Облік поточних зобов'язань

     Перевірці підлягають всі первинні документи, що містять інформацію про виникнення та погашення (списання) зобов'язань.

     Суми  заборгованостей за такими розрахунками цим підприємством узгоджується перед складанням річної фінансової звітності. Залишати їх в обліку неврегульованими не допускається.

     Специфікою  процесу інвентаризації зобов'язань  є необхідність перевірки поряд з суто бухгалтерською інформацією відповідності здійснених операцій законодавчо-правовим нормам.

     Зокрема, в ході проведення інвентаризації зобов'язань  базовим підприємством встановлюється терміни їх виникнення та частину  заборгованості, за якою минув строк позовної давності.

     В ході проведення інвентаризації на базовому підприємстві оформляють виписки, що вказують на реальне існування кредиторської  заборгованості, та надсилають їх всім кредиторам підприємства за погодженням  із замовником. Підприємства-кредитори протягом 10-ти днів з дня одержання цих виписок повинні підтвердити таку заборгованість або заявити свої заперечення з цього приводу; якщо це обумовлено договором, вимагають від постачальників надати розрахунково-платіжні документи за невідфактурованими поставками (після перевірки бухгалтерією   підприємства   таких   поставок).   Невідфактурованим   поставкам приділяється особлива увага при проведенні інвентаризації у зв'язку з тим, що без документального підтвердження суми господарської операції п неможливо точно відобразити в бухгалтерському обліку; невідфактуровані поставки можуть виникнути не лише через те, що не оформлено товаросупровідних документів, але й через розкрадання ТМЦ або за інших серйозних причин. Якщо на базовому підприємстві наявні невідфактуровані поставки, обов'язково з'ясовується їх причина. Постачальниками надаються відповідні документи або заявляється про відсутність заборгованості. Якщо надання документів неможливе, постачальники повідомляють причини цього.[19]

     При інвентаризації розрахункових взаємовідносин з постачальниками і підрядниками перевіряється правильність і повнота оприбуткування майна, що надійшло, випадки переплат і недоплат, помилково занесені суми за не отримане майно або отримане від інших підприємств.

     З цією метою звертаються до договорів, порядку оплати та перевіряють фактичний стан розрахунків за виписками банків. При бартерних розрахунках базового підприємства аналізується своєчасність відвантаження товару, що передається, та отримання зустрічного за первинними документами та зіставляється з порядком, зазначеним у бартерному договорі. За імпортними (експортними) операціями обов'язково вивчається дотримання встановлених законами строків поставок та перерахування коштів.

     На  рахунках обліку розрахунків «Промагро» з постачальниками та підрядниками, іншими кредиторами залишаються виключно погоджені суми. І тільки в окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунено або вони залишились не з'ясованими, кожна сторона відображає у своєму балансі розрахунки з кредиторами в сумах, що випливають із записів у її бухгалтерському облік}7 і визнаються нею правильними. Зацікавлена сторона передає матеріали про розбіжності до суду.

     В ході проведення інвентаризації за розрахунками з оплати праці перевіряється реальність заборгованості за розрахунковими відомостями, підсумки яких порівнюються з Головною книгою. Окрім цього, виявляються суми, погашення яких не вимагалось своєчасно, і які підлягали перерахуванню на рахунок депонентів,   а  також  суми  та  причини   виникнення  переплат  (дебіторської заборгованості).[20] 

     Перед   початком     проведення     інвентаризації на цьому підприємстві складаються акти звірки  взаємної заборгованості(дод.З1).  В  разі необхідності стан   аналітичного   обліку розрахунків з кредиторами приводять у відповідність до законодавства. Комісія на підставі актів звірки встановлює тотожність розрахунків      підприємства      розрахункам      банків, бюджету, фінансових, податкових органів. Неврегульованих сум за цими розрахунками на бала підприємства бути не повинно: їх оцінюють як неправильне складання балансу.

     При    інвентаризації    заборгованостей    «Промагро»    складається акт  інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими кредиторами  та дебіторами. До акта інвентаризації розрахунків додається довідка про дебіторську і кредиторську заборгованість, за якою строк позовної давності минув .

     Результати  інвентаризації зобов'язань можуть бути наступними:

дані  інвентаризації співпадають з даними, що відображені в бухгалтерському обліку підприємства;

мають місце розбіжності між залишками  на рахунках бухгалтерського обліку поточних та довгострокових зобов'язань  з даними, що були отримані в ході проведенні інвентаризації, а саме - лишки та недостачі; виявлено зобов'язання , строк позовної давності яких минув.

     На  цьому підприємстві остаточні результати інвентаризації відображаються в протоколі  засідання інвентаризаційної комісії  та наказах (розпорядженнях) керівника  підприємства. Після проведення інвентаризації можуть бути прийняті рішення про: нарахування доходів за зобов'язаннями, суми яких були підтверджені в менших розмірах, ніж за даними обліку;

визначення  витрат у випадку, коли суми заборгованості в обліку були занижені; дисциплінарне  покарання осіб, що винні в простроченні заборгованості; висловлення недовіри бухгалтеру;

введення  внутрішньої управлінської звітності  щодо стану розрахунків за різними  видами зобов'язань тощо.[11] 
 
 
 

7.Облік  поточних зобов'язань  в умовах використання  сучасних засобів  комп'ютерної техніки 

     В умовах використання сучасних засобів  обчислювальної техніки облік поточних зобов'язань здебільшого проводиться  за допомогою спеціально зроблених  для цього програм.

     У бухгалтерських програмах інформація може вводитися трьома способама: уручну (шляхом занесення  до  програми  існуючих документів (прибуткових накладних, актів, банківських виписок тощо) або операцій (у тому числі типових). створенням документа, на базі якого автоматично формуються бухгалтерські проводки; автоматично — імпортом з інших програм із формуванням необхідних проводок.

     Комп'ютерні програми обробляють введену до них  інформацію і складають звіти. Бухгалтерові залишається лише стежити за роботою  налагодженої програми, аналізувати  нестиковки даних, виявляти й усувати  помилки, настроювати nporpaiv підправляти звіти (оскільки можливості програм не нескінченні), роздруковувати і надавати до відповідного органу. [10]

     Малі    підприємства   та   приватні    підприємці   можуть    вести   облік, використовуючи   просту   програму   —   електронні   таблиці.   На   сьогодні найпопулярнішою і найпоширенішою є електронна таблиця    Microsoft Excel, інтегрована у Microsoft Office для Windows . Робота з таблицями Microsoft Excel потребує від користувача спеціальної підготовки в області програмування. Спочатку бухгалтер вводить будь-яку інформацію (текст, числа, дати й час, формули, малюнки, діаграми, графіки), а паралельно введенню інформація обробляється використанням функцій і формул.

     На  підприємствах часто впроваджуються комп'ютерні системи бухгалтерського обліку, які в процесі свого розвитку поступово переростають у сис¬теми управління. Для створення систем управління доцільно використовувати програми “1С Бухгалтерія” і “1С-Парус”. Базове підприємство використовує саме програму 1 С(дод.К. 1).

     Головна перевага програми “1С Бухгалтерія” полягає в тому, що в ній закладено зручний спосіб роботи від документа. До кожного документа прописано не обхідні проводки, і внаслідок цього навіть працівник, не знайомий із принципом подвійного запису, може заносити інформацію до програми.   Програма “1С Бухгалтерія” формує податкові і деякі статистичні звіти. Баланс і Звіт про фінансові результати утворюються автоматично, хоча чимало в них бухгалтерові доводиться підправляти уручну. Зокрема, стежити, аби у Фінансовому звіті суб'єкта малого підприємництва в Звіті про фінансові результати чистий прибуток (збиток) рядка 190 відповідав різниці на кінець і початок звітного періоду за рядком 350 Балансу.

     Якщо  керівництво базового підприємства вимагає від бухгалтера подання різних довідок, таблиць про стан дебіторів тощо, то для цього в “1С Бухгалтерія” можна створити нові документи. Проте такі документи створюються за участі програмістів. Власне, це і є суттєвим недоліком цієї програми — змінити в ній настройки, вводити нові форми та звітність, модифікувати документи можна лише через конфігуратор, з принципом дії якого бухгалтери часто-густо не знайомі. Оновлення програми “1С Бухгалтерія” здійснюється найчастіше через дилера, який приходить в офіс підприємства.

     Таким чином, придбаючи “1С Бухгалтерія”, підприємство потрапляє у залежність від постачальника програми. Якщо потрібно налагодити програму через конфігуратор, то постачальник програми навіть по телефону не зможе надати необхідної консультації. Тому часто підприємства змушені мати у штаті програміста, який обслуговує “1С Бухгалтерія”.

     На  відміну від “1С Бухгалтерія” бухгалтерська програма “1C-Парус” призначена для користувача. За принципом роботи вона схожа на “1С Бухгалтерія”, і введення даних до програми здійснюється від документа. Але різниця полягає в тому, що всі друковані документи і звіти у “1C-Парус” видаються у вигляді електронної таблиці Excel, що дозволяє бухгалтерові легко виправляти форми і зміст існуючих звітів та створювати в програмі нові документи і звіти. Якщо бухгалтер створює новин документ, то він самостійно, без участі програміста, може прописати під цей документ необхідні проводки. Також бухгалтеру нескладно вставити у вікно нову інформативну колонку. У програмі “1C-Парус” легко зберігається конфіденційність інформації. Кожен працівник бачить лише ту частину програми, з якою він працює. Наприклад, якщо працівник вводить прибуткові накладні, то бухгалтер самостійно може так налаштувати програму, що працівник бачитиме в своєму вікні лише прибуткові накладні та журнал, пов'язанні! з ними. У “1С-Парус” закладено близько 600 типових операцій. Також в цій програмі можна створити рахунки і субрахунки, які не потрапляють до балансу. Хоча такий облік є вельми небезпечним, адже будь-який контролер може зажадати базу для роботи, де можна побачити всі таємниці підприємства.

     Недоліки  програми Парус — в її перевагах. По-перше, вільний доступ до конфігуратора  дозволяє так само легко збити  настройки. Оскільки документи формуються в таблицях Excel, то при неполадках замість необхідних цифр з'являються такі собі «знач» і «ложь», і потрібно витратити додатковий час, аби знову налаштувати програму. А по-друге, на бухгалтера лягає додаткова робота з настроювання. Недоліки обох програм (“1С Бухгалтерія” і “1С-Парус”) полягають втому, що вони не враховують особливостей посередницьких операцій — комісійних, транспортно-єкспедиторських послуг тощо. Так, підприємствам, де все побудовано на посередницьких схемах, доводиться повністю переробляти програму “1С Бухгалтерія”, оскільки спиратися на стандарт немає жодної можливості.[10]

     Чимало  бухгалтерських програм включають  підсистеми: Заробітна плата, Кадри, Склад, Торгівля, Громадське харчування тощо. У міру необхідності підприємства обирають потрібну їм підсистему, виходячи зі своїх цілей і завдань. Найпоширеніша підсистема — Заробітна плата і Кадри. Якщо на підприємстві виплачують один оклад, то для розрахунку зарплати окремих програм не потрібно. А якщо на підприємствах великий штат співробітників, яким виплачують усілякі доплати, надбавки, матеріальні допомоги, премії, понаднормові, нічні, то без підсистеми Заробітна плата не обійтися. Підсистеми “Зарплата”, “Кадри” є в “1С Бухгалтерія”, “1C-Парусі” та інших програмах.

     У програмі “1С Бухгалтерія” зарплату і кадри поєднано в одну підсистему Зарплата + Кадри. Розрахунок зарплати ведеться від табеля, який заповнюється автоматично згідно з графіком роботи, а невиходи на роботу коригуються вручну. Премії, матеріальні допомоги вводяться окремими документами. Серед недоліків цієї програми — складність виправлення помилок у минулих періодах і вузькі можливості для користувачів. Так, навіть введення змінного графіка роботи, не закладеного до програми із самого початку, потребує залучення програміста. Причому, Зарплата + Кадри не враховує багатьох нюансів розрахунку і нарахувань заробітної плати. Так, усім відомо, що розрахунок середньої заробітної плати при нарахуванні відпускних і лікарняних є дуже складним завданням. У цьому розрахунку плутаються навіть фахівці, і тим більше йому не можуть дати ради програмісти. Аби дізнатися, як розраховується середня заробітна плата потрібно знати, як вона закладена в конфігураторі, що знову-таки вимагає спеціальних знань і допомоги програміста.

     У програмі “1С-Парус” підсистеми Зарплата і Персонал розділено па окремі блоки. Це дає можливість працівникові, який веде кадри, не втручатися у тонку сферу нарахування зарплати. У Парусі бухгалтер може самостійно вводити усілякі графіки роботи, на підставі яких табель заповнюється автоматично. Також табель автоматично фіксує відсутність працівників на роботі з поважних причин при введенні до програми лікарняних листів і відпусток. І що дуже важливо — розрахунком середньої заробітної плати тут управляє сам бухгалтер. Він може доторкнутися до кожного рядка, самостійно закласти принципи розрахунку середньої заробітної плати, нічних, понаднормових та інших доплат.