Организации учета кассовых операций на предприятии

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер оформляется с учетом требований пунктов 14 - 16, абзаца 4 пункта 17, пункта 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). 
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и другом) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна. В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. Кассир при получении из бухгалтерии расходного ордера или заменяющего его документа, обязан руководствоваться предписанием пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

По общему правилу, регистрация  в журнале Формы КО-3 приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов (платежных  или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и  иное) производится бухгалтерией до передачи их в кассу. 
Регистрация расходного кассового ордера или заменяющего его документа по общему правилу производится до передачи его в кассу. И лишь "расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируется после их выдачи" (смотрите пункт 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Кассовая книга КО-4 применяется  для учета поступлений и выдач  наличных денег организации в  кассе. Кассовая книга должна быть оформлена с учетом требований пункта 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации. Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня". Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. О порядке ведения кассовой книги, также - смотрите пункты 24 и 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации. Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер организации. [14,с.114] 

Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. 
В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года № 34н "Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" - для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны производить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, и определяется их состояние. [8,с.26] 

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового  ордера, основанием для выдачи денег  может являться и расчетная ведомость. Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации. При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать:

расчетно-платежную;

расчетную;

платежную.

Постановлением Госкомстата  Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 "Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате" утверждены типовые формы: 
-  для расчетно-платежной ведомости форма Т-49,

-  для расчетной ведомости форма Т-51,

-  для платежной ведомости форма Т-53.

По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер. Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале (форма Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет.

 

1.4. Инвентаризация  кассы

 

       Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией в присутствии кассира. При этом проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности. Результаты инвентаризации оформляются актом.

        При  составлении программы проверки  следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации, выявить наиболее уязвимые участки, спланировать состав основных контрольных процедур, определить особенности ведения учета в организации.[23,с.246] 

      Одновременно  с инвентаризацией проводится  проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой, необходимо выяснить:

-        обеспечена  ли сохранность денег при доставке  из банка;

-       имеется  ли для хранения денег и  других ценностей в кассе сейф  или несгораемый шкаф;

•    застрахована ли касса организации;
•    соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа;

-       соблюдается  ли установленный лимит хранения  денежной наличности по отдельным датам.   

Для проведения ревизии кассы  приказом руководителя предприятия  назначается комиссия. Ревизии кассы субъектов хозяйствования негосударственных форм собственности, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, не реже одного раза в квартал производятся их ревизионными комиссиями или привлеченными аудиторами (аудиторскими организациями). Во время ревизии производится полный полистный пересчет денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. По результатам проверки кассы комиссией составляется акт. [23,с.263] 

При обнаружении ревизией недостач или излишков денежных средств  или ценностей в кассе в  акте указывается сумма недостачи  или излишка и обстоятельства их возникновения.

При автоматизированном ведении  кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Вышестоящие организации (в  случае их наличия) при осуществлении  документальных ревизий на всех подведомственных предприятиях должны производить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание уделяется обеспечению сохранности денег и ценностей в кассе.

В акционерных, кооперативных, общественных и иных подобных предприятиях, такие ревизии проводятся их ревизионными комиссиями, предприятиями-учредителями или привлеченными аудиторскими организациями.

Банки, осуществляющие расчетно-кассовое обслуживание предприятий, контролируют соблюдение предприятиями требований действующих правил ведения кассовых операций и не реже одного раза в год проверяют состояние кассовой дисциплины. Проверки соблюдения Правил ведения кассовых операций могут осуществлять также налоговые и другие государственные контролирующие органы, в соответствии с возложенными на них обязанностями и действующим законодательством.

  Расписки на выданные  суммы наличными, не оформленные  расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15).

     На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход бюджета (на госпредприятиях) или перечисляются в доход предприятия. [19,с.345] 

   В случае выявления недостач  их суммы подлежат взысканию  с материально ответственного лица (кассира).

Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений, обязательны к выполнению всеми предприятиями. При этом ответственность за соблюдение Правил ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров.

 

 

 

1.5. Кассовая дисциплина, лимит кассы, работа кассира

 

Учет денежных средств  имеет значение в укреплении платежной  дисциплины и в эффективном использовании финансовых ресурсов предприятия. Поэтому очень важен контроль за соблюдением кассовой дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств, обеспечением сохранности денежных документов, находящихся в кассе предприятия. [19,с.234] 

  Предприятия, независимо  от организационно-правовых форм  при осуществлении операций с  денежной наличностью должны  руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. №40.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операции по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины; выявления возможностей более рационального использования денежных средств. Во всех операциях по кассе задействованы следующие участники:

1. Лицо вносящее или получающее на руки наличные деньги.
2. Руководитель организации, который несет ответственность за деятельность организации перед ее коллективом, законом. Визирует бухгалтерские документы.
3. Главный бухгалтер, разрабатывающий финансовую стратегию и тактику хозяйственных операций, оформляющий и проверяющий документы, визирующий их.
4. Кассир, оформляющий кассовые документы, регистрирующий их, приходующий и выдающий наличные средства.

 Ответственность за  соблюдение порядка ведения кассовых  операций   возлагается на руководителя  организации, главного бухгалтера  и кассира. 

Для приема, хранения и расходования наличных денег предприятия имеет  кассу. Порядок ведения кассовых операций регламентируется Положением «О правилах наличного денежного обращения на территории Р.Ф.», а так же Порядком ведения кассовых операций в Р.Ф.

Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств  и ценностей помещение кассы  должно отвечать следующим требованиям: [20,c.187]

- быть изолированным от  других служебных и подсобных  помещений;

- располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;

- иметь капитальные стены,  прочные перекрытия пола и  потолка, надежные внутренние  стены и перегородки;

- закрываться на две  двери: внешнюю, открывающуюся  наружу и внутреннюю, изготовленную  в виде стальной решетки открывающейся  в сторону внутреннего расположения  кассы;

- оборудоваться специальным  окошком для выдачи денег;

- иметь сейф (металлический  шкаф) для хранения денег и  ценностей, в обязательном порядке,  прочно прикрепленным к строительным  конструкциям пола.

 Все наличные деньги  и ценные бумаги на предприятиях  хранятся, как 

правило, в несгораемых  металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира, которому запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей хранятся в опечатанных кассиром шкатулках, хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.[20,c.189]