перевірено в натурі за моєї (нашої) присутності та внесено до опису, у зв'язку з чим претензій дб інвентаризаційної комісії не маю (не маємо). Цінності, перелічені в опису, перебувають на моєму (нашому) відповідальному зберіганні”.

Оформлені інвентаризаційні описи передаються до бухгалтерії  для виведення результату. При  виявленні розбіжностей складається  “Звіряльна відомість результатів  інвентаризації товарно-матеріальних цінностей” [дод. 21]

Урегулювання розбіжностей

При виведенні результатів  можуть бути й нестачі, й надлишки товарів. Загальний порядок регулювання нестач і надлишків, а саме [3, пп 11.12]:

- взаємний залік надлишків  і нестач внаслідок пересортиці  можливий лише за товарно-матеріальними  цінностями однакового найменування й у тотожній кількості за умови, що ці надлишки й нестачі утворювалися в однієї матеріально відповідальної особи й за один період, що перевіряється;

- якщо в результаті такого взаємо-заліку вартість товарів, яких не вистачає, більше ніж вартість товарів, які виявилися в надлишку, то різницю вартості має бути віднесено на винних осіб. Якщо конкретних винних у пересортиці не встановлено, то сумові різниці розглядаються як нестачі цінностей понад норми природного убутку з віднесенням їх до складу інших витрат операційної діяльності. При цьому в протоколах засідань інвентаризаційної комісії мають відображатися вичерпні пояснення причин, через які різниці не може бути віднесено на винних осіб. У разі якщо вартість товарів у надлишку виявилася більшою за вартість товарів, яких не вистачає, то в цьому випадку різниця відноситься на збільшення залишків відповідних матеріальних цінностей та інших операційних доходів;

- протокол інвентаризаційної  комісії має бути розглянуто  і затверджено керівником підприємства у п'ятиденний термін;

- затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року.

При виведенні результатів  інвентаризації товарів у роздрібній торгівлі потрібно обов'язково врахувати вартість втрат у межах норм природного убутку. Ці втрати є тільки нормованим видом витрат, а інформація про розміри норм природного убутку міститься в нормативних документах. Як правило, норми природного убутку наводяться у відсотках до товарообігу в міжінвен-таризаційний період. Норми є граничними і застосовуються лише при виявленні нестачі відповідно до Інструкції № 69.