Організація бухгалтерського обліку

1.6 Облік позабюджетних коштів

В Управлінні юстиції є два джерела надходження позабюджетних коштів - це кошти, які надходять за надання додаткових платних послуг нотаріусами та кошти, отримані судовими виконавцями при примусовому виконанні з майнових стягнень. Для даних видів засобів в Беларусьбанке відкриті рахунки. Крім цього в 2006 році у зв'язку з введенням спеціального одягу для судових виконавців був відкритий додатковий рахунок для обліку коштів, що надходять від судових виконавців і Господарського суду для придбання або пошиття форменого одягу.
Для відкриття рахунку з позабюджетних коштів необхідні такі документи: довідка з фонду соціального захисту та організації «Белгосстрах»
про відсутність заборгованості, розпорядження територіального органу казначейства на відкриття рахунку, а також дублікат УНП з податкової інспекції за місцем знаходження юридичної особи.
Планування кошторисів з позабюджетних коштів здійснюється на підставі фактичних даних попереднього періоду з урахуванням прогнозованого зростання цін. Кошторис складається на рік з розбивкою по кварталах і в кожному кварталі надається до Міністерства юстиції звіт про виконання кошторису доходів і витрат з позабюджетних коштів ф. № 4. (Додаток 19).
Щодня з банку в Управління юстиції надходять виписки із зазначенням руху коштів по рахунку. До випискам додаються первинні документи, на підставі яких відбулося надходження або списання грошей з рахунку (додаток 20). За даними випискам та первинних документів складається накопичувальна відомість по руху коштів на поточному рахунку позабюджетних коштів - меморіальний ордер 2 ВН (додаток 21).

1.7 Облік фондів

В Управлінні юстиції сформовано тільки два фонди: фонд в основних засобах і фонд в окремих предметах у складі оборотних коштів.
Формування цих фондів відбувається при придбанні основних засобів і ВП в СОС, коли складаються другий проводки:
Д-т 200 «Витрати з бюджету», 211 «Витрати з позабюджетних коштів» - К-т 250 «Фонд в основних засобах», 260 «Фонд у ВП в СОС». Поповнення фонду в основних засобах може відбуватися також у процесі дооцінки основних засобів: Д-т 01 «Основні засоби» - К-т 250 «Фонд в основних засобах».
Зменшення фондів відбувається при вибутті зазначених цінностей, а також при нарахуванні амортизації основних засобів та їх уцінку.
При вибутті ВП в СОС складається запис:
Д-т 260 «Фонд у ВП в СОС» - К-т 07 «ВП в СОС».
При нарахуванні амортизації основних засобів:
Д-т 250 «Фонд в основних засобах» - К-т 020 «Амортизація основних засобів».
При уцінці основних засобів:
Д-т 250 «Фонд в основних засобах» - К-т 01 «Основні засоби».
При вибутті основних засобів складається два проведення:
Д-т 250 «Фонд в основних засобах» - К-т 01 «Основні засоби» - на первісну вартість;
Д-т 020 «Амортизація основних засобів» - К-т 250 «Фонд в основних засобах».

1.8 Порядок завершення облікового процесу, складання балансу і звітності бюджетної установи.

В кінці року, перед складанням річного звіту з працівниками проводяться збори, на яких розглядаються питання термінів та організації проведення інвентаризації, а також правильності відображення її результатів в обліку.
За даними меморіальних ордерів заповнюється книга «Журнал-Головна» (додаток 22), виробляються заключні записи, і складається річний баланс (додаток 23) та інші форми річної звітності, такі як «Звіт про виконання кошторису витрат з бюджету» форма № 2 (Додаток 24), «Звіт по мережі, штатах і контингентах» форма № 3 (додаток 25), «Звіт про виконання кошторису доходів і витрат з позабюджетних коштів» форма № 4, «Звіт про рух основних засобів, окремих предметів у складі оборотних коштів» форма № 5 (додаток 26), «Звіт про рух матеріальних цінностей» форма № 6 (додаток 27).

1. 9 Організація контрольно-ревізійної роботи

Оскільки в Управлінні юстиції штатним розкладом ревізійна служба не передбачена, то контроль правильності і своєчасності відображення в обліку господарських операцій покладається на головного бухгалтера. Щомісяця проводиться раптова ревізія каси. Для її проведення створюється комісія з числа працівників бухгалтерії та перевіряється фактична наявність грошей і грошових документів у касі. За результатами її проведення складається акт ревізії каси. Під час проходження мною практики, 6 лютого 2006р у зв'язку зі звільненням бухгалтера, що виконував обов'язки касира, дані обов'язки були покладені на іншого працівника бухгалтерії, і при цьому був складений акт передачі грошових коштів (додаток 28).
Крім того на підставі наказу керівника не рідше одного разу на рік проводиться суцільна інвентаризація. При необхідності може проводитися раптова вибіркова інвентаризації у певних матеріально відповідальних осіб або певних видів цінностей. Дані інвентаризації заносять в акт інвентаризації або інвентаризаційний опис (додаток 29). Якщо в ході інвентаризації були виявлені надлишки або нестачі, то складається сличительная відомість, у матеріально відповідальної особи вимагають письмове пояснення і за рішенням керівника відносять недостачу на винну особу чи списують за рахунок установи. Результати інвентаризації повинні бути своєчасно відображені в обліку.
Що стосується зовнішньої ревізії, то її можуть проводити вищестояща організація, комітет державного контролю і податкові органи. Ревізії проводяться на підставі розпорядження згідно з графіком їх проведення. За результатами ревізії складається акт, в якому вказуються всі виявлені недоліки та порушення, а також пропозиції щодо їх усунення. У книзі реєстрації перевірок і ревізій робиться відповідний запис (додаток 30).

2 Аналіз фінансово-господарської діяльності

2.1. Аналіз виробничих показників, праці і фонду оплати праці

У 2005 році виробничі показники діяльності організації знизилися. Судами було розглянуто менше справ, а нотаріальними конторами скоєно менше нотаріальних дій. Ситуація, що склалася в судах може бути пов'язана як зі зниженням злочинності в області, так і зі збільшенням тривалості розгляду однієї справи. А зменшення кількості розглянутих справ - явище об'єктивне. У зв'язку зі спрощенням бюрократичної системи і застосуванням принципу «одного вікна» послуги нотаріусів стали менш затребувані.
За даними форми № 3-1 «Звіт про виконання плану по штатах і контингентах по органах державної влади і державного управління, судових органів та прокуратурі» і в судах і в нотаріальних конторах як на початок, так і на кінець року були вакансії, тобто забезпеченість установ персоналом недостатня. Це пов'язано з плинністю робочої сили за окремими категоріями персоналу, зокрема, судовим виконавцям і технічному персоналу.
Для аналізу складу фонду оплати праці будемо використовувати дані форми № 2 «Звіт про виконання кошторису витрат з бюджету» та форми № 4 «Звіт про виконання кошторису доходів і витрат з позабюджетних коштів». Необхідні дані наведені в таблиці 1 (додаток 29). Як видно з таблиці заробітна плата за 2005 рік перевищила запланований рівень на 18585800 рублів або 0,8%. Причому зростання витрат був обумовлений зростанням таких виплат, як надбавки до заробітної плати, додаткова оплата та інші виплати цивільним службовцям, виплати по окладу зменшилися на 93809900 рублів або 8,1%.
Відхилення по основного окладу утворилося за рахунок того, що деякі працівники перебували в соціальних чи навчальні відпустки без збереження заробітної плати, були тимчасово непрацездатними. Збільшення витрат по надбавках є позитивним моментом і свідчить про підвищення ролі персоналу з великим досвідом і кваліфікацією. Зростання виплат по доплатах є свідченням недостатньої забезпеченості установи персоналом, у зв'язку з чим збільшуються виплати за заміщення і суміщення професій. При цьому слід зазначити, що оплата праці позаштатних співробітників знизилася до незначних розмірів.

Таблиця 1. Аналіз фонду оплати праці

Примітка. Джерело: власна розробка
Таким чином, в цілому відхилення по заробітній платі незначне (0,8%), а зміна структури виплат носить позитивний характер.

2.2. Аналіз основних засобів

Проведемо аналіз основних засобів за 2005 рік на підставі річних звітів форм № 1 «Баланс виконання кошторису витрат» та форми № 5 «Звіт про рух основних засобів». У таблиці 2 наведені дані про основні засоби Управління юстиції.

Таблиця 2. Склад і структура основних засобів

Примітка. Джерело: [1, с 150].
З таблиці видно, що за 2005 рік відбулося збільшення основних засобів на суму 1175150 тисяч рублів Це, в першу чергу, обумовлено приростом об'єктів групи «Будівлі» на 777 912 000 рублів і групи "Машини та обладнання" на 241 325 000 рублів. Також збільшення встановлено за групами «Інструмент виробничий і господарський інвентар» на 108 010 000 рублів, «Транспортні засоби» на 46 105 тисяч і «Споруди» на 1 828 тисяч рублів.
Абсолютна зміна вартості основних засобів Управління юстиції та окремих їх видів можна оцінити позитивно. Разом з тим попередній аналіз питомих ваг також вказує на позитивні тенденції в структурі основних засобів. Протягом року на 0,81% збільшилася частка основного елемента активної частини основних засобів установи - машин і обладнання і на 0,36% - транспортних засобів. Збільшилася також частка будівель (на 2,05%) і споруд (на 0,05%). Зниження питомої ваги спостерігається тільки по одній групі-інструмент виробничий і господарський інвентар (на 3,27%).
Проаналізувавши структуру основних засобів, можна сказати, що найбільшу питому вагу (близько 60%) у сукупній вартості основних засобів як на початок, так і на кінець року займають будівлі, тобто пасивна частина основних засобів. Приблизно по 15 -20% припадає на машини і обладнання та виробничий інструмент і господарський інвентар і близько 2 - 3% займають транспортні засоби.
Таким чином, забезпеченість судів і нотаріальних контор основними засобами за 2005 рік зросла по всіх гуппі основних засобів і зміна структури відбулося в позитивну сторону.

2.3. Аналіз складу, руху та забезпеченості матеріаломі та окремими предметами в складі оборотних коштів

Як видно з таблиці 3, у 2005 році прізошло збільшення кількості ВП в СОС на 97 393 900 рублів або на 46%. Це зростання було обумовлене їх придбанням на суму 63131900 карбованців і безоплатним отриманням - на суму 42478900 рублів. При цьому, вибуття окремих предметів відбулося всього на суму 8216900 рублів, тобто приблизно на 3% від загальної їх стоімолсті.
Залишки матеріалів на кінець року збільшилися на 32 250 500 рублів або 117,74%. Причому зростання залишків спостерігається по всіх групах матеріалів.
Залишки матеріалів на кінець року становлять досить високий% до витрати за рік. Це може свідчити як про підвищення рівня матеріально-технічного забезпечення установи, так і про нерівномірність фінансування на ці цілі (значні суми фінансування надходять у кінці року).
Таблиця 3. Аналіз зміни залишків матеріальних цінностей та окремих предметів у складі оборотних коштів