Організація і шляхи вдосконалення обліку основних засобів (на прикладі ТОВ „Мода")

2) документація з типового проектування  незалежно від вартості;

3) навчальні кінофільми, магнітні  диски, стрічки, касети та інші  активи, що належать до фільмофонду  установи.

2.4 Інвентаризація основних засобів

Єдині вимоги щодо порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших  статей балансу міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, установами й організаціями, які  утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів, встановлює інструкція з  інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків  та інших статей балансу, затверджена  наказом Державного казначейства України  від 30 жовтня 1998 року № 90 та зареєстрована  в Міністерстві юстиції України 16 листопада 1948 року за № 728/3162, зі змінами.

Основними завданнями інвентаризації:

- виявлення фактичної наявності  основних засобів, матеріальних  цінностей, бланків суворої звітності,  грошових коштів у касах, на  реєстраційних, бюджетних, валютних  і поточних рахунках;

- виявлення не використовуваних матеріальних цінностей;

- дотримання умов зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утримання та експлуатації матеріальних цінностей;

Установи зобов'язані проводити  інвентаризацію:

1) будівель, споруд та інших нерухомих  об'єктів - не менше разу на  три роки;

2) музейних цінностей - відповідно  до термінів, встановлених Міністерством  культури України;

3) бібліотечних фондів - раз на 5 років;

4) інших основних засобів. Малоцінних  і швидкозношуваних предметів:

- у міністерствах, Інших Центральних  органах виконавчої влади, місцевих  державних адміністраціях, їхніх  управліннях (відділах), виконавчих  органах місцевих рад - не менше  разу на два роки;

- в інших установах - не Менше  разу на рік.

Інвентаризація основних засобів  проводиться не раніше першого жовтня.

5) інвентаризація дорогоцінних  металів, дорогоцінного каміння  і виробів з них, а також  дорогоцінних металів і дорогоцінного  каміння, що містяться у відходах  і брухті;

6) капітальних робіт інвентарного  характеру і капітальних ремонтів  не менше разу на рік, але  не раніше першого грудня;

7) незавершеного виробництва і  напівфабрикатів власного виробництва  у виробничих (навчальних) Майстернях  і підсобних сільських та навчально-дослідних  господарствах;

8) грошових коштів, грошових документів, цінностей і бланків суворої  звітності - не менше разу на  квартал;

9) реєстраційних, спеціальних реєстраційних,  валютних і поточних рахунків - мірою отримання виписок з  установ банків, органів Державного  казначейства України;

10) розрахунків платежів до бюджету  - не менше разу на квартал;

11) розрахунків із дебіторами  та кредиторами - не менше двох  разів на рік, розрахунків у  порядку планових платежів із  депонентами - не менше разу  на місяць.

Проведення інвентаризації є обов'язковим:

- перед складанням річної бухгалтерської  звітності, крім випадків обов'язкової  інвентаризації;

- у разі зміни матеріально  відповідальних осіб (на день  приймання-передачі справ);

-- після пожежі або стихійного  лиха (повені, землетрусів та ін.) - терміново після ліквідації  пожежі або стихійного лиха;

-- у разі ліквідації установи;

- згідно з розпорядженням судових  і слідчих органів;

— у разі передачі майна установи в оренду;

В установах, у яких внаслідок великого обсягу робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, утворюються також місцеві комісії, очолювані керівниками відповідних  структурних підрозділів, на які  покладається проведення інвентаризації в структурних підрозділах цих  установ. Забороняється призначати головою місцевої інвентаризаційної  комісії в одній і тій самій  установі одного й того самого працівника два роки підряд. До складу місцевої комісії входить працівник бухгалтерії. Роботу місцевих комісій організовує  та контролює центральна комісія.

Інвентаризаційні комісії відповідають за:

-- своєчасність і дотримання  порядку проведення інвентаризації  відповідно до наказу керівника  установи;

-- повноту і достовірність внесення  до інвентаризаційних описів  даних про фактичні залишки  майна, основних засобів, матеріальних  цінностей, грошових коштів і  документів, нематеріальних активів,  цінних паперів і заборгованості  в розрахунках;

-- правильність і своєчасність  оформлення матеріалів інвентаризації.

Члени інвентаризаційних комісій  за внесення в описи неправильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою приховання недостач або лишків матеріальних цінностей  відповідають у встановленому законом  порядку. Забороняється проводити  інвентаризацію цінностей за неповного  складу інвентаризаційної комісії. Відсутність хоча б одного члена  комісії у проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів  інвентаризації недійсними. Перевірку  залишків матеріальних цінностей у  натуральному виразі члени комісії  проводять за обов'язкової участі матеріально відповідальних осіб.

До початку інвентаризації в  бухгалтеріях необхідно закінчити  опрацювання всіх документів про  надходження і видачу матеріальних цінностей, провести відповідні записи в регістрах аналітичного обліку і визначити залишки на день інвентаризації. На складах та в інших місцях зберігання матеріальні цінності повинні бути розкладені за найменуваннями, сортами, розмірами тощо. На матеріальних цінностях  треба вивісити ярлики з докладними відомостями, що характеризують ці цінності, із зазначенням їхньої якості, кількості, ваги та міри.

Інвентаризація, крім інвентаризації продуктів харчування і грошових коштів, зазвичай, повинна проводитися  на перше число місяця. Якщо інвентаризація цінностей в якомусь місці  їх зберігання не може бути закінчена  в один день, вона може бути розпочата  раніше і закінчена після першого  числа. У цьому разі дані інвентаризації повинні бути скореговані на перше  число місяця. Якщо інвентаризація на складах або в інших закритих приміщеннях закінчена в той  самий день, то інвентаризаційна комісія  опечатує: приміщення наприкінці робочого дня. Печатка на час інвентаризації зберігається у голови інвентаризаційної  комісії.

Інвентаризація основних засобів, матеріальних цінностей і грошових коштів проводиться за їх місцезнаходженням  та за матеріально відповідальними  особами, на зберіганні в яких ці цінності перебувають. У такому самому порядку  проводиться інвентаризація незавершеного  капітального будівництва, незакінченого  капітального ремонту і незавершеного  виробництва. Наявність цінностей  під час інвентаризації виявляється  шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обміру і таке інше, виходячи зі встановлених одиниць виміру. Визначення ваги (або  об'єму) матеріалів, що зберігаються насипом, можна проводити на підставі технічних  розрахунків, про що в описах робиться відповідна позначка.

Дані інвентаризації з кожного  виду цінностей записуються в  інвентаризаційні описи окремо, за місцезнаходженням цінностей і  особами, відповідальними за їхнє зберігання. Ці описи складаються в двох примірниках. У разі зміни матеріально відповідальних осіб складається три примірники опису. Описи підписують голова та всі  члени інвентаризаційної комісії, а матеріально відповідальні  особи пишуть на кожному описі  розписку такого змісту: "Усі цінності, пойменовані в цьому інвентаризаційному описі з № ...... до №........ перевірені комісією в наявності за моєї присутності  та внесені в опис, у зв'язку з  чим претензій до інвентаризаційної  комісії не маю. Цінності, перелічені в описі, перебувають на моєму  відповідальному зберіганні". Описи  можуть бути заповнені і ручним способом, і засобами обчислювальної та іншої  оргтехніки. Описи, що складаються вручну, заповнюються чорнилом або кульковою  ручкою чітко і ясно. Жодні виправлення  і підчистки неприпустимі. На кожній сторінці опису прописом зазначають число порядкових номерів матеріальним цінностей і загальний підсумок кількості всіх цінностей у натуральних  показниках, записаних на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах та інше) ці цінності показано. У тих  випадках, коли матеріально відповідальні  особи виявлять після інвентаризації помилки в описах, вони повинні  негайно (до відкриття складу, комори, секції та інше) заявити про це голові інвентаризаційної комісії. Інвентаризаційна комісія виконує перевірку - зазначених фактів і, в разі їх підтвердження, проводить  виправлення виявлених помилок  у встановленому порядку. Виправлення  повинні бути зазначені і підписані  всіма членами інвентаризаційної  комісії і матеріально відповідальною особою. В описах не можна залишати незаповнені рядки. На останніх сторінках  описів незаповнені рядки прокреслюють.

На великих складах за тривалого  проведення інвентаризації, у виняткових випадках і тільки з письмового дозволу  керівника і головного бухгалтера установи, у процесі інвентаризації матеріальні цінності можуть відпускатися матеріально відповідальними особами  за присутності членів інвентаризаційної  комісії. Такі цінності заносять до окремого опису піл найменуванням: "Матеріальні  цінності, підпушені під час інвентаризації". Оформлення опису повинно здійснюватися  у такому порядку, що й у надходженні  матеріальних цінностей під час  інвентаризації. У видаткових документах робиться позначка за підписом голови інвентаризаційної комісії.

До початку інвентаризації основних засобів треба перевірити:

-- наявність і стан реєстрів  обліку (карток, книг; описів та ін.);

-- наявність і стан технічних  паспортів та іншої технічної  документації;

-- наявність документів на основні  засоби, здані чи прийняті установою  в оренду, на зберігання, на тимчасове  корегування. За відсутності документів  треба забезпечити їх отримання  чи оформлення.

У разі виявлення розбіжностей і  неточностей у бухгалтерському  обліку або технічній документації необхідно в ці документи внести відповідні виправлення й уточнення. Піл час інвентаризації комісія  в обов'язковому порядку проводить  перевірку відповідності технічної  документації, записує в описи  повні найменування цих об'єктів  і їхні інвентарні номери. У разі відсутності технічної документації про це зазначається в описах у  графі "Примітка".

Інвентаризація дорогоцінних металів  і дорогоцінного каміння, які  містяться у приладах, обладнанні та інших виробах, здійснюється водночас з інвентаризацією цих матеріальних цінностей у терміни, встановлені  для матеріальних цінностей.

В інвентаризації нематеріальних активів  їх наявність установлюється або  за документами, що були підставою для  оприбуткування, або додатково за документами, якими оформлені (тобто  підтверджуються) майнові права.

Інвентаризація матеріалів, продуктів  харчування, палива, продукції підсобних (навчальних) сільських господарств  і виробничих (навчальних) майстерень, інших матеріальних запасів проводиться  за місцями зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами. Матеріальні запаси під час інвентаризації записують в описи за кожним окремим  найменуванням із зазначенням номенклатурного  номера, виду, групи, сорту і кількості (рахунком, вагою або мірою).

На виявлені піп час інвентаризації непридатні або зіпсовані матеріальні  цінності додатково складають акти, в яких зазначають причини, ступінь  і характер псування матеріальних цінностей, а також винних осіб, які допустили  їх псування.

 

3. Шляхи вдосконалення обліку  основних засобів

Кожна програма бухгалтерського обліку містить певний набір інструментів, необхідних для роботи користувача  з програмою. До них належать довідники, що застосовуються для збереження однотипної інформації. Відповідно до класу програми вони використовуються у різних її модулях та програмою в цілому при здійсненні операцій з елементами довідника. Іншим прикладом може бути робочий план рахунків, що використовується для складання бухгалтерських проводок в усіх програмах. Кожна програма містить початково вбудовані  сервісні механізми, які використовуються при виконанні будь - яких облікових  операцій.

Облік на досліджуваному підприємстві ТОВ "Мода" не автоматизований, тому ми пропонуємо автоматизувати облік. Яким би шляхом і за яких обставин не було куплено чи передано об'єкт, всі бухгалтерські  проведення повинні чітко відображати  всі події які відбулися з  цим об'єктом під час цих  операцій. А події в кожному  випадку різняться між собою.

Тому для поліпшення ведення  обліку ми пропонуємо автоматизувати облік, він полегшить роботу бухгалтера, також призведе до економії часу на виконання роботи, зменшення ймовірних  помилок, виконання малознайомих завдань. За допомогою цієї програми здійснюється аналіз процесів підприємства та прийняття  певних рішень.

Набір програм "1 С: Бухгалтерія 7.7" є універсальною програмою автоматизації  діяльності підприємства, яка використовується для будь - яких розрізів економічної  діяльності підприємства, в тому числі  й різних ділянок бухгалтерського  обліку. Програма "1С: Предприятие 7.7" має компонентну структуру.

"1С:Бухгалтерія 7.7" є складовою  частиною системи програм "1С:Предприятие  7.7"

"1С:Бухгалтерія 7.7"- це програма  для ведення бухгалтерського  обліку, що може застосовуватись  на підприємствах різних форм  власності та видів діяльності. Класифікаційні ознаки, програми  наведені в таблиці 2.

Таблиця 4 Класифікаційні ознаки програми "1С:Бухгалтерія 7.7"

№	Класифікаційна ознака	Характеристика ознак
1	Клас програми	Універсальна бухгалтерська  програма
2	Призначення	Для ведення бухгалтерського  обліку
3	Група споживачів	Невелика чисельність  персоналу бухгалтерії
4	Об'єкт обліку	Малі та середні за розміром підприємства різних галузей діяльності
5	Спосіб реалізації Облікових функцій	Перевага налається введенню операцій за шаблонами та за допомогою  документів
6	Комплексність Виконання функцій	Інтегрована програма зведеного  обліку