Организация учета и контроля материально-производственных запасов

      Таким образом, в зависимости от метода оценки фактическая себестоимость израсходованных за месяц материалов и их остатка на конец месяца оказывается различной. Это оказывает влияние на уровень себестоимости продукции и прибыли от ее продажи. В условиях инфляции и непрерывного роста цен метод ФИФО приводит к занижению себестоимости производства и завышает себестоимость остатка материалов на конец месяца. Метод ЛИФО в этих же условиях завышает себестоимость производства и занижает фактическую себестоимость остатка материалов на конец месяца. Кроме того, применение указанных методов оценки требует организации учета материалов по партиям. Поэтому наиболее приемлемым в современных условиях является оценка материалов по средней себестоимости их приобретения за отчетный месяц.  
 

      2 Учет и контроль материально-производственных запасов на примере МУП  «ПЖРЭТ № 4» 

        2.1 Документальное оформление учета материально-производственных запасов 

          Движение материальных ценностей в данной организации можно представить в виде следующих этапов: поступление – выдача в производство – возврат из производства – продажа излишних материалов. В соответствии с этим циклом в учёте материальных ценностей выделяются определённые группы учётных операций: учёт поступления, учёт отпуска материалов в производство и возврат из него, учёт продажи.

          На поставку материалов организация заключает договоры с поставщиками. На основании договоров поставщики отгружают материалы покупателю и выписывают ему счёт-фактуру (Приложение А), сертификаты на качество, документы об отгрузке.

          На принятые материальные ценности выписывается однострочный или многострочный  приходный ордер. Однострочный приходный ордер составляют на один определённый вид материалов, многострочный  приходный ордер составляют на все принятые материалы независимо от их количества. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор (Приложение Б).

          Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объёмных, линейных, счётом). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

          В том случае, когда количество и качество прибывших на склад  материалов не соответствует данным счёта поставщика, их приёмку осуществляет комиссия. При этом составляется акт о приёмке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В состав комиссии должен входить представитель поставщика или незаинтересованной организации. Акт также составляется при приёмке материалов, поступивших без счёта поставщика. Такая хозяйственная система получила название “неотфактурованная поставка”. При наличии приёмного акта приходный ордер не выписывается. Материалы со склада организации отпускают  в производство, на хозяйственные нужды, на сторону для переработки и для продажи излишних и неликвидных запасов. Порядок документального оформления отпуска материалов производства зависит от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска материалов, наличия излишних материалов.

          Наиболее распространёнными первичными  документами по отпуску материалов в производство являются лимитно-заборные карты, но в данной организации используют - требования.

         Обычными требованиями (Приложение В) оформляют отпуск материалов периодической потребности. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один экземпляр требования с распиской кладовщика остаётся в цехе, а второй с распиской  представителя цеха на складе.

        В свою очередь, движение материалов внутри организации оформляют накладными на внутреннее перемещение материалов (Приложение Г). Например, отпуск материалов в кладовые цехов, передача материалов со склада на склад. А отпуск материалов сторонним организациям – накладными на отпуск материалов на сторону.

          Учёт материалов на складе ведёт кладовщик, с которым заключается договор о материальной ответственности. Существуют различные способы  организации складского учёта. В данной организации используют количественно-сортовой учёт. При этом способе в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала открывают карточку складского учёта (Приложение Д). Каждая карточка содержит обязательные реквизиты (склад, сорт, размер, единица измерения, номенклатурный номер, норма запаса, и т.д.) и сведения о поступлении и потреблении материалов.

          Карточки складского учёта регистрируются в специальном реестре, после чего передаются работникам склада под расписку. Записи в карточках складского учёта ведут кладовщики в день совершения операции по каждому документу отдельно. Основанием для записи служат первичные документы по приходу и расходу материалов. После каждой записи выводится остаток, который сопоставляется с нормой запаса. Таким образом, склад располагает оперативными данными об остатках материалов по всем номенклатурным номерам.

          Бухгалтер материального отдела проверяет на складе правильность записей в карточках , принимает реестр (опись) первичных документов по приходу и расходу материалов и расписывается в карточках в графе “контроль”, что записи проверены, а в реестрах – что документы приняты. Первичные документы, приложенные к реестру, передаются в бухгалтерию.

          Реестры составляют отдельно по приходным и расходным документам. В конце месяца кладовщик переносит остатки из карточек складского учёта в сальдовую книгу, которая открывается на год по каждому материально ответственному лицу. Сальдовая книга передаётся в бухгалтерию, где расценивают остатки по учётным ценам. Сумма всего по складу сверяется с ведомостью движения материалов, которая ведётся на основании тех же документов по приходу и расходу материалов, но только в денежном выражении. Такая сверка делается с остатками материалов, которые приводятся в ведомости аналитического учёта “Движение материалов по складу”. Таким образом, количественно-сортовой учёт позволяет постоянно контролировать правильность записей, получать сведения об остатках материалов на любой момент и увязывать складской учёт с учётом в бухгалтерии.

          Все документы по приходу и расходу материалов, поступившие в бухгалтерию, тщательно проверяются по существу и на правильность оформления. Проверенные и принятые документы таксируются, т.е. количественные данные умножаются на учётную цену. На поступивших документах проставляются учётные шифры: виды операций, поставщики. Документы группируются по видам операций источникам поступления или направлениям отпуска.

      Учёт  движения материалов ведётся только в стоимостном выражении по местам хранения, номенклатурным номерам, субсчетам или синтетическим счетам.  По каждому реестру подсчитывают итоги, которые записываются в специальные накопительные ведомости. Они ведутся  отдельно по каждому складу, приходу и расходу в разрезе субсчетов по номенклатурным  номерам. По истечении месяца составляется оборотная ведомость движения материалов, итоговые показатели которой записываются в регистры бухгалтерского учёта. 

      2.2 Учет материально-производственных запасов на складе и в бухгалтерии 

          Поступившие в организацию материально-производственные запасы проверяются с точки зрения их соответствия количеству и качеству, указанным в сопроводительных документах.

          Доставленные виды запасов сдаются на склад уполномоченным лицом или представителем отдела маркетинга под расписку заведующего складом счёте-фактуре, квитанции транспортной накладной или другом документе поставщика. Расчётные документы направляются  в отдел маркетинга для регистрации, акцепта, а затем передаются в бухгалтерию.

          В данной организации используют оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов.

            Основными принципами оперативно-бухгалтерского метода являются следующие:

1. оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально-ответственными лицами;
2. систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов;
3. предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов, хранящихся на складе, данным текущего складского учета;
4. осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения;

5.    систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

       На складе ведется только количественно-сортового учета движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета материалов (см. Приложение Д). Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основании расходных документов (требований, накладных) в карточках регистрируется расход материалов.

          Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входит запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской картотеке. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся.

          Бухгалтер материального отдела принимает от материально-ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка приобретает силу бухгалтерского регистра.

           Работник бухгалтерии проводит на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатков материалов. О нарушениях в работе материально-ответственных лиц, выявленных в результате выборочной проверки, докладывается главному бухгалтеру.

           По состоянию на первое число каждого месяца материально-ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в ведомость учета остатков материалов. Эта ведомость открывается бухгалтерией на год. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а 1 - 2-го числа следующего за отчетным месяцем он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность материально-ответственного лица входит контроль за соответствием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум), и сообщение об отклонениях отделу снабжения. 

      2.3 Организация синтетического учета материально-производственных запасов 

          Приведенная ранее классификация материалов по их назначению и применению в производственном процессе используется бухгалтерией организации для организации синтетического учета.

           Каждая группа материалов учитывается на соответствующем счете или субсчете. В плане счетов бухгалтерского учета предусмотрены счета и субсчета(таблица 2.1).

          Материалы, принятые на ответственное хранение и в переработку, учитываются за балансом на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

          Балансовый счет 10 «Материалы» - активный, характеризует состав хозяйственных средств организации.

          Учет материалов ведется в денежном выражении с обязательной систематической инвентаризацией (проверкой) фактического наличия их по местам хранения. Остатки ценностей и их приход записывается по дебету счетов, а расход, отпуск - по кредиту счета в суммах фактической себестоимости.

          Материальные ценности поступают на склад не только от поставщиков, но и подотчетных лиц (хозяйственные и канцелярские товары), от своих и вспомогательных производств, изготавливающих для собственных нужд инструменты, специальные штампы, приспособления. Кроме того, приходуются на склад как поступления сэкономленные цехами сырье, материалы, отходы производства, от брака продукции, от ликвидации основных средств и т.п. 

Таблица 2.1- Счета и субсчета, предусмотренные для учёта материальных ценностей