Облік грошових коштів

Для підприємств, організацій і установ встановлено єдиний порядок приймання грошей у каси, їх зберігання, транспортування і видачі, єдині вимоги щодо технічного укріплення і обладнання приміщень кас підприємств, оформлення касових документів, ведення касової книги, проведення ревізії каси і контролю за дотриманням касової дисципліни.

Установи банків повинні постійно контролювати дотримання всіма господарськими суб`єктами правил ведення касових операцій.

Касові операції (надходження готівки  в касу і видача з неї) здійснюється на підставі «Порядку ведення касових операцій у національної валюті України», затвердженого постановою Правління Національного банки України № 21, із змінами і доповненнями, внесеними постановою Правління НБУ.

Надходження коштів у касу оформляють прибутковими касовими ордерами типової форми № КО-1 (додаток 1). У випадку, якщо гроші надходять от фізичних осіб, то обов'язково видається квитанція зі штампом або пресою з підписом головного бухгалтера і касира. З 1.03.2009 року, прибутковий касовий ордер став бланком суворої звітності. Цей бланк суворої звітності виписується в одному примірнику, реєструється під типографським номером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, типова форма № ДО (додаток 3), затверджена розпорядженням Мінстату України от 15.10.2006 року № 51 робітниками бухгалтерії, підписується головним бухгалтером або уповноваженим на це особою і передається у касу підприємства.

Видачу грошей із каси оформляють видатковими касовими ордерами типової  форми № КО-2 (додаток 2), що підписують касир, головний бухгалтер і керівник підприємства.

У прибуткових ордерах указують: від кого, за що і на які цілі отримані гроші, а у видаткових - кому, за що і для яких цілей вони видаються. У ордерах також проставляють рахунки, що використовуються, на яких повинні бути відбиті операції і  зазначені виправдувальні документи, що послужили підставою для упорядкування  ордерів: чеки, авансові звіти, заяви  й ін.

Касові операції здійснюються на підставі правильно оформлених документів. Як уже було зазначено вище, надходження в касу і видачу коштів підприємства оформляють прибутковими і видатковими касовими ордерами, що виписує бухгалтерія.

Касові ордери передаються до виконання  касиру підприємства безпосередньо бухгалтером, але не через особу, що одержує або вносить гроші. Касир, що одержав із бухгалтерії ордери, зобов'язаний перевірити слушність їхнього оформлення, наявність і відповідність підписів, додатки, перераховані в ордері. Після цього він приймає або видає гроші. Особі, що внесла гроші в касу, видається квитанція. При видачі грошей по видатковому касовому ордеру окремій особі, касир вимагає пред'явлення документів, що підтверджують особистість одержувача. Такими документами являються паспорт, закордонний паспорт, військовий квиток, службове посвідчення при наявності на ньому фотографії й особистого підпису власника. Прибуткового касові ордера, квитанції до них, а також видаткового касові ордера заповнюються бухгалтерією чітко і ясно, без яких-небудь підчищень або виправлень.

Прибуткові і видаткові касові ордера до передачі їх у касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації касових ордерів, де їм присвоюється порядковий номер (наростаючи з початку  року).

Всі надходження і видачі наявних коштів по прибуткових і видаткових касових ордерах касир записуються в касової книзі.На підприємстві ведеться тільки одна касова книга, у якій касир відбиває наявність і рух коштів. Записи в касовій книзі здійснюють по кожному прибутковому і видатковому ордеру. Але якщо в організації або на підприємстві є інші види валют, крім національної, то касові книги відкриваються на кожну валюту окремо.

Всі касові ордера касир підписує, а прикладені до них документи щоб уникнути повторного їхнього використання погашають штампом або підписом від руки «Отримано» або «Сплачено» із позначенням дати. Записи в касовій книзі здійснюються під копірку, тобто в двох примірниках. Другий примірник служить звітом для касира. Наприкінці робочого дня касир підраховує результати оборотів по приходу і видачі коштів і визначає залишки на кінець дня. Перші відривні листи, що є звітом касира, разом із прибутковими і видатковими ордерами і прикладеними до них виправдувальними документами касир передає бухгалтерії під розписку в касової книзі. Бухгалтер перевіряє слушність оформлення касових ордерів, їхнє обґрунтування, виконання записів у касової книзі і виведеного залишку в ній на кінець дня і проти кожної суми проставляє шифр рахунків, що використовуються.

Найбільше важливими вимогами оформлення й обліку касових операцій являються: негайний запис кожної здійсненої касової операції в касову книгу, щоденне визначення результатів у цій книзі і залишків касиром під розписку бухгалтеру касових документів.

Виписка бухгалтерією на кожну окрему касову операцію прибуткових і видаткових ордерів, дотримання послідовності нумерації і реєстрації цих документів у реєстрі і передача їх для виконання касиру.

Підприємства самостійно визначають ліміт наявних у їхніх касах  і розрахунки потреб наявної маси з урахуванням їхньої виробничої необхідності і розміщення.

З метою контролю головний бухгалтер не рідше одного разу на місяць повинний перевіряти наявні кошти в касі, складати акт (додаток 5) і доповідати керівнику підприємства. Керівник підприємства відповідає за зберігання готівки, правильне і доцільне їхнє використання. Відповідно до підпункту «р» пункту 73 Інструкції № 4 і пункту 7 Порядку № 21 підприємства не мають права використовувати кошти, отримані в банку, на інші цілі, крім тих, що зазначені в чеку.

У випадку використання наявних  коштів, отриманих у банку, не по цільовому призначенню, до підприємства відповідно до Указу № 436 [5] застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу в розмірі витрачених сум.

Касові документи варто зброшурувати окремо від бухгалтерських документів, вони повинні мати самостійну нумерацію, і при здачі в бухгалтерський архів необхідно фіксувати в архівній книзі факт прийняття касових документів.

Бухгалтерія після одержання звіту касира робить перевірку обґрунтованості всіх записів у звіті, проставляє кореспонденцію рахунків на кожному документі і заповнює журнал-ордер № 1 із кредиту рахунку 30 «Каса» у дебет рахунків обліку виробничих витрат, матеріальних цінностей, розрахунків із працюючими, із підзвітними особами й ін. наприкінці місяця в журналі-ордері № 1 і відомості № 1 підраховують прихід і витрати коштів і визначають на перше число такого місяця залишок грошей у касі, що повинний бути рівнозначним показнику у касовій книзі.

Відповідно до інструкції з журнально-ордерної форми обліку необхідно використовувати журнал-ордер № 1 і відомість № 1. Підсумкові дані записують у головну книгу.

Для обліку залишків і руху наявних коштів у бухгалтерії рекомендує використовувати активний рахунок 30 «Каса» із такими субрахунками (по старому Плану рахунків):

Сума розрахунків наявними коштами  одного підприємства (приватного підприємця) із другим протягом дня не повинна перевищувати 10000 грн. по одному або декільком платіжним документам. У випадку здійснення розрахунків наявними коштами одного підприємства з другим понад установлену суму відповідальність за дане порушення несе підприємство-покупець. Сума перевищення одноразово включають розрахунково в суму фактичного залишку готівки в касі платника на кінець дня з подальшим порівнянням отриманої суми з установленим лімітом залишку готівки каси. Якщо ліміт залишку готівки в касі перевищений, до підприємства застосовується фінансова санкція у виді штрафу в дворазовому розмірі виявленої понадлімітної готівки.

По Плану рахунків бухгалтерського  обліку рахунок 30 "Каса" призначений  для узагальнення інформації про  наявність та рух грошових коштів в касі підприємства. Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки:

301 "Каса в національній валюті"

302 "Каса в іноземній валюті"

За дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом – виплата грошових коштів із каси підприємства.

РОЗДІЛ ІІ. ОРГАНІЗАЦІЙНО-ЕКОНОМІЧНА ХАРАКТЕРИСТИКА ПІДПРИЄМСТВА

 

Товариство  з обмеженою відповідальністю «МИКОЛАЇВГОСПТОВАРИ»

Юридична адреса підприємства:

54042 Україна , м. Миколаїв , Ленінський  район, вул. Авангардна, 2А.

В 1965 році була створена Миколаївська база «Укроптгосторг». В жовтні 1992 року «Укроптгосторг» було реорганізовано в орендне підприємство «Укрптгостовари». В серпні 1995 року орендне підприємство «Укроптгостовари» реорганізовано в Відкрите акціонерне товариство «Миколаївгосптовари».  В травні 1999 року ВАТ «Миколаївгосптовари» реорганізовано в Закрите акціонерне товариство «Миколаївгосптовари», свідоцтво  №3335/1. В грудні 2006 року ЗАТ «Миколаївгосптовари» реорганізовано в товариство з обмеженою  відповідальністю «Миколаївгосптовари», свідоцтво про державну реєстрацію №120501 від 18.12.2006р. [Додаток А].

Підприємство ТОВ «Миколаївгосптовари» зареєстроване в органах податкової інспекції, пенсійному, фондах страхування  безробіття та нещасних випадків на виробництві, у які сплачує податки та внески. Форма власності: колективна.

Вид діяльності [Додаток Б]:

1. Роздрібна торгівля в неспеціалізованих магазинах з перевагою продовольчого асортименту.

2. Оптова торгівля посудом, виробами зі скла, фарфору та кераміки, шпалерами та засобами для чищення.

3. Здавання в оренду власного нерухомого майна.

4. Роздрібна торгівля іншими товарами для дому.

5. Діяльність кафе.

6. Роздрібна торгівля фармацевтичними товарами.

Наказ про  облікову політику на підставі Закону України "Про бухгалтерський облік  і фінансову звітність в Україні"[Додаток В].

Облікова  політика  ТОВ «Миколаївгосптовари»  дотримується основних принципів, сформованих в П(С)БО 1, таких як: обачності; повного висвітлення; автономності; послідовності; безперервності діяльності; нарахування та відповідності доходів і витрат; превалювання сутності над формою; історичної (фактичної) собівартості; єдиного грошового вимірника; періодичності.

 Підприємство  складає місячну, квартальну та  річну звітність. Звітним періодом  вважається календарний рік, проміжним звітним періодом – місяць, квартал. Звітність складається наростаючим підсумком з початку звітного року.  Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про основні засоби, інші необоротні матеріальні активи та незавершені капітальні інвестиції в необоротні матеріальні активи визначає П(С)БО 7 "Основні засоби".

Для призначення  основних засобів, інших необоротних  матеріальних активів та нематеріальних активів, визначення їх корисного використання, вибору метода нарахування амортизації  в момент введення їх в експлуатацію і на протязі подальшого використання   створена постійна діюча інвентаризаційна комісія у складі – помічника  генерального директора, заступника генерального директора, економіста.

Нарахування амортизації основних засобів в  бухгалтерському обліку здійснюється прямолінійним методом за нормами  амортизації. Сума нарахованої амортизації  відображається збільшенням суми витрат підприємства і зносу основних засобів.

Амортизацію малоцінних необоротних активів  нараховують в першому місяці їх використання у розмірі 100% їх вартості.

Витрати по капітальним реконструкціям, модернізаціям  основних засобів акумулюють на рахунку 15 «Капітальні інвестиції». До моменту  закінчення господарських операцій з подальшим віднесенням на збільшення первісної вартості об’єкта. Витрати на поточний ремонт списуються на поточні витрати в місяці проведення.

Визнання, оцінка та облік нематеріальних активів  здійснюеться згідно П(С)БО 8 «Нематеріальні активи». Амортизація інших необоротних  матеріальних активів нараховується  прямолінійним методом.

Малоцінні та швидкозношувані предмети, що використовуються терміном не більше одного року враховуються на рахунку 22 «МБП».

Матеріальні цінності визнаються, оцінюються та враховуються на підприємство згідно П(С)БО 9 «Запаси»

Придбані  запаси на баланс підприємства зараховують  по собівартості (для складського  обліку) та по продажним цінам (для  роздрібної торгівлі). Вартість витрат по відрядженнях (в т.ч. затрати палива), зв’язаних з придбанням запасів  теж враховуються до первісної вартості. При вибутті оцінка здійснюється за методом Фіфо (в складському  обліку) та по продажним цінам для  обліку матеріальних цінностей в  роздрібній торгівлі (розрахунок середньго % торгової націнки) згідно П(С)БО 9. Одиницею запасів є їх найменування або однорідна група (вид).

Інвентаризація  запасів проводиться при зміні  матеріально-відповідальних осіб, але  не рідше 1 разу в рік на дату річного  балансу. Інвентаризація грошових коштів в касі підприємства проводиться  перед началом та після закінчення планового відпуску старшого бухгалтера, відповідального за ведення касових  операцій, з оформленням акту інвентаризації.

Бухгалтерський облік ведеться на основі План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобо’язань і господарських операцій підприємства з урахуванням положень Інструкції, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 30.11.1999р. № 291 по журнально-ордерній формі з елементами комп’ютерної обробки за допомогою програми 1С. Компютерна система обліку оперативно відображає основні процеси, повязані з отриманням різних зведених показників, які характеризують фінансово-господарську діяльність фірми. Тут інформація проходить єдиним каналом і використовується для будь-яких потреб управління. Комп’ютерна система бухгалтерського обліку забезпечує вирішення багатьох завдань через реєстрацію господарських фактів та обробки даних. Завдяки цій формі фірма має можливість накопичувати, аналізувати, інтерпретувати та надавати інформацію користувачам. Обробка даних при компютерній формі веденя бухгалтерського обліку здійснюється в три етапи [33, ст.45]. Суть цих етапів можна викласти в таблиці (табл.2.1.),  по якій можна зрозуміти технологію процесу обробки даних.