Методика аудиту грошових коштів

- перевіряли правильність підрахунків підсумків операцій за день у касовій книзі і переносів сум з однієї сторінки касової книги на іншу. Також порушень не було виявлено (додаток П). Така перевірка необхідна, тому що в практиці трапляються випадки помилкового або навмисного перекручування в підсумках та їх переносах, які не дають правильних результатів інвентаризації касової готівки, а іноді за цим приховується привласнення грошей.

Перевірка правильності оформлення прибуткових і видаткових касових документів проводилася в декілька етапів:

- перевірка прибуткових і видаткових документів, що були додані до звіту касира, за формою і сутністю відображених у них операцій. Таку перевірку ми проводили в усіх випадках і особливо тоді, коли документ мав недоброякісний зовнішній вигляд. Правильність кожної касової операції, якщо вона викликала сумнів, перевіряли за іншими документами, в яких вона  відображалася. Адже одна і та ж операція обов’язково відображається не в одному, а в кількох документах. Наприклад, списання готівки на придбання запасів підтверджувалось оприбуткуванням останніх (додаток С, Т).

Під час перевірки на підприємстві “Мрія” не зустрічалися випадки подвійного і багаторазового списання окремих сум по касі на підставі одного документа, який послідовно додається до видаткових касових ордерів, а потім знову вилучається, або вилученого з архіву. Такі операції виявляють різними способами. Один з них – ретельна перевірка первинних документів, зазначених у видаткових ордерах. Особливу увагу аудиторів має привертати виправлення дат, номерів та заголовків відомостей. Другий спосіб полягає у звірці даних синтетичного та аналітичного обліку; третій – у взаємній перевірці документів.

Перевіряючи правильність оформлення документів, за якими здійснювались касові операції, також звернули увагу на те, що не  проводились підчистки і не було виправлень в цих документах і на платіжних відомостях є підписи на виплату грошей, а в самих відомостях – підписи осіб, які їх отримали. Достовірність підписів одержувачів грошей у касі перевіряли шляхом порівняння їх підписів з підписами на інших документах.

Також  звернули увагу не тільки на зміст касової операції, що особливо важливо, але й на колір паперу касових документів, одноманітність письма, зрозумілість підпису, наявність штампів, що засвідчують погашення документів. Але виявили, що у ВКО № 2 не було підпису керівника   (додаток С), а у ПКО № 2 відсутня печатка (додаток Л).

Видаткових ордерів, не підтверджених підписом одержувача коштів, не було і підписаних керівником і головним бухгалтером незаповнених чеків і видачі їх касиру для самостійного заповнення при отриманні коштів з банку також не виявили. Чекові книжки зберігаються у головного бухгалтера в сейфі не порушуючи чинне законодавство.

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів у касі підприємства призначений рахунок 30 “Каса”, який має такі субрахунки:

301 “Кошти в національній валюті”;

302 “Кошти в іноземній валюті”.

За дебетом рахунка 30 “Каса” відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, за кредитом – виплата грошових коштів із каси підприємства.

Інвентаризація касової готівки проводилася комісією в складі аудитора, головного бухгалтера і касира. Під час інвентаризації встановлювалася фактична наявність грошових коштів, поштових марок, розрахункових чекових книжок та інших грошових документів, цінних паперів.

Перш, ніж почати вивчати касові операції, аудитор уважно вивчив нормативні документи, що регламентують порядок ведення касових операцій, збереження готівки в касі, та ознайомився зі списком осіб, що несуть відповідальність за недотримання цього порядку.

До початку вивчення касових документів визначили, чи укладений договір про матеріальну відповідальність керівника підприємства з працівниками, які відповідають за ведення касових операцій.

Потім перевірили наявність звіту касира, який передається аудитору разом з письмовою розпискою про відсутність у касі грошей і грошових документів, які належать особисто касиру або стороннім організаціям.

Зберігати в касі готівку, яка не належить даному підприємству, заборонено.

Перевірка наявності грошових коштів та інших грошових активів в касі проводилася шляхом їх перерахунку касиром в присутності аудитора і головного бухгалтера. Результати підрахунку перевіряв аудитор. Готівка в опечатаних банком пачках розпечатувалася і також перераховувалася.

За наявності великої кількості купюр складався опис, в якому зазначався номінал купюр, їх кількість і сума. Опис підписувався всіма членами інвентаризаційної комісії.

Під час перевірки фактичної наявності грошових документів встановлювалася сума, автентичність кожного документу і правильність його оформлення. Перевірка здійснювалася за окремими видами документів із зазначенням в інвентаризаційному описі назви, номера, серії купюри і загальної суми.

Залишок пред’явленої готівки та цінних паперів комісія порівнювала із залишками по касовій книзі на момент інвентаризації. Результати заносилися до інвентаризаційного опису.

Перевіряючи касову книгу, аудитори з’ясували, чи своєчасно касир проводить в ній записи за операціями, що мали місце на момент проведення аудиту або, чи пронумерована та прошнурована касова книга, чи скріплена вона печаткою з підписом керівника і головного бухгалтера. Порушень не було виявлено.

Запізнення з записами в касову книгу не було, що не припиняло інвентаризацію готівки в касі.

Якщо на момент перевірки гроші знаходяться не лише в касі, а й у касирів-інкасаторів, то в цьому разі проводиться одночасна інвентаризація готівки у цих осіб. За відсутності такої можливості всі місця зберігання готівки опечатуються, а перевірка проводиться послідовно.

В період інвентаризації в касі можуть перебувати частково оплачені (не закриті) платіжні відомості на виплату заробітної плати, пенсій, допомог, а також різного роду розписки на видачу грошей у тимчасове користування. Частково виплачені за такими платіжними відомостями суми, дозволено заносити до акту інвентаризації з певним застереженням. Розписки, неправильно оформлені довіреності, документи на видачу коштів з каси, на яких не має розписки отримувача, до заліку не приймаються, а видані за ними суми вважаються недостачею.

Виявлена в касі готівка, не виправдана прибутковими документами, вважається лишком каси і зараховується в доход підприємства.

Якщо цінні папери зберігаються в депозитарії, то їх наявність підтверджується випискою депозитарія, і на її підставі вони заносяться до акту. Дані про іноземну валюту вносяться до документів за курсом НБУ, який діє на день інвентаризації.

За фактом проведення інвентаризації аудитор склав висновок, дані проведеної інвентаризації звірили з даними поточного обліку і зробили висновки про результати інвентаризації.

За результатами інвентаризації касової готівки аудитор з’ясував, чи проводилися підприємством розрахунки з населенням за відпущені їм товари, оскільки підприємство зобов’язане вести вказані розрахунки із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій.

Основні порушення в операціях з грошовими коштами в касі, які взагалі зустрічаються на підприємстві наведено в додатку Б.

2.2. Аудит коштів на рахунках в банках та розрахункових операцій

Першим етапом у вивченні банківських операцій є з’ясування аудитором питання, які рахунки відкриті підприємством в обслуговуючих установах банку [13]. Підприємству “Мрія” для зберігання коштів відкритий поточний рахунок (2600725), на який надходить виручка від продажу продукції, товарів, ведення робіт і надання послуг, проводяться розрахунки за виконані роботи, оплата товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Незалежно від того, якими рахунками в банку користується підприємство, аудит, проведений на основі виписок банку та доданих до них документів, доцільно здійснюється в такій послідовності:

- перевірка наявності виписок з поточного рахунку. При перевірці ми впевнилися, що в бухгалтерії є в наявності всі виписки банку і за всіма рахунками. Разом з цим потрібно перевірити їх вірогідність.

Щоб впевнитися в наявності всіх виписок, звернули увагу не тільки на нумерацію сторінок, але й на дати. Виписки банку за кожним рахунком  підібрали за всі робочі дні, в які проводилися операції. Неробочі дні визначили за календарем, а дні, в які операції не проводились, - за послідовністю залишку.

Вхідні й вихідні залишки звірили не лише за виписками, але й за датами здійснення попередніх операцій. По кожній сумі, зазначеній в банківській виписці, були додані відповідні документи.

- перевірка якості і достовірності виписок банку, а також наявність додатків до них. Виписки банку були без помарок, підчисток і необґрунтованих виправлень.

При вивчені операцій за рахунками в установі банку перевірили наявність та достовірність виписок банку за кожним рахунком, наявність штампів і підписів працівників установ банків, відповідність зазначених у них даних даним бухгалтерського обліку – Головної книги. При цьому виписки добиралися за хронологічною послідовністю для того, щоб перевірити, чи правильно перенесені залишки з попередньої до наступної. Порушень не було виявлено.

Трапляються випадки, коли службові особи, одержуючи готівку з банку, повністю або частково не здають її до каси підприємства. Це приховується різними шляхами: в одних випадках не заповнюються корінці чеків, а банківські виписки знищуються; в інших – на корінцях чеків зазначають меншу суму, ніж одержано насправді, а у виписках банку роблять відповідні зміни. Викрити такі невідповідності можна, одержавши в банку справжню виписку і порівнявши її дані з сумами, оприбуткованими в касовій книзі і звіті касира. Особливу увагу слід звернути на заповнення реквізитів документів. На перевіряємому підприємстві даних випадків не виявлено.

Ми також звірили номери корінців грошових чеків з банківським виписками, і звірили одержання і повноту оприбуткування коштів за касовою книгою. І виявили, що з банку за чеком № 1 були видані кошти в сумі 525 грн., а оприбутковано до каси за ПКО № 1 кошти в сумі 523 грн. Нестача склала 2 гривні. Це сталося з вини касира.

Виписка банку по дебету і кредиту може бути виправлена в бухгалтерії або фіктивна. Операції, які викликають сумнів, за погодженням з клієнтом вивчають за допомогою зустрічної перевірки з банківською установою, якщо на такі дії є дозвіл клієнта.

Також ми перевірили відповідність дат платіжних доручень датам у банківських виписках; правильність заповнення платіжних доручень; таксування оборотів у виписках банку.

- звірка оборотів і залишків, відображених у виписках банку, із записами в облікових регістрах. Для цього ми підрахували обороти за виписками в банку в розрізі кожного рахунку за кожний місяць і ці дані порівняли із записами в журналі № 1, відомості 1.2 та Головній книзі. Виписки банків контролюють за такою формулою [13]:

                           (2.1.)

де - залишок на початок дня;

- кредитовий оборот;

- дебетовий оборот;

              - залишок на кінець дня.

- документальна перевірка записів за рахунками в банку проводилася в трьох напрямах:

На першому напрямі перевірили, чи повністю виправдані ці операції документами, доданими до виписок банку. На другому - перевірили, чи правильно складені за ними бухгалтерські проводки. Для цього  провели суцільну перевірку банківських документів за період, що вивчається, переглядаючи їх в порядку записів у журнал та відомість з одночасною відміткою записів на виписках банку. Переконалися у правильності оформлення документів і відповідності доданих до них підстав, у наявності на копіях платіжних доручень штампів банку тощо. На третьому - провели систематизовану перевірку документів, згрупованих за однорідністю операцій.

Документи, які викликали сумнів, уважно перевірили як за формою, так і за змістом. При цьому, як правило, провели за згодою замовника зустрічну перевірку і взаємний контроль операцій.

Після порівняння виписок банку з доданими до них первинними документами, встановлення правильності підрахунків сум оборотів, початкового і кінцевого сальдо, особливо ретельно перевірили сутність господарських операцій, а саме: чи на законних підставах надійшла на відповідний рахунок або була списана та чи інша сума коштів. Для цього  порівняли дані бухгалтерського обліку, товарно-транспортні документи, журнал реєстрації дорожніх листків. Порушень не було виявлено.

Крім взаємної звірки та порівняння сум, що записані у відповідних документах, пересвідчилися у реальності тієї чи іншої операції.

Особливо ретельно перевірялися оплачені лімітованими чеками залізничні накладні, рахунки та квитанції інших організацій. 

Під час перевірки розрахунків з використанням різних форм безготівкових розрахунків звернули увагу на наявність всіх виправдовуючи документів і з дозволу клієнта  провели зустрічну перевірку в банку, з якої були здійснені розрахунки. Особливу увагу приділили розрахунковим операціям, проведеним за чеками, акредитивами або з використанням векселів.  Типові порушення, що виникають в операціях по рахунках в банках, наведені в таблиці 2.1.