Організація бухгалтерського обліку на підприємстві

Оформлені бухгалтерськими  кореспонденціями документи обліку використовують для подальшого відображення господарських операцій, що в них  містяться, у регістрах синтетичного й аналітичного обліку. На цьому  практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи, виконавши свою обліково-аналітичну функцію, підлягають передачі в архів.

Для зберігання документів призначені архіви. Розрізняють поточні  й постійні архіви. Поточний архів  організовують безпосередньо в  бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному  році часто є потреба звертатися до нього за довідками й інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних  закритих шафах. Постійний архів  розміщується у спеціально обладнаному  приміщенні й призначений для  зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ  інших підрозділів і служб  підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справу в разі необхідності.

Відповідно опрацьовані: систематизовані у хронологічному порядку, прошиті й марковані  ярликами (рубриками) документи з  поточного архіву передають у  постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових  регістрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього  управління від 20 липня 1998 р. № 41, документи  поіменовані в розд. 42. Бухгалтерський облік та звітність зберігаються від 3 до 5 років. Так, для первинних  документів, що фіксують факт виконання  господарських операцій і є підставою  для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок — 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів  — 75 років; статути та положення, бухгалтерські  звіти і баланси, передавальні, розділювальні  та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають  особливо важливе значення, передають  на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом  з відповідною відміткою в  архівній книзі.[8,106]

3. Форми бухгалтерського обліку.

Форма бухгалтерського обліку - це сполучення різних регістрів аналітичного і синтетичного обліку, їх взаємозв'язок, послідовність і способи облікових  записів з метою узагальнення й одержання звітності.

1. Меморіально-ордерна форма  обліку

На підприємствах тривалий час застосовувалася меморіально-ордерна  форма обліку, при якій складалися книжкові й карткові облікові регістри. Нині цю форму обліку використовують переважно на невеликих підприємствах. Синтетичний облік при цій формі ведеться у книгах або відомостях. Для аналітичного обліку використовують книги, відомості, картки. Бухгалтерські проводки оформлюють меморіальними ордерами, які складаються за звітний період і реєструються у реєстраційних журналах. Облік наявності грошових коштів ведеться у спеціальній касовій книзі.

2. Журнальна форма бухгалтерського обліку

Заснована на використанні принципу систематизації та накопичування  даних первинних документів безпосередньо  в регістрах аналітичного і синтетичного обліків відповідно до чинного Положення  про організацію бухгалтерського  обліку і звітності в Україні.

Записи в накопичувальних  регістрах виконують по показниках, необхідних для управління і контролю за фінансово-господарською діяльністю підприємства, а також для складання  періодичної та річної бухгалтерської звітності. Основними регістрами при  цій формі обліку є журна-ли-ордери, що ведуться по кредиту синтетичних  рахунків (синтетичного обліку) і дебету кореспондуючих рахунків. Використовують також регістри аналітичного обліку - відомості, таблиці, книги і картки.

Наприкінці місяця підсумкові дані кредитових оборотів із журналів-ордерів  переносять до Головної книги, в якій підраховують обороти по дебету кожного  рахунка. Головну книгу використовують для узагальнення даних журналів-ордерів, взаємної перевірки зроблених записів по окремих рахунках і складання звітного балансу.

У Головній книзі відображають початкове сальдо, поточні обороти  і сальдо на кінець звітного періоду (місяця, кварталу, року) по кожному  синтетичному рахунку. За методом подвійного запису суми дебетових і кредитових оборотів, а також дебетових і  кредитових сальдо мають бути відповідно між собою рівними. Головна книга  відкривається на рік.

Порядок ведення обліку за журнально-ордерною формою для великих  промислових підприємств визначено  Інструкцією з використання єдиної журнально-ордерної форми обліку № 63, затвердженою Міністерство фінансів СРСР 8 березня 1960 р. з подальшими змінами. Для малих підприємств порядок  ведення обліку за скороченою журнально-ордерною формою (8 журналів-ордерів) (табл. 4.6 затверджено  Інструкцією Мінфіну від 6 червня 1960 р.

3. Спрощена форма бухгалтерського  обліку

Бухгалтерський облік  на малих підприємствах базується  на єдиних методологічних принципах, встановлених Положенням про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України № 250 від 3 квітня 1993 р. (зі змінами і доповненнями, внесеними постановами Кабінету Міністрів України № 509 від 5 липня 1993 p., № 804 від 24 вересня 1993 p., № 175 від 21 березня 1994 p., № 307 від 26 квітня 1995 p., № 95 від 14 серпня 1996 p., № 869 від 11 серпня 1997 p.).

Створення, прийом і відображення у бухгалтерському обліку, а також  зберігання первинних документів, облікових  регістрів бухгалтерської звітності  здійснюється відповідно до Положення  про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України № 88 від 24 травня 1995 р.

Відповідно до наказу Міністерства фінансів України № 112 від 31 травня 1996 р. затверджені Вказівки про склад  і порядок заповнення облікових  регістрів малими підприємствами (зареєстровано  в Міністерстві юстиції України  Яг 297/1322 від 13.06.96 p.).

Мале підприємство самостійно обирає форму бухгалтерського обліку, виходячи з потреб свого виробництва  і управління, їх складності та чисельності  працівників.

Підприємствам, що зайняті  у матеріальній сфері виробництва, рекомендується використовувати регістри, передбачені журнальною формою бухгалтерського обліку. Підприємства торгівлі, громадського харчування і постачальницько-збутових видів діяльності можуть використовувати регістри спрощеної форми бухгалтерського обліку.

Виходячи з потреб виробництва  й управління, мале підприємство може пристосовувати регістри бухгалтерського  обліку відповідно до специфіки своєї  роботи з дотриманням вимог:

- єдина методологічна  основа (принцип подвійного запису);

- взаємозв'язок даних  аналітичного і синтетичного  обліків;

- суцільне відображення  всіх господарських операцій  в регістрах обліку на підставі  первинних облікових документів;

- накопичення і систематизація  даних первинних документів у  розрізі показників, необхідних  для управління і контролю  за господарською діяльністю  малого підприємства, а також  для складання і подання бухгалтерської  звітності та декларації з  оподаткування.[11,104]

4. Механізовані й автоматизовані  форми ведення бухгалтерського  обліку

В умовах використання обчислювальних машин створено принципово нові механізовані й автоматизовані форми бухгалтерського  обліку, при яких обліково-обчислювальні  роботи виконуються автоматично  на обчислювальних машинах.

Новий підхід до організації  бухгалтерського обліку при комплексній  його механізації в умовах використання електронно-обчислювальних машин виявив нові форми бухгалтерського обліку - автоматизовані.

В основу комплексної механізації (автоматизації) бухгалтерського обліку закладено принцип безперервності обробки облікової інформації.

Синтетичними й аналітичними обліковими регістрами при механізованих  і автоматизованих формах бухгалтерського  обліку є машинограми.

На сучасному етапі  дедалі більше використовують сучасну  обчислювальну техніку - ЕОМ.

Створення і впровадження в практику обліку ЕОМ привело  до розробки нової форми бухгалтерського  обліку — таблично-автоматизованої. При цій формі здійснюється повна автоматизація збору, передачі, систематизації й обробки інформації; крім паперових носіїв бухгалтерської інформації використовуються машинні носії (магнітні стрічки, магнітні диски).

При таблично-автоматизованій  формі бухгалтерського обліку здійснюються інтеграція обліку на основі одноразового введення і багаторазового використання первинної інформації, а також  програмне групування дебетових  і кредитових оборотів на рахунках на основі принципу подвійного запису; провадиться автоматизація логічних операцій бухгалтерського обліку; вирішуються  задачі бухгалтерського обліку у  двох режимах - регламентному і запитовому; вихідну інформацію отримують у  вигляді друкованих регістрів і відеограм, а також існує можливість розшифровки результативних показників за запитами користувачів.

При загальному скороченні обсягу наданої користувачу інформації підвищується інформативна цінність таблично-автоматизованої  форми. Вона також передбачає контроль вихідної бухгалтерської інформації, що позитивно впливає на дієвість даних бухгалтерського обліку.

Завдання автоматизації - підвищення якості роботи як бухгалтерів, так і бухгалтерії в цілому. Комп'ютер - це тільки інструмент, що дозволяє максимально повно використовувати  кваліфікацію спеціаліста й максимально  спрощувати повсякденну рутинну  роботу.

Перехід до автоматизованого бухгалтерського обліку вимагає  не лише бажання і коштів, а й  значної підготовчої роботи як організаційної, так і методичної. Перехід потрібно організовувати плавно, поетапно, краще  за все до початку звітного періоду (кварталу, року). Звірений баланс, залишки, звітність за попередній період необхідні  як вхідна інформація для введення в комп'ютер. Потрібно також правильно  оцінити склад і обсяг необхідного  документообігу, визначити, які документи  будуть вестись в електронному вигляді, а які - в паперовому. Для цього  насамперед необхідно точно визначити завдання автоматизації. Звичайно, найбільша кількість помилок в обліку при паперовій технології виникає на етапі переносу даних з одного облікового регістру до другого, а також при складанні різноманітних довідок і звітів. Використання автоматизованого обліку дасть змогу повністю звільнитися від такого роду помилок, оскільки як правило при автоматизованому обліку ведеться тільки один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично і ризик помилки при переносі даних між регістрами обліку дорівнює нулю. Кожний бухгалтер знає, скільки часу і сил вимагає підготовка тих чи інших довідок, звітностей та іншої оперативної інформації, що завжди потрібна терміново. Використання засобів автоматизації дає змогу практично повністю вирішити цю проблему, протягом лічених хвилин підготовити найрізноманітніші й деталізовані бухгалтерські дані.

В Україні використовується значна кількість програмних продуктів  для автоматизації бухгалтерського  обліку, найбільш популярними з яких є: "Парус", "Fin Expert", "БЕСТ", "Lady Fin", "Фінанси без проблем", "1C - Бухгалтерія - Проф. для Windows" та ін.[6,104]

4. План рахунків бухгалтерського обліку.

Планом рахунків бухгалтерського  обліку називають перелік рахунків, що відображає всестороннє систематизоване  групування необхідної інформації про  господарську діяльність підприємства і визначає таку організацію бухгалтерського  обліку, яка дозволяє отримати інформацію для управління, щоденного контролю в інтересах власників, органів  державного управління та інших зацікавлених осіб. На Його підставі організується  вся система бухгалтерського  обліку на підприємствах, він є схемою реєстрації та групування фактів господарської  діяльності підприємства в бухгалтерському  обліку, у якій наводяться найменування і коди синтетичних бухгалтерських рахунків (рахунків першого порядку) і субрахунків (рахунків другого  порядку).

В Плані рахунків кожній назві рахунку надається умовне цифрове позначення - код (шифр). На практиці замість назви рахунків пишуться їх коди, що зменшує обсяг облікової  роботи. Коди рахунків необхідні і  для обробки бухгалтерських документів на комп'ютерах.

Наявність єдиного Плану  рахунків бухгалтерського обліку дозволяє забезпечити єдине, тотожне відображення однакових операцій як на окремому підприємстві, так і на різних підприємствах  незалежно від форм власності  та організаційно-правових форм діяльності.

Єдиний План рахунків забезпечу: однаковість номенклатури рахунків, визначає порядок щомісячного закриття результатних рахунків та встановлює тісний взаємозв'язок бухгалтерської звітності з поточним обліком.

Спочатку Плани рахунків складалися на кожному підприємстві самостійно. Цей порядок зберігся і до цього часу в англомовних  країнах. Однак тенденція до використання єдиних для країни Планів переважає. Це дозволяє: І) дати бухгалтерам, незалежно від кваліфікації, орієнтир в їх повсякденній роботі; 2) створити взаємопов'язану систематизацію, групування і узагальнення інформації про господарську діяльність підприємства; 3) забезпечити діючу систему контролю показників господарської діяльності; 4) допомогти бухгалтерам при переході з однієї організації в іншу; 5) уніфікувати навчання бухгалтерському обліку; б) полегшити групування і узагальнення даних по економіці країни в цілому. В останньому випадку План рахунків набуває характеру нормативного документу. Спираючись на його номенклатуру бухгалтер ідентифікує факти господарського життя і трансформує їх в господарські операції.