Облік та аудит грошових коштів

      На  практиці допустимим є ситуація, коли підзвітна особа витрати на господарські потреби або на закупівлю сільгосппродукції  проводить за рахунок власних коштів, після чого підприємство відшкодовує такому працівнику витрачені їм суми. В цьому випадку підзвітна особа всі дії виконувані їм при витрачанні коштів на ці цілі повинна здійснювати від імені і за рахунок підприємства.

      Видавати готівку під звіт з каси можна за умови повного звіту конкретної підзвітної особи по раніше виданих під звіт сумах.

      Видача  готівки під звіт оформляється видатковим касовим ордером. 
Підзвітна особа зобов'язана відзвітувати по виданих йому сумах.

      Звітування проходить в наступному порядку:

      - скаладається Звіт про використання  засобів, наданих на відрядження  або під звіт (далі – Звіт) формою, затвердженій наказом. № 440;

      - касир оформляє прибутковий ордер  (при поверненні невикористаних  грошових коштів підзвітною особою) або витратний ордер (при перевитраті грошових коштів підзвітною особою).

      Порядок заповнення Звіту наступний.

      Основні реквізити Звіту на лицьовій і  оборотній стороні заповнює підзвітна  особа (дата складання, призначення  авансу, розмір отриманих і витрачених сум готівки, перелік підтверджуючих документів). Решта граф Звіту, такі як:

      - «Звіт перевірений»;

      - «Залишок внесений (перевитрата  видана) в сумі по касовому ордеру»;

      - бухгалтерські проводки;

      - розрахунок штрафу і суми утриманого  податку за несвоєчасно повернені витрачені засоби на відрядження або під звіт (заповнюється у разі порушення обличчям термінів представлення Звіту, що відряджається (підзвітним) і повернення підзвітних сум) - заповнює особа, що надала грошові кошти в підзвітну суму (бухгалтер),а графи – «Доцільність проведених витрат підтверджую», «Звіт затверджений», підписує керівник підприємства. 
Відривну частину Звіту - Розписку заповнює і підписує працівник підприємства, якому підзвітна особа здає Звіт. Вона видається особі, що відряджається (підзвітному), на підтвердження факту уявлення таким обличчям Звіту. По суті, Розписка, також як і квитанція прибуткового касового ордера є для підзвітної особи документом, підтверджуючим виконання певних зобов'язань (своєчасність звіту і повернення залишку підзвітних сум).

      Видача  готівки під звіт на відрядження. Підприємство, направляючи працівника у відрядження, зобов'язано забезпечити  його грошовими коштами (авансом) в  розмірах, в межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добові.

      Працівник у відрядження прямує на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства. Відрядження працівника оформляється посвідченням про відрядження, в  якому указується пункт призначення, назва підприємства на яке відряджається  працівник. Термін і ціль відрядження.

      Для того, щоб видати грошові кошти  з каси підприємства, бухгалтеру необхідно  розрахувати суму авансу виходячи з  норм добових витрат, вартості проїзду  і найма житла.

      Порядок розрахунку авансу, необхідного для  видачі працівнику залежить від того, куди він відряджається: по території України або за межу. Як правило, аванс видається в цілих гривнях без копійок. Розраховується аванс з урахуванням добових витрат, вартості проїзду в пункт призначення і назад, витрат на мешкання і якщо працівник у відрядженні доповів провести витрати на господарські потреби, то з урахуванням таких передбачуваних витрат.

      Видача  авансу на відрядження обов'язкова. Після повернення з відрядження  працівник, що відряджається, зобов'язаний відзвітувати протягом трьох робочих днів банку наступних за днем завершення відрядження - надати Звіт про використання засобів, наданих на відрядження або під звіт формою, затвердженій наказом. № 440 і здати невитрачену готівку.

      Разом із Звітом підзвітна особа представляє командировочне посвідчення (з відмітками про прибуття і вибуття в пункти призначення), документи про найм житлового приміщення і проїзд, інші документи, підтверджуючі витрати на відрядження. Після повернення із закордонного відрядження, до звіту додається також ксерокопія відміток в загранпаспорті, завірена відділом кадрів або керівником підприємства.

      За  наявності надмірно витрачених грошових коштів їх сума повертається працівником  в касу або зараховується на банківський  рахунок особи, яка їх надала, до або у момент представлення вказаного Звіту.

      Відповідальність  за порушення термінів повернення надмірно витраченої готівки. 
Відповідальність платників податків за невчасне повернення надмірно витрачених грошових коштів в касу підприємства передбачена Законом про податок з доходів .Так, відповідно до п.п. 4.2.15 п. 4.2 ст. 4 вказаного закону в загальний місячний податковооблагаємий дохід включається сума надмірно витрачених коштів, отриманих платником податків на відрядження і підзвіт, і не повернених у встановлені законодавством терміни.

      Розмір  цієї суми розраховується відповідно до вимог п. 9.10 ст. 9 Закону про податок  з доходів. Окрім цього, за таке порушення  платник податків повинен сплатити штраф, встановлений п.п. 9.10.3 Закону про  податок з доходів у розмірі 15 % від суми таких надмірно витрачених грошових коштів. 

      2.2. Організація безготівкових  розрахунків на  підприємствах України 
 
На поточних рахунках, які відкриваються банками суб'єктам господарювання в національній валюті, здійснюються всі види розрахунково-касових операцій згідно умов договору і вимог законодавства України.

      Поточний  рахунок в іноземній валюті відкривається  суб'єкту господарювання для зберігання грошових коштів і проведення розрахунків  в межах чинного законодавства  України в безготівковій і наявній іноземній валюті для здійснення поточних операцій, визначених законодавством України, і для зарахування, використання і погашення кредитів (позик, фінансової допомоги) в іноземній валюті.

      До  поточних торгових операцій в іноземній  валюті відносяться наступні розрахунки: 
- між юридичними особами- резидентами і юридичними особами - нерезидентами при здійсненні зовнішньоекономічної діяльності по торгових операціях;

      - між юридичними особами- резидентами  на території України, за умови  наявності індивідуальної ліцензії Національного банку України; 
- між юридичними особами - нерезидентами і юридичними особами - резидентами через юридичних осіб - резидентів посередників згідно договорів (контрактів, угод), укладених відповідно до чинного законодавства України;

      - інші розрахунки, здійснюються згідно  чинного законодавства України. 
-операції на міжбанківському валютному ринку України; 
- оплата товарів (робіт, послуг) з використанням чеків і пластикових карток. 
Поточними неторговими операціями є такі розрахунки:

      - виплата іноземної валюти в  наявній формі і за допомогою  застосування платіжних документів  по витратам на відрядження;

      - здійснення обмінних операцій  з іноземною валютою і за  допомогою платіжних документів в іноземній валюті;

      - виплата іноземної валюти по чеках і пластикових картках фізичним особам (резидентам і нерезидентам);

      - покупка платіжних документів  в іноземній валюті фізичними  особами (резидентами і нерезидентами);

      -виплата авторських гонорарів і платежів за використання авторських прав; 
- перерахування коштів на проведення міжнародних виставок, конгресів, симпозіумів, конференцій і інших міжнародних зустрічей;

      - оплата праці нерезидентів, які  згідно з укладеною трудовою  угодою (контрактами) працюють в Україні;

      - перерахування засобів в іноземній валюті за навчання, лікування, патентування, сплату митних платежів, членських внесків;

      - платежі з відшкодування витрат  судових, арбітражних, нотаріальних, правоохоронних органів;

      - виплата іноземної валюти в  наявній формі по перекладу  з-за кордону (пенсії, аліменти, оплата праці, спадок, допомога родичів і т.п.);

      - переказ за межі України коштів  в іноземній валюті (пенсії, аліменти, оплата праці, спадок, допомога родичам і т.п.);

      - інші виплати і переклади в  іноземній валюті, які не суперечать  чинному законодавству України.

      Як  визначено п. 5 Інструкції № 492, поточні рахунки в іноземній валюті можуть відкриватися наступним суб'єктам:

      фізичним  особам підприємствам і їх відособленим підрозділам. 
Порядок відкриття рахунків в іноземній валюті аналогічний порядку відкриття відповідних рахунків в національній валюті як для підприємств, так і для фізичних осіб. Перелік документів, необхідних для відкриття рахунку наведено у додатку А.

      Документи на відкриття поточних рахунків підприємств  подають в банк виключно тих осіб, які маю право першого і другого підпису. 
Особи, що мають право першого і другого підпису, окрім представлення перерахованих вище документів, зобов'язані пред'явити уповноваженому працівнику банку наступні документи:

      -паспорт або документ його замінюючий;

      - документ, виданий податковим органом,  що свідчить про привласнення  фізичній особі ідентифікаційного номера платника податків;

      - документи, підтверджуючі їх повноваження.

      Слід  зазначити, що банк має право затребувати  і інші документи і відомості, необхідні для з'ясування суті діяльності суб'єкта, його фінансового положення, а також особи його представників. У разі непред`явлення таких документів (відомостей) рахунок суб'єкту не відкривається. 
Якщо поточний рахунок в іноземній валюті відкривається в тому ж банку, в якому відкритий поточний рахунок в національній валюті, то надання пакету документів і проведення процедури ідентифікації не обов'язкове. 
В даному випадку від підприємства потрібна подача в банк заяви про відкриття рахунку і картки із зразками підписів і печатки. 
З перерахованих документів, необхідних для відкриття рахунку більшість складають копії, тому ніяких труднощів з їх уявленням виникнути не повинне. 
«Новими» документами є тільки заява про відкриття поточного рахунку, а також картка із зразками підписів і печатки, що надається юридичною особою, і картка із зразками підписів, що надається фізичними особами – підприємцями. 
Відносно заяви відзначимо, що вона має дві форми – для юридичних осіб і для приватних підприємців. Форма заяви про відкриття поточного рахунку для юридичних осіб.Зупинимося на документальному оформленні операцій із коштами на рахунках в банку. Загальною вимогою, що пред'являється до всіх документів, що оформляються на підприємстві, є чітке дотримання правил заповнення відповідних документів. Порядок заповнення документів, які підприємству необхідно подати в банк (як при отриманні наявних засобів з їх поточних рахунків, так і при здачі готівки в касу банка), прописаний в Інструкції № 337.

      Бланки  таких «банківських документів» виготовляються відповідно до їх зразків, затвердженими НБУ, друкарським способом або з використанням комп'ютерної техніки з віддзеркаленням обов'язкових реквізитів. Виключенням в даному випадку є грошові чеки, які виготовляються тільки друкарським способом.

      Обов'язковими реквізитами «банківських документів» є:

      — дата здійснення операції;

      — вказівка платника і одержувача;

      — паспортні дані особи-одержувача (або  документа, який його замінює);

      — сума касової операції;

      — підписи платника або одержувача;

      — підписи працівників банку, уповноважених здійснювати касову операцію;

      — номер рахунку одержувача;

      — найменування банку одержувача;

      — а також інші реквізити, необхідні  для здійснення окремих операцій з готівкою. Причому додаткові  реквізити можуть бути дописані в касовому документі від руки ручкою (п. 2.3 гл. 1 розділу III Інструкції № 337).

      Слід  зазначити, що банківські документи  заповнює бухгалтер підприємства (або  уповноважена особа на здійснення таких  дій) і працівник банку. Бухгалтер  може заповнювати їх від руки ручкою або за допомогою технічних засобів. А ось працівник банку заповнює їх з приміненням технічних засобів або системи автоматизації банку (далі — САБ), при умові що клієнт (підприємство) згоден на таку дію з боку банку. 
Виправлення в банківських документах реквізитів, а саме: номери рахунків, найменування клієнта, суми, прізвища, імені, по батькові одержувача (платника) не допускаються.

      Наявна  виручка (готівка) підприємств (підприємців), у тому числі готівка, отримана з  банку, використовуються ними для забезпечення потреб, які виникають в процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами і державними цільовими фундаціями по податках і зборах (обов'язковим платежам).

      Підприємства  не повинні накопичувати наявну виручку  (готівка) в своїх касах понад встановлений ліміт каси для здійснення необхідних витрат до настання термінів цих виплат (п. 2.9 Положення 637).

      Підприємства (підприємці), що мають поточні рахунки  в установах банків, одержують  готівку з цих рахунків по грошовому чеку (з чітким формулюванням суті операції, яка буде здійснюватися) в межах наявних грошових коштів і витрачають їх на цілі, вказані в грошовому чеку і не суперечать чинному законодавству.