Организации учета кассовых операций на предприятии

 Выполнение кассовых операций производится кассиром.

Кассир в соответствии с действующим законодательством  о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

По авансам, полученным для  оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

Размер сумм наличных денег  в кассе предприятия ограничен  лимитом, устанавливаемым кредитным  учреждением по согласованию с предприятием. Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течении трех дней, включая день получения денег в кредитном учреждении.

 

1.6. Синтетический  и аналитический учет кассовых  операций

 

         Для учета наличия и движения  денежных средств в кассе предприятия используется    активный счет 50 ”Касса”. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег    в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту -суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере №1.

 

Ведомость №1

за _________ 200_г

         ^месяц

 

по дебету счета 50 «Касса»  в кредит счетов.

 

Сальдо на начало месяца по Главной книге ________  руб.

          Сумма (руб.)

 

Дата	Номера корреспондирующих  счетов					Итого
	51	62	76	71	и т.д.
01-05 февраль	…	…	…	…	…	…
09-12 февраль	…	…	…	…	…	…
…	…	…	…	…	…	…
Итого	…	…	…	…	…	…

 

Сальдо на конец месяца _______ руб.

 

Рис.1 - Схема Ведомости №1

Журнал – ордер №1

за _________ 200_ г

                ^месяц

по кредиту №50 «Касса»  в дебет счетов:

Сумма ( руб.)

Дата	Номера корреспондирующих  счетов					Итого
	51	70	71	76/2	и т.д.
01-05 февраль	…	…	…	…	…	…
09-12 февраль	…	…	…	…	…	…
Итого	…	…	…	…	…	…

 

Все счета указаны в  проводках по дебету, счет 50 отражен  по кредиту.

 

Рис.2 - Схема Журнала-ордера №1

 

Обороты по дебету    этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются  ведомостью №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. [20,с.216] 

При отражении поступления  денежных средств в кассу организации  делаются следующие бухгалтерские  записи:

Дт  50 «Касса»

Кт  51 «Расчетные счета», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

Выдача денег оформляется  одной из следующих проводок:

Дт  60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»  и др.

Кт  50 «Касса».

По окончании месяца путем  сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится  сальдо наличных денег на конец месяца. Его сверяют с остатком в кассовой книге. К счету  «Касса» могут быть открыты субсчета: «Касса организации», «Операционная касса», «Денежные документы» и др. [18,с.198] 

В сроки, определенные руководством организации, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Результаты такой инвентаризации оформляют актом, который затем утверждается руководителем. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации. На счетах это отражается следующей записью:

Дт 50 «Касса»

Кт  91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Недостача денежных средств  в кассе подлежит взысканию с  материально – ответственного лица (кассира), что и отражается бухгалтерской записью:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кт 50 «Касса».

И одновременно относятся  на виновника недостачи:

Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае если во взыскании  с виновных лиц отказано судом  или они не найдены, убытки списываются  на расходы организации:

Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу  организации, расходуются строго по целевому назначению (цели, на которые  получены деньги, указываются на оборотной  стороне чека). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка. Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером. [18,с.145] 

Иногда в предпринимательской  деятельности организации возникает  разрыв во времени между зачислением  денег на расчетный счет в учреждении банка и списанием их из кассы (инкассация, сдача денег в кассы почтовых отделений для зачисления на счета организации и т.д.). Для этих целей используется счет 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет сумм по этому счету являются квитанции учреждений банков и почтовых отделений, вторые экземпляры препроводительной ведомости к сумке с денежной выручкой и пр. На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются следующим образом:

Дт 57 «Переводы в пути»

Кт 50 «Касса» - сделан денежный перевод.

 После возврата второго  экземпляра препроводительной ведомости  после проверки в кассе банка:

Дт 51 «Расчетные счета»

Кт 57 «Переводы в пути» - зачислены деньги на счет в банке.

В кассе организации могут  храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т.д. Денежные документы учитывают по фактической стоимости их приобретения. Поступление и выдача ценных бумаг производится по приходным и расходным ордерам, после чего кассир составляет отчет по их движению.

Синтетический учет этих ценностей  ведется на субсчете «Денежные документы» к счету 50 «Касса». Аналитический  учет денежных документов ведут по их видам. По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов. Оплаченные наличными деньгами путевки в санатории, пансионаты и др. отражаются бухгалтерской записью:

Дт 50 «Касса», субсчет «Денежные документы»

Кт 50 «Касса», субсчет «Касса организации» или 51 «Расчетные счета».

При выдаче путевок работникам бесплатно или с частичной оплатой делают запись:

Дт 50 «Касса» - на сумму частичного платежа, сделанного работником,

Дт 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»,

      91 «Прочие  доходы и расходы» - на суммы  оплаченные за счет средств  социального страховании или  организации ( в соответствии  с условиями коллективного договора)

Кт 50 «Касса», субсчет «Денежные документы». [23,с.175] 

Документы строгой отчетности (бланки строгой отчетности, трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и пр.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». При выдаче бланков строгой отчетности под отчет материально-ответственным лицам делаются записи по дебету этого счета, а при получении отчета материально-ответственного лица – по кредиту этого счета. Аналитический учет по счету 006 «Бланки строгой отчетности» ведется по видам документов и местам хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4. Рекомендации  по совершенствованию работы  кассы ___________________

 

Детальное изучение состояния  учета кассовых операций в __________________ показало, что в целом бухгалтерский учет кассовых операций построен достаточно оптимально и позволяет проследить и на основании документов проверить состояние бухгалтерского учета, правильность оформления документов, обеспеченность предприятия денежными средствами. Как уже отмечалось выше, бухгалтерский учет на предприятии частично автоматизирован. На Хлебокомбинате не используются специализированные  бухгалтерские программы. Обработка данных учета осуществляется при помощи Excel, Бизнес-Пак и Налогоплательщика, что затрудняет обработку данных и контроль, нет взаимоувязки данных. Руководству Хлебокомбината необходимо обратить внимание на обеспеченность предприятия специализированными бухгалтерскими программами.

Особое внимание необходимо обратить на проведение инвентаризации денежных средств в ______________________________. На данном предприятии инвентаризация проводится несвоевременно и зачастую формально, т.е. кассир в одном лице составляет акт проведения инвентаризации, а затем отдает на подпись членам комиссии. Данное нарушение является существенным, поэтому руководству необходимо обратить внимание на порядок проведения инвентаризации, обязать главного бухгалтера разработать программу проведения инвентаризации и довести ее до ответственных лиц. Для чего необходимо обратить внимание на следующие вопросы:

- инвентаризация денежных  средств и денежных документов  проводится в сроки, определенные руководством организации, но не реже установленного нормативными документами (не реже одного раза в месяц);

- руководителем назначается  инвентаризационная комиссия, постоянно  действующая или рабочая, назначенная  приказом по предприятию, в  состав которой входят не менее трех человек. Из них назначается председатель инвентаризационной комиссии.

-  члены комиссии в  присутствии кассира проверяют  наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, чековые книжки и бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег;

- кассир составляет отчет,  представитель комиссии проверяет  его и определяет остаток на  конец. 

- комиссия оформляет акт  инвентаризации, в котором указывается  фактическое наличие денежных средств (сколько должно быт по данным бухгалтерского учета).

- в случае выявления  недостачи или излишков, кассир  должен дать письменное объяснение;

- по окончанию работы  руководитель утверждает акт  инвентаризации, а бухгалтер проставляет  в нем проводку.   

Кроме того, в ходе анализа  были выявлены следующие недостатки:

-несвоевременно  ведется книга регистрации приходных  и расходных кассовых документов;

-  в приходных и расходных кассовых ордерах не всегда проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера;

-    не соблюдается  правило сквозной нумерации   с начала года;

• иногда неправильно указывается корреспондирующий счет;
• после совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено»;
• в некоторых документах отсутствуют подписи получателей денежных средств.

Для устранения данных недостатков  необходимо повысить контроль со стороны  главного бухгалтера за полнотой и  правильностью заполнения кассовых документов, своевременностью регистрации и обработки кассовых документов. Целесообразно разработать Программу внутрихозяйственного контроля за сохранностью и использованием денежных средств на предприятии. Примерная программа представлена в Приложении 21. Необходимо обязать кассира тщательно изучить нормативные документы, регламентирующие проведение кассовых операций на предприятии, повысить контроль за соблюдением кассовой дисциплины.