Организация бухгалтерского и налогового учета при направлении работника в служебную командировку за пределы РФ

- установлена доплата разницы между суммой оклада и суммой среднего заработка;

- введен отличающийся от определенного трудовым законодательством порядок расчета среднего заработка;

-  сохраняется оплата труда по окладу и др.

    В случае болезни командированному работнику  в общем порядке выплачивается  пособие по временной нетрудоспособности. Временная нетрудоспособность сотрудника должна быть документально подтверждена, т.е. работник должен предоставить листок нетрудоспособности установленного образца. Данный листок нетрудоспособности, работник , прибывший из загранкомандировки, может получить в российском медицинском учреждении на основании документа, подтверждающего временную нетрудоспособность в период пребывания работника за границей.

    Заработную  плату командированному работнику  выплачивает его работодатель. При  этом он должен соблюдать требования ст. 136 ТК РФ, в том числе о выплате заработной платы не реже чем один раз в полмесяца. Работодатель за свой счет обязан организовать ее выдачу командированному работнику, например почтовым переводом, на банковскую карточку или иным способом.²³ В случае пересылки работнику, находящемуся в служебной командировке, по его просьбе заработной платы расходы по её пересылке несет работодатель.

    Таким образом, при направлении работника  в служебную командировку организация обязана, кроме всего прочего обеспечить работника иностранной валютой. Право использования иностранной валюты для расчетов с работниками, направленными в зарубежную командировку за пределы Российской Федерации, установлено в пп 9 п 1 ст 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» 

    1.3.Документальное оформление командировки.

    Направление работника организации в командировку производится руководителем организации.

    Постановлением  Госкомстата России от 5 января 2004г. № 1 утверждены унифицированные формы  первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, среди которых  предусмотрены формы, применяемые при направлении работника в командировку.

    Форма №  Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку»  и № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку». применяются для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия), командируемого, а также цель, время и место командировки.²⁴

    Направление работника в командировку за пределы  территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения (Форма № Т-10).²⁵ Кроме, случаев командирования в государства – участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. В этом случае даты пересечения государственной границы определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории Российской Федерации.

    Форма Т-10а «Служебное задание  для направления  в командировку и  отчет о его  выполнении». Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

    Служебное задание подписывается руководителем  структурного подразделения, в котором  работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или  уполномоченным на это лицом и  передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или форма № Т-9а). Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) (либо без него в случаях предусмотренных законом) и авансовым отчетом (форма № АО-1).²⁶

    Работник  по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течении 3 рабочих дней: авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме. Если эти документы составлены на иностранных языках, то необходим построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык.²⁷

    При составлении авансового отчета работник заполняет только графы 1-6оборотной  стороны формы № АО-1. графы 7,8 и 9 заполняет бухгалтер, проверяя отчет и приложенные к нему документы, при этом он проставляет суммы, которые будут приняты к учету, а также номера счетов, в дебет которых следует отнести понесенные расходы в зависимости от цели командировки, указанной в служебном задании. Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации, и его снова передают в бухгалтерию, где отчет служит основанием для списания суммы, выданной командированному работнику. Если выданной суммы оказалось недостаточно, работнику возмещают из кассы сумму перерасхода, а неизрасходованная подотчетная сумма должна быть возвращена в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру. Причем это также должно быть сделано в трехдневный срок после возвращения из командировки.²⁸  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2. Организация бухгалтерского учета при направлении работников в служебные командировки за пределы Российской Федерации

    Расчеты с подотчётными лицами регламентированы п.11 Порядка веления кассовых операций в Российской Федерации, в соответствии с которым выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

    Выдача  наличных денег командированному работнику  отражается:

    Кредит  счета 50 «Касса»,

    Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    Если  работник направлен в командировку для покупки основного средства, то затраты по этой командировке включается в его первоначальную стоимость, как это следует из п.8 ПБУ 6/01 «Учет  основных средств». Проводка:

    Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы»,

    Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    (Отражена  сумма командировочных  в составе расходов, связанных с приобретением  основных средств)

    Дебет 01 «Основные средства»,

    Кредит 08 «Вложения во внеоборотные активы».

    (Принято  на учет основное средство в сумме фактических затрат организации на его приобретение)

    Если  целью командировки было приобретение материалов или товаров, на основании  п.6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» командировочные расходы  включаются в их себестоимость:

    Дебет 10 «Материалы»,

    Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    (Включена  сумма командировочных  расходов в себестоимость  приобретенных материалов)

    Или

    Дебет 41 «Товары»

    Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    (сумма  командировочных  расходов включена в себестоимость приобретенных товаров)

    При направлении работника в командировку для решения производственных или  коммерческих задач расходы на командировку будут расходами по обычным видам  деятельности.²⁹ В бухгалтерском учете такие расходы отражаются в корреспонденции со счетами учета затрат:

    Дебет 20 «Основное производство» (26,44),

    Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    (Сумма  командировочных  расходов отнесена  на общепроизводственные (общехозяйственные,  коммерческие) расходы)

    Если  работник не представит в срок документы, подтверждающие целевое использование выданного ему аванса на командировочные расходы, в бухгалтерском учете это отражается проводкой:

    Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

    Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    (Отражена  сумма, по которой  не представлен  вовремя отчет)

    По  решению руководителя организации  эту сумму можно:

1. удержать из заработной платы не позднее одного месяца с того дня, когда выданную сумму было положено вернуть в соответствии со ст. 137 ТК РФ, при условии что работник не оспаривает оснований и размер удержания;
2. включить в доход работника.

    При удержании из заработной платы необходимо руководствоваться ст.138 ТК РФ, т.е размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику. Проводка:

    Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

    Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

    (Подотчетная сумма удержана из заработной платы работника)

    Если  невозвращенную подотчетную сумму  удержать невозможно, то делается проводка:

    Дебет 73 «Расчеты по возмещению материального  ущерба»,

    Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

    (Отражена  невозвращенная подотчетная сумма)

    Если  работник не может документально  подтвердить какую-либо сумму, израсходованную  им в командировке, по решению руководителя данная сумма может быть возмещена  работнику.  Таблица 2.1

                                                                                                        Таблица 2.1