Організація бухгалтерського обліку на підприємстві

Отже, бухгалтерський облік, відображаючи всі господарські операції безперервно в міру їхнього здійснення, перетворюється на організовану систему  накопичення, обробки, зберігання, передачі та використання облікової інформації в управлінні. Обов'язковою передумовою  при цьому є складання відповідного документа на кожну операцію, незалежно  від її змісту та обсягу. А тому документація в бухгалтерському обліку виступає як спосіб первинного спостереження  за всією виробничою та фінансово-господарською  діяльністю.

Документація якнайтісніше пов'язана з рахунками. Тільки документи можуть бути підставою для записів на рахунках бухгалтерського обліку. Від якості документів значною мірою залежить якість бухгалтерського обліку.[10,324]

Відомо, що кожна господарська операція — це відповідний обсяг  економічної інформації. І щоб  можна було цю інформацію контролювати, її треба не просто записати на рахунках бухгалтерського обліку, а спочатку оформити документально. Відтак первинний  документ стає основним, найважливішим носієм інформації. З моменту оформлення первинного документа починається бухгалтерський облік.

Під час оформлення первинного документа аналізується сама господарська операція з погляду її законності та економічної доцільності, тобто  відбувається поточний контроль, що перетворює документацію на засіб суцільного й  безперервного спостереження за господарськими операціями, засіб обґрунтування  облікових записів.

До первинних та зведених облікових документів ставляться певні  вимоги щодо форми та змісту. Так, для  кожного документа обов'язковими є такі реквізити:

• назва документа (форми);
• дата й місце складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• короткий виклад змісту та обсягу господарської операції, зазначення одиниці вимірювання;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Значення документації важко  переоцінити. Без документа немає  обліку. Правильно оформлений документ засвідчує відповідні права та обов'язки фізичних та юридичних осіб: заповнені  реквізити об'єднують певну кількість  показників, котрі, як правило, характеризують економічний бік операції; наявність  усіх необхідних підписів — юридичний  її бік.

Неоціненне значення має  документація для забезпечення збереження майна підприємства — необоротних  і оборотних активів, коштів та ін. Особливо це стосується збереження нематеріальних активів і основних засобів, сировини й матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих  виробів, палива, незавершеного виробництва, готової продукції; раціонального  та ефективного використання виробничих запасів, достовірності незавершеного  виробництва. Достовірність даних про стан дебіторської та кредиторської заборгованості визначається тільки на підставі первинних документів. Це стосується і таких показників, як власний капітал, довгострокові та короткострокові кредити банку тощо.

Так само на підставі первинних  документів здійснюють попередній, поточний та наступний контроль. Отже, первинні документи завжди відіграють роль арбітра  чи судді під час доказу не просто фактів здійснення господарських операцій, а підтвердження набуття однією стороною прав, а другою — обов'язків. Для здійснення контролю використовується й синтезована інформація, але  її теж побудовано на даних первинних  документів.

Значну роботу з первинними документами, що обґрунтовують законність і доцільність господарських  операцій, достовірність синтетичного й аналітичного обліку та звітності, проводять під час комплексних  ревізій виробничої та фінансово-господарської  діяльності підприємств, у процесі  яких використовуються різноманітні методичні засоби контролю (суцільні та вибіркові інвентаризації, зустрічні перевірки, коли підставою для висновків і пропозицій стають ті самі первинні документи).

Всебічно використовуються первинні документи під час аудиторських перевірок для експертної діагностики  та оцінки (аналізу) фінансово-господарської  діяльності підприємства. Немає жодної управлінської функції (планування, організація, стимулювання, контроль), для здійснення якої не користувалися  б даними бухгалтерського обліку, побудованого на первинних документах.

Оскільки існує величезна  кількість господарських операцій, то й первинних документів, які  групуються за певними ознаками і  записуються на рахунках бухгалтерського  обліку, також є безліч. Накопичення  документів — це процес створення  інформаційної бази, масивів первинних  документів, які групують, обробляють, узагальнюють і використовують для  внутрішніх і зовнішніх потреб.

Усі первинні документи різняться  як за формою та змістом, так і за порядком накопичення, обробки, зберігання, передавання та використання для  управління. Це потребує постійної творчої роботи фахівців з обліку над удосконаленням первинних документів і дотримуванням головної вимоги:

мінімум документів — максимум корисної інформації. Щоб забезпечити  виконання цієї вимоги, треба добре  знати засадні основи побудови та змісту первинних документів, тобто  їх класифікацію.

Класифікація — це розподіл, розміщення чогось за однорідними групами. Вона є однією з найважливіших  передумов раціональної організації  і ведення бухгалтерського обліку, і необхідна як з наукового, так  і з практичного погляду.

Класифікація первинних  документів постійно вдосконалювалась протягом свого історичного розвитку. Відтак від однієї-двох спільних ознак  у початковий період нині маємо близько  десяти. Проте в більшості випадків класифікація відбувається за п'ятьма-шістьма  ознаками.

За призначенням первинні документи поділяють на розпорядчі, виправдні (виконавчі), бухгалтерського  оформлення, комбіновані.

До розпорядчих документів відносять накази, розпорядження, завдання щодо здійснення господарської операції. Накази, розпорядження, завдання —  це особлива група документів, яка  не фіксує самих операцій, а тільки дає загальний дозвіл на їх здійснення. Це можуть бути чеки на одержання грошей у банку з наступним оформленням  прибуткового касового ордера(додаток 6), платіжні доручення на переказування коштів на погашення зобов'язань підприємства, видаткові касові ордери (підписані керівництвом і головним бухгалтером підприємства) (додаток 7)на видачу коштів підзвітним особам, довіреності на отримання матеріальних цінностей з відповідними первинними документами (рахунок-фактура, накладна, квитанції залізниці)(додаток 9), що підтверджують дійсність проведення операції, та ін.

Названі первинні документи (прибуткові та видаткові касові ордери, рахунки-фактури, накладні, квитанції  залізниці, платіжні доручення) є водночас і виправдними (виконавчими) документами, що фіксують економічні та правові  відношення між структурними підрозділами підприємства, між підприємством  і його працівниками, внутрішніми  та зовнішніми суб'єктами господарювання. Документи бухгалтерського оформлення складаються працівниками бухгалтерії для підготовки облікових записів, їх скорочення та спрощення. До них належать різні бухгалтерські довідки, групувальні та розробні таблиці, розрахунки розподілу непрямих витрат, журнали, меморіальні ордери, звітні калькуляції і т.п. Документи бухгалтерського оформлення не мають самостійного значення і можуть використовуватись тільки разом з виправдними документами.

До комбінованих належать такі документи, які поєднують ознаки кількох груп документів, наприклад, розпорядчих і виправдних, або  розпорядчих, виправдних і бухгалтерського  оформлення. Прикладом комбінованого  документа може бути авансовий звіт, який складає підзвітна особа. Остання, посилаючись на виправдні документи, визначає суму витрат, яку бухгалтерія  повинна розмітити і віднести на відповідні рахунки. До комбінованих можна віднести багато документів, призначених для оформлення руху товарно-матеріальних цінностей, грошей тощо (прибуткові та видаткові касові ордери, акти на заміну матеріалів, вимоги на додатковий відпуск матеріалів, накладні на відпуск матеріалів на сторону, у переробку)(додаток 10).

За способом відображення господарських операцій документи  поділяються на разові та накопичувальні.

Разові документи відображають одну господарську операцію і таких  більшість (акти, вимоги, накладні, рахунки-фактури, касові ордери та ін.).

Накопичувальні документи  використовуються протягом певного  періоду (тиждень, декада, місяць) для  відображення однорідних за змістом  операцій, що часто повторюються. Такі операції послідовно записують у  відповідні відомості, журнали, картки, а після закінчення звітного періоду  підбивають підсумки за всіма операціями. При цьому бухгалтерські проведення оформляються не за кожною окремою  операцією, а загальним підсумком  за звітний період. З-поміж накопичувальних  документів найбільш поширеними є лімітно-забірні  картки, акордні та бригадні наряди на виконання робіт, відомості випуску  готової продукції та ін.[11,81]

2. План документообігу та організація зберігання документів.

Документи з моменту їх складання або одержання від  інших підприємств до передачі в  архів на зберігання проходять певний шлях. Відомо, що первинні документи  містять інформацію про факти  господарського життя, і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється й накопичується з метою одержання  підсумкових даних у балансі  та звітності. Своєчасний і якісний  облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання  документів, або документооборотом.

Документооборотом називаються  порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або  надходження до моменту здачі  в архів.

Головне завдання документообороту — прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він  буде ефективнішим, і користувачі  зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Кожне підприємство, враховуючи специфіку своєї господарської  діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги документів. Організує документооборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи  проходження документів: складання  первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи  документопотоку відображаються у  спеціальному документі, який називається  план (графік) документообороту. Він  має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків  проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План (графік) документообороту розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку  складання і подання до бухгалтерії  та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб  підприємства.

Документи, як правило, складаються  оперативними працівниками підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майстрами та ін.) або надходять  зі сторони через канцелярію з  обов'язковою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожному  виконавцю видають виписку з  плану (графіка) документообороту, в  якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків  виконавця, термін їх подання і перелік  служб (підрозділів) підприємства, в  які передаються ці документи. При  надходженні документів до бухгалтерії  проводять їх перевірку:

• за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складення документа і подання до бухгалтерії);
• за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та нормативним вимогам, інтересам власника чи підприємства);
• арифметична (перевірка правильності проставлених цін і тарифів, розрахованих сум і підсумків).

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес обробки в бухгалтерії  прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розцінка (таксування), групування і бухгалтерське  проведення (проводка).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставлені у відповідних  графах документа ціни і суми, тобто  переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну. Ця операція характерна для документів, якими оформлюють рух матеріальних цінностей (вимоги-накладні, лімітно-забірні карти тощо), оскільки в момент їх складання записують  тільки кількісні показники. Документи, в яких проставлено ціну та суму, не підлягають розцінці. У результаті розцінки здійснюється оцінка господарської  операції у грошовому вимірнику.

Групування документів полягає  в об'єднанні однорідних за змістом  первинних документів у групи  з метою підготовки зведених даних (за складами, цехами, замовленнями, касами тощо) і спрощення ведення первинного обліку. Документи, згруповані за певними  ознаками однорідності в накопичувальні та групувальні відомості, істотно  скорочують подальші реєстраційні операції.

Бухгалтерське проведення (проводка) передбачає вказування у первинних  або згрупованих документах (відомостях) бухгалтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яку в майбутньому буде відображено  в регістрах бухгалтерського  обліку, а потім у звітності. Здебільшого  первинні документи, накопичувальні та групувальні відомості, меморіальні  ордери містять для зазначення кореспондуючих рахунків спеціальні графи.