Организации учета кассовых операций на предприятии

Вопросы финансового контроля, так или иначе, затрагивают отдельные не взаимосвязанные друг с другом нормативные правовые акты. В настоящее время некоторые вопросы ГФК в той или иной степени освещены в соответствующих статьях Налогового, Бюджетного, Таможенного кодексов, валютного и страхового законодательства, законодательства о налоговых органах, а также ряда других нормативно-правовых актов.

Таким образом, российское законодательство предоставляет возможность реального развития контроля, оценки и учета денежных средств предприятий и организаций.

 

2. Порядок приема и выдачи наличных денежных средств

Рассмотрим порядок приема и выдачи наличных денежных средств в кассе предприятия. Поступление наличных денег в кассу может включать:

1.Получение выручки наличными: 

-за реализацию продукции,  выполнение работ, оказание услуг;

2.Расчеты наличными в  кассу:

-возврат выданных авансов;

-поступления по ранее  предъявленным претензиям;

3. Займы наличными:

-кредиты банков для  работников;

-краткосрочные и долгосрочные  займы. [17,с.126] 

 Оформляются операции  по внесению в кассу наличных денег следующим образом:

1. Лицо, вносящее наличные, представляет сопроводительные документы, а также доверенность (если это необходимо ) для совершения данной операции в бухгалтерию организации.
2. Главный бухгалтер составляет приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, подписывает оба документа, проверяя правильность их заполнения, ставит на квитанции печать предприятия, регистрирует ордер в журнале регистрации.
3. Главный бухгалтер передает приходный кассовый ордер и сопроводительные документы кассиру
4. Кассир проверяет соответствие сумм наличных средств по сопроводительным документам, приходному ордеру, квитанции к нему и пересчитывает переданные лицом, вносящим средства в кассу наличные. При совпадении всех сумм кассир подписывает приходный ордер, квитанцию к нему и выдает квитанцию на руки лицу вносящему наличные.
5. Кассир приходует наличные, регистрирует операцию в кассовой книге, гасит приходный кассовый ордер и приложенные к нему документы штампом или надписью "получено"
6. Главный бухгалтер отмечает погашенный приходный кассовый ордер в журнале регистрации.

 Рассмотрим теперь второй тип кассовых операций – операции по расходу наличных средств из кассы. К ним относятся следующие операции:

1. Выдача заработной платы

2. Сдача выручки на  расчетный счет в банке.

3. Выдача сумм наличными:

     -под отчет  и т. д. [18,с.154] 

 Оформляются операции  по расходу наличных денег следующим образом:

1. Главный бухгалтер составляет и проверяет расходный кассовый ордер, который подписывается руководителем и главным бухгалтером, и регистрирует его в журнале регистрации.
2. Кассир принимает расходный кассовый ордер к исполнению, выдает наличные, требуя при этом от стороннего физического лица обязательного предъявления документа удостоверяющего его личность.
3. Кассир гасит приходный кассовый ордер, регистрирует совершенную операцию в кассовой книге.
4. Главный бухгалтер отмечает расходный кассовый ордер в журнале регистрации как погашенный.                      

      Выдачу  денег кассир производит только  лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия , имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности.” Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.  Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным ( расчетно-платежным ) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном ) листе платежной ( расчетно-платежной ) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда ( при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся , как правило, по расходным кассовым ордерам. [18,с.166] 

 По истечению сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

 а) в платежной ( расчетно-платежной ) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: ”Депонировано”;

 б) составить реестр  депонированных сумм;

 в) в конце  платежной  ( расчетно-платежной ) ведомости сделать надпись о фактически  выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной  ведомости и скрепить подпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом то на ведомости дополнительно делается надпись: “Деньги по ведомости выдавал (подпись ) “. Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу  фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: “Расходный кассовый ордер № _____”.

 Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ( расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

 Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. [21,с.34] 

 Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами шариковой ручкой или выписаны на машине ( пишущей, вычислительной). Подчистки , помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача  приходных и  расходных кассовых ордеров или  заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.  Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производится только в день их составления.  При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:   

а) наличие и подлинность  на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи ( подписи ) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных  в документах приложений .

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и  расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег  подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или подписью “Оплачено” с указанием даты ( числа, месяца, года ).

Типичные ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров:

-не указывается название  организации;

-не проставляются или  исправляются номера кассовых  ордеров, не соблюдается правило  сквозной нумерации с начала  года;

-неправильно указывается  или не указывается дата;

-не проставляется или  неправильно указывается корреспондирующий счет;

-после совершения операции  на ордере не проставляются  отметки «погашено» или «оплачено»;

-отсутствуют необходимые  подписи и печати;

- отсутствуют подписи получателей денежных средств.

 Все поступления и  выдача наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество  листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. [23,с.66] 

 Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления в кассовой книге делаются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм так , чтобы было можно прочитать зачеркнутое, надписывается над зачеркнутым исправленная сумма, внизу (на свободном месте) делается оговорка «исправлено на сумму______» (сумма указывается прописью и заверяется подписями кассира, а также главного бухгалтера). [14,с.76] 

Записи в кассовую книгу  производятся кассиром сразу же после  получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу . Ежедневно в конце рабочего дня , кассир подсчитывает итоги операций за день , выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

 Типичные ошибки при заполнении кассовой книги:

-не проставляется или  неправильно указывается корреспондирующий счет;

-не всегда проставляется  сумма остатка денег на начало  дня;

-ошибки при подсчете  итоговых сумм и остатка;

-иногда записи ведутся  помесячно, вместо того, чтобы  вести их ежедневно или раз в три-пять дней.

 

 

 

 

 

1.3. Основные документы  по учету кассовых операций

 

Учет кассовых операций осуществляется с помощью  унифицированных форм, предназначенных для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц):

"КО-1 "Приходный кассовый ордер",

"КО-2 "Расходный кассовый  ордер",

"КО-3 "Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов", 
"КО-4 "Кассовая книга",

"КО-5 "Книга учета  принятых и выданных кассиром  денежных средств". [14,с.98] 

Приходный кассовый ордер (форма КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная с учетом требований пунктов 13 и 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указывается: 
по строке "Основание" - содержание хозяйственной операции; 
по строке "В том числе" - сумма НДС (записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)"; по строке "Приложение" - перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления; 
в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства. 
Кассир, получив из бухгалтерии приходный ордер или заменяющий его документ, обязан проверить его, руководствуясь предписаниями пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации. 
Поступление в кассу наличных денег сопровождается выдачей квитанции приходного кассового ордера. В случае, когда деньги в кассу поступают за проданный товар, выполненную работу или оказанную услугу, организации и индивидуальные предприниматели, для которых федеральным законом предписано применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении наличных расчетов и (или) с использованием платежных карт, обязаны выдать покупателю (клиенту) кассовый чек, отпечатанный на ККТ (абзацы 1 и 4 статьи 5 Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".[14,с.68]