Организация бухгалтерского и налогового учета при направлении работника в служебную командировку за пределы РФ

    Для учета выданных сумм на командировочные  расходы в иностранной валюте целесообразно открыть к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  отдельный  субсчет, например 71/2 «Расчеты в иностранной валюте». В этом случае уместна следующая запись: 

 
При приобретении валюты в безналичном порядке через валютный счет в обслуживающем банке купленная валюта пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату покупки и выдачи денег, а командировочные расходы отражаются по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. Для целей бухгалтерского учета момент пересчета выданных подотчетных сумм и командировочных расходов в иностранной валюте в российские рубли определен ПБУ 3/2006: «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» Приказ Минфина РФ от 27.11.2006г. № 154н(ред. Минфина РФ от 25.12.2007г. № 147н; ред. Минфина РФ от25.10.2010г. №132н).

Таблица 2.2.

                                                       Таблица 2.2

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 3. Организация налогового учета при направлении работников в служебные командировки за пределы Российской Федерации.

    3.1.Налог на прибыль.

    Для налога на прибыль командировочные расходы, выраженные в иностранной валюте должны пересчитываться в рубли по курсу, установленному Банком России на дату признания таких расходов , т.е на дату утверждения работнику авансового отчета о расходах, связанных со служебной командировкой.³⁰

    Суточные. Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. С 1 января 2009 г. Суточные и полевое довольствие не нормируются в целях исчисления налога на прибыль.³¹ Таким образом, с начала 2009 года организация вправе для целей налогообложения учитывать суточные в самостоятельно установленных размерах, при условии закрепления величины их выплаты в своих локальных документах (в коллективном договоре, соглашении, в локальных нормативных актах). Причем такие «внутренние» нормы суточных организации должны установить как для командировок по России, так и для поездок за рубеж. С учетом этого и Положения № 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

1. при проезде по территории Российской Федерации – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;
2. при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории иностранных государств.

    При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения  Государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения Государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.³²

    Даты  пересечения Государственной границы  Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации  и на территорию Российской Федерации  определяются по отметкам пограничных  органов в паспорте.

    Если  работник направлен в зарубежную командировку в две или более страны, то в таком случае суточные выплачиваются  за день пересечения границы между иностранными государствами в иностранной валюте по нормам, установленным для государств, в которые работник направляется в командировку.³³  Нормы расходов в наиболее посещаемые страны указаны в таблице 3.1.

                                                                                                    Таблица 3.1.

 

    Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся  на территорию Российской Федерации  в тот же день, суточные в иностранной  валюте выплачиваются в размере 50% «внутренней» нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.³⁵

    Таким образом, для целей налогообложения  прибыли размер суточных, определенный коллективным договором или локальным нормативным актом организации, имеет огромное значение. Если при направлении в командировку размер суточных превысит «внутреннюю» норму суточных, закрепленную в коллективном договоре или в локальном нормативном акте, то суточные сверх норм, организация должна будет учесть в качестве расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли.

    Найм  жилого помещения. В налоговом учете расходы по найму жилого помещения для проживания работника организации, находящегося в служебной командировке, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и учитываются для целей налогообложения прибыли.³⁶

    При этом расходы на проживание должны отвечать следующим критериям³⁷:

1. связаны с получением дохода;
2. обоснованы;
3. документально подтверждены.

    Если  работник направляется в заграничную  командировку, то документом, подтверждающим расходы на проживание, является как  правило, так называемый инвойс,³⁸ который выдают зарубежные отели. Такой счет как и любой другой первичный документ, как уже говорилось ранее, должен иметь построчный перевод.

    Проезд  и услуги связи. К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся также расходы организации на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Для целей налогообложения стоимость железнодорожного билетаи авиабилета может быть включена полностью (включая стоимость дополнительных сервисных услуг). Что касается расходов на такси (например, до аэропорта), то эти расходы можно учесть при исчислении налога на прибыль, но только при условии их соответствия требованиям ст. 252 НК РФ. При этом обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы.³⁹ Минфином России не утверждены в качестве документов (бланков) строгой отчетности какие-либо квитанции по приему наличных денег от населения (пассажиров) за услуги такси, то расходы на проезд в такси должны быть подтверждены чеками ККЕ, приложенными к авансовому отчету.⁴⁰

    Порядок и размеры возмещения расходов на проезд работника на такси в аэропорт, при направлении в служебную командировку, также должны быть определены коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

    Приобретение  проездных документов, необходимых для осуществления служебной командировки, может быть произведено разными способами. Сегодня в практической деятельности субъектов все чаще используются электронные билеты. Расходы, произведенные при приобретении электронных билетов, могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, ели данные расходы имеют косвенное подтверждение, т.е при наличии:

1. документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными  формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке;
2. распечатки электронного билета  или посадочного талона для авиапассажиров с указанием реквизитов.

    В случае приобретения организацией авиабилетов бизнес-класса стоимость билета может быть учтена полностью, т.к в гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ не содержит ограничений в размере возмещения сумм оплаты проезда сотрудника организации к месту командирования и обратно.

    Руководители  фирм при командировках зачастую на вокзалах и в аэропортах пользуются услугами залов для официальных лиц, т.е VIP-залов. Минфин России допускает возможность их учета в качестве налогооблагаемых расходов.⁴¹

    Также расходами для целей налогообложения  прибыли, согласнопп.25 п.1 ст.264 НК РФ, могут признаваться почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимальной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (SWIFT, Интернет и аналогичные затраты). Но для их признания необходимо иметь:

1. утвержденный руководителем организации перечень должностных работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
2. договор с оператором на оказание услуг связи, который заключен с организацией-налогоплательщиком;
3. детализированные счета оператора связи.

    При этом форма такого счета должна содержать  детализацию общей суммы платежа  за предоставленные оператором сотовой  связи услуги в размере отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абоненскому номеру, в том числе:

1. номера телефонов всех абонентов;
2. даты и время переговоров;
3. тарификацию услуги.

    Перечень  абонентов, с которыми велись переговоры по служебному телефону, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организации-налогоплательщика.

    К косвенным доказательствам производственного  характера расходов можно отнести  письменное распоряжение (служебное задание) сделать звонки, а также отчет сотрудника-исполнителя об их результатах в письменной форме. Причем оба документа составляются в произвольной форме, но с указанием всех реквизитов, предусмотренных для первичных документов.