В системе нормативного регулирования  бухгалтерского учета рабочие документы  конкретной организации относят  к четвертой группе, к ним можно  отнести:

      ♦ документ по учетной политике предприятия;

      ♦ утвержденные руководителем формы  первичных учетных документов;

      ♦ графики документооборота;

      ♦ утвержденный руководителем план счетов бухгалтерского учета;

      ♦ утвержденные руководителем формы  внутренней отчетности.

      Основы  формирования (выбора и обоснования) и раскрытия (придания гласности) учетной политики организации установлены Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации", утвержденным Приказом Министерства финансов РФ от 9 декабря 1998 г. N 60н. Учетная политика организации формируется главным бухгалтером (бухгалтером) организации и утверждается руководителем организации.

      Формы первичных учетных документов утверждаются руководителем организации в  том случае, если они разработаны  в самой организации.

      В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, указываются порядок, место, время прохождения документа  с момента его составления  до сдачи в архив.

      Рабочий план счетов, утверждаемый руководителем, содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

      Формы внутренней отчетности, утверждаемые руководителем, разрабатываются организацией самостоятельно, исходя из особенностей ее функционирования и требований управления производством и реализацией  продукции.  

      1.4. ПЛАН СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 

      В системе нормативного регулирования  План счетов занимает промежуточное  место между нормативными документами  второго и третьего уровней, т.е. не имеющими нормативно - правового характера. Однако в практической деятельности бухгалтерских служб Плану счетов придается первостепенное значение.

      План  счетов бухгалтерского учета представляет собой схему регистрации и  группировки фактов хозяйственной  деятельности в бухгалтерском учете. В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка).

      Инструкция  по применению Плана счетов бухгалтерского учета устанавливает единые подходы  к применению Плана счетов и отражению  фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. В ней приведена краткая характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов: раскрыты их структура и назначение, экономическое содержание обобщаемых на них фактов хозяйственной деятельности, порядок отражения наиболее распространенных фактов.

      С 1 января 2001 г. в России действуют новые План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. N 94н.

      План  счетов является единым и обязательным к применению в организациях всех отраслей народного хозяйства и  видов деятельности (кроме банков и бюджетных учреждений) независимо от подчиненности, формы собственности, организационно - правовой формы, ведущих учет методом двойной записи.

      На  основании Плана счетов и Инструкции по его применению организации утверждают рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических  и аналитических счетов (включая  субсчета). Для учета специфических операций организации могут по согласованию с Министерством финансов РФ вводить при необходимости в План счетов дополнительные синтетические счета, используя свободные коды счетов.

      Субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организации могут уточнять содержание отдельных из них, а также вводить дополнительные субсчета, исключать или объединять.

      Порядок ведения аналитического учета устанавливается  организацией исходя из положений Инструкции по применению Плана счетов и нормативных  актов по отдельным разделам учета.

      Новые хозяйственные образования (например, малые предприятия) могут пользоваться рабочими планами счетов, в которых существенно сокращается количество применяемых счетов.

      В едином Плане счетов счета сгруппированы  в восемь разделов. Отдельно выделены забалансовые счета. Основой группировки счетов по разделам являются экономические особенности учитываемых объектов - в каждом разделе отражены экономически однородные виды имущества, обязательств и хозяйственных операций. Расположены разделы в определенной последовательности в соответствии с характером участия имущества в его кругообороте.

      І раздел. Внеоборотные активы. Основные средства и другие долгосрочные вложения. Включает счета, на которых ведется учет основных средств, нематериальных активов, долгосрочных финансовых вложений, оборудования к установке, капитальных вложений.

      ІІ  раздел. Производственные запасы. Объединяет счета для учета предметов труда. В него включены счета для учета материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, заготовления и приобретения материалов, отклонений в стоимости материалов.

      ІІІ. раздел. Затраты на производство Представлен счетами предназначенными для учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции. Этот раздел представлен счетами для учета затрат в основном и вспомогательном производствах, общепроизводственных и общехозяйственных расходов, брака в производстве, выпуска продукции, работ и услуг.

      ІV раздел. Готовая продукция. Включает счета для учета продуктов труда (готовая продукция, товары отгруженные, коммерческие расходы, реализация товаров).

      V раздел. Денежные средства. Объединяет счета для учета денежных средств предприятия (касса, расчетный счет и т.д.).

      VІ  раздел. Расчеты. Включает счета для учета дебиторской и кредиторской задолженности (расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками по авансам выданным и т.д.).

      VІІ  раздел. Капитал и резервы. Включает счета для учета собственных источников формирования средств (уставный капитал, резервный капитал, добавочный капитал).

      VІІІ  раздел. Финансовые результаты. Представлен счетами, предназначенными для учета финансового результата и текущего использования прибыли (прибыли и убытки, использование прибыли, доходы будущих периодов).

      Таким образом, в первых шести разделах сгруппированы счета имущества  и процессов в сферах производства и обращения. Имущество отражено по разделам по принципу ликвидности - от трудно реализуемого к легко реализуемому.

      Обязательства организации отражены в разделе VI. В последующих разделах отражены капитал и финансовые результаты организации (разд. VII, VIII).

      Забалансовые  счета нужны для обобщения  информации о наличии и движении ценностей, не принадлежащих предприятию, но временно находящихся в его  пользовании или распоряжении. У забалансовых счетов шифр трехзначный.

      001 Арендованные основные средства; 002 Товарно-материальные ценности принятые на ответственное хранение; 003 Материалы, принятые в переработку; 004 Товары, принятые на комиссию; 005 Оборудование, принятое для монтажа; 006 Бланки строгой отчетности; 007 Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов; 008 Обеспечения обязательств и платежей полученные; 009 Обеспечения обязательств и платежей выданные и т.д.

1.5. Пояснительная записка

      Пояснительная записка - это самостоятельная часть бухгалтерской отчетности (п.5 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации"), но почему-то ей традиционно не уделяется должного внимания, хотя от достоверности информации, содержащейся в ней, напрямую зависит то, какие выводы сделают заинтересованные пользователи бухгалтерской отчетности о предприятии.

      Как правило, пояснительная записка  составляется к годовому отчету. Но в случае необходимости раскрытия дополнительной информации для внутренних или внешних пользователей можно составлять пояснительную записку и к промежуточной отчетности. Это может быть сделано по требованию учредителей, в силу отдельных законодательных актов либо по инициативе организации (п.49 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации").

      Составлять  пояснительную записку должны все  организации, кроме бюджетных; общественных организаций, не осуществляющих предпринимательскую деятельность и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по продаже товаров (работ, услуг, п.2 ст.13 Закона о бухгалтерском учете); субъектов малого предпринимательства, не обязанных проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством РФ (п.3 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина России от 22.07. 2003 № 67н). Имеют право не вести бухгалтерский учет и не представлять пояснительную записку организации, применяющие упрощенную систему налогообложения. Это предусмотрено пунктом 3 статьи 4 Закона о бухгалтерском учете.

      Если  у фирмы имеются дочерние и  зависимые общества, то нужно составить  сводную отчетность и пояснительную  записку к ней (п.91 Положения о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07. 1998 № 34н).

      Подписывается пояснительная записка руководителем  и главным бухгалтером организации. В организациях, где бухгалтерский учет ведется на договорных началах специализированной организацией или бухгалтером-специалистом, бухгалтерская отчетность подписывается руководителем организации, руководителем специализированной организации либо специалистом, ведущим бухгалтерский учет.

      Если  фирма обязана проходить аудиторскую  проверку бухгалтерской отчетности, но не составила пояснительную записку, в аудиторском заключении будет  написано, что бухгалтерская отчетность составлена не в полном объеме. Что касается штрафов, то максимум, насколько могут оштрафовать фирму - это 50 рублей по статье 126 НК РФ. А главбуху может грозить штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.6 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ).

      В отличие от других форм бухгалтерской  отчетности (№№ 1 - 6) шаблоны или какие-либо рекомендуемые формы пояснительной записки в нормативном порядке не утверждались. Она составляется в произвольной форме, но ряд положений по бухгалтерскому учету содержит требования о представлении в ней определенной информации.

      Основные  требования к содержанию пояснительной  записки изложены в пункте 4 статьи 13 Закона о бухгалтерском учете. Существует объем информации, которую представляет в записке любая организация. Обязательно представляются основные сведения об организации и ее собственниках, информация об основных положениях применяемой учетной политики, даются краткая характеристика деятельности, пояснения к существенным статьям бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках, приводятся решения учредителей о распределении прибыли.

      Существует  информация, которая в Пояснительной  записке представляется не всеми  организациями, а только теми, у которых  есть некоторые особенности в  деятельности. Например, нигде в других формах отчетности, а только исключительно в составе пояснительной записки представляется информация об аффилированных лицах, информация по сегментам и информация по прекращаемой деятельности. Но она представляется только теми организациями, которые имеют несколько видов деятельности или ведут ее в нескольких регионах, намерены часть деятельности прекратить или имеют аффилированных лиц. Раздел "Информация о событиях после отчетной даты" заполняется, только если в следующем наступившем году произошли события, которые существенно отразились на финансовом положении организации. Такой же спецификой обладает и раздел "Информация об условных фактах хозяйственной деятельности".

      Некоторые организации в силу своей специфики (например, страховые организации, негосударственные  пенсионные фонды, организации, эмитирующие  ценные бумаги и т.п.) должны представлять бухгалтерскую отчетность по определенным правилам. Тогда в пояснительную записку включаются разделы, отражающие специфические показатели деятельности организации.