Методика аудиту грошових коштів

Про приймання готівки видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, уповноваженої керівником підприємства, засвідчена печаткою підприємства.

Видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

У разі видачі окремій фізичній особі готівки за видатковим документом касир вимагає пред’явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування й номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень – словами, копійок – цифрами), використовуючи чорнило або кулькову ручку з темним чорнилом.

Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов’язаний перевірити:

- наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі – дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені;

- правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;

- наявність у перелічених документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для відповідного оформлення.

Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Прибуткові або видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.

Касові документи після складання касиром звіту та його оброблення в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються  протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов’язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщені, що передається під охорону.

Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окремих випадках  і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера. До кінця робочого дня документи обов’язково повертають.

Усі надходження і видача готівки в національній валюті підприємства враховують у касовій книзі.

Кожне підприємство, що є юридичною особою і має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті. Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою підприємства – юридичної особи. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства – юридичної особи.

Записи у касовій книзі здійснюються у двох примірниках чорнилом темного кольору кульковою або чорнильною ручкою. Перші примірники залишаються в касовій книзі. Другі примірники мають бути відривними, що і є звітом касира. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Виправлення в касовій книзі не допускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує.

Записи в касовій книзі робляться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом у день їх надходження або видачі.

Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш з прибутковими і видатковими касовими ордерами під розпис у касовій книзі.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або уповноважену керівником особу.

Касир відповідно до чинного законодавства України несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

Згідно з Указом Президента України “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки” у разі порушення юридичними особами всіх форм власності, фізичними особами – громадянами України, іноземними громадянами та особами без громадянства, які є суб’єктами підприємницької діяльності, а також постійними представництвами нерезидентів, через які повністю або частково здійснюється підприємницька діяльність, норм з регулювання обігу готівки у національній валюті, що встановлюється Національним банком України, до них застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу:

- за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах – у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день;

- за не оприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки – у п’ятикратному розмірі не оприбуткованої суми;

- за витрачання готівки з виручки від реалізації продукції (робіт, послуг) та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банків) на виплати, що пов’язані з оплатою праці (за винятком екстрених (невідкладних) обставин – соціальних виплат громадянам на поховання, допомоги при народженні дитини, одиноким та багатодітним матерям, на лікування в разі хвороби, компенсації особам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи), за наявності податкової заборгованості – в розмірі здійснених виплат;

- за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів – у розмірі 25 відсотків виданих під звіт сум;

- за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів, - у розмірі сплачених коштів;

- за використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням – у розмірі витраченої готівки.

За не встановлення установами банків лімітів залишку готівки в касах з них стягується штраф у п’ятдесятикратному розмірі неоподатковуваного мінімуму доходів громадян за кожний випадок такого не встановлення.

РОЗДІЛ 2

ДІЮЧА МЕТОДИКА ПРОВЕДЕННЯ АУДИТУ ГРОШОВИХ КОШТІВ

2.1. Аудит касових операцій

Аудит касових операцій передбачає перевірку операцій підприємства, пов’язаних із обігом готівки в процесі здійснення фінансово-господарської діяльності з метою встановлення правильності їх проведення відповідно до чинного законодавства України.

Готівкові операції – це такий своєрідний об’єкт обліку, який, з одного боку, потребує до себе досить уважного ставлення, а з іншого – не викликає проблем методологічного змісту через свою простоту та конкретність.

Метою аудиту касових операцій є встановлення відповідності застосовуваної в організації методики обліку та оподаткування операцій з руху готівки, що діють в Україні в періоді, коли відбувається перевірка, нормативним документам, для того щоб сформувати думку про достовірність бухгалтерської звітності в усіх суттєвих аспектах.

При перевірці касових операцій з’ясовують:

- наявність всіх касових звітів та прибуткових та видаткових документів, відображених у касових звітах;

- дотримання касової дисципліни;

- наявність встановленого ліміту залишку каси;

- повнота та своєчасність оприбуткування готівки;

- забезпечення щоденного дотримання встановлених банком лімітів залишків готівки у касі, строків та порядку здачі грошової виручки, своєчасність повернення в банк не виплачених у встановлений термін сум заробітної плати, допомоги, стипендій, винагород та інших сум;

- правильність витрачання готівки з виручки та готівки, отриманої в банку;

- дотримання граничної суми платежів у розрахунках з юридичними і фізичними особами;

- правильність застосування курсу валюти при відображенні операцій у національній валюті та визначення курсових різниць на дату операції і на кінець звітного періоду;

- правильність ведення касової книги, своєчасність і повнота обліку в ній надходжень та видачі готівки; правильність оформлення касиром касових ордерів.

При перевірці також слід встановити коло посадових осіб, які мають право підписувати касові документи.

Аудиторам слід звертати увагу на умови збереження грошових коштів: забезпечення обладнання каси пожежною та охоронною сигналізаціями, сейфами й вогнетривкими шафами, дотримання умов транспортування готівки з банку до підприємства.

Касові операції рекомендується проводити в такій послідовності.

При перевірці касової дисципліни підприємства “Мрія” було сконцентровано увагу на виявленні випадків використання коштів не за цільовим призначенням (наприклад, на господарські потреби) із сум, отриманих на виплату заробітної плати.

Згідно з наданими документами (додаток Д, Е, Ж, Н) не було виявлено порушень. Кошти, отримані на виплату заробітної плати, були використані за цільовим призначенням.

Для цього ми перевірили:

- наявність наказу про призначення касира;

- наявність укладеного з касиром договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність;

- наявність доведеного банком ліміту залишку готівки в касі;

- наявність дозволу банку на витрачання коштів з виручки на виплату зарплати та інші потреби;

- дотримання встановлених граничних норм використання готівки;

- забезпечення збереженості грошових коштів в касі, а також при доставці їх з банку і здачі в банк;

- визначення термінів здачі звітів касирів та їх дотримання (своєчасне подання звітів дозволяє контролювати рух готівки, залишки грошових коштів в касі, а також правильність оформлення первинних документів);

- чи проводяться інвентаризації касової готівки, чи створена на підприємстві комісія по проведенню таких інвентаризацій каси і чи виконує вона свої обов’язки.

При перевірці дотримання ліміту залишку грошових коштів в касі підприємства “Мрія”, встановленого банком, провели суцільну перевірку каси і не виявили відхилень від встановленого ліміту з фактичними залишками готівкових коштів за даними касових книг і в натурі. Банк встановив ліміт каси підприємства  в сумі 150 грн.

При перевірці повноти і своєчасності оприбуткування коштів були виявлені такі відхилення:

-                 сума, вказана в ПКО № 1 не відповідала сумі, яка була вказана на корінцю чека № 1, а також запису в касовій книзі (додаток З, К). Відхилення складають 2 грн. 00 коп.

-                 дата у ПКО № 2 і дата накладної № 1 не співпадають (додаток Л, М).

Під час перевірки законності списання коштів у видаток по касі ми проаналізували рух готівки і  не виявили розбіжностей між сумами фактично здійснених оплат в погашення дебіторської заборгованості та сумами, які зараховані в касу, а також проконтролювали повноту здачі депонованої заробітної плати в банк. Списання грошових коштів перевірили за документами, доданими до звітів касира, наступним чином:

- зіставили записи у касовій книзі з видатковим касовим ордером № 1, платіжною відомістю на виплату заробітної плати № 1 та депонованою заробітною платою. І побачили, що з поточного рахунку отримали по чеку  № 2 (додаток Е) кошти на виплату заробітної плати в сумі 5000 грн. За платіжною відомістю № 1 виплатили заробітну плату робітникам в сумі   4500 грн. 00 коп. (додаток Д). Видали з каси 4500 грн. 00 коп. (додаток Ж). І депоновану заробітну плату повернули до банку в сумі 500 грн. 00 коп. За об’явою на внесення готівки № 1 (додаток И).

-                 зіставили суми і дати у касовій книзі, видаткових касових ордерах із доданими відомостями на виплату заробітної плати, депонованої зарплати, а також з особовими рахунками з нарахування зарплати або розрахунково-платіжними відомостями, з підписами осіб, які отримали кошти для перевірки їх ідентичності.

Результати перевірки оформили за відомістю звірки надходжень і витрачань готівки з каси, яка наведена в додатку Ф. 

Перевірку записів в касовій книзі і у звітах касира здійснювали наступними прийомами і способами:

- перевіряли дотримання порядку ведення записів в касовій книзі. Касова книга була прошнурована, пронумерована і опечатана сургучевою печаткою. Кількість листків у ній завірялася підписами керівника і головного бухгалтера підприємства.

Записи в касовій книзі проводилися касиром одразу після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або іншому документу, який його замінював. Щоденно, в кінці робочого дня, касир підраховував підсумки операцій за день, виводив залишок грошей в касі на наступне число і передавав до бухгалтерії в якості звіту касира другий відривний лист з прибутковими і видатковими документами під розписку в касовій книзі. Виправлення в касовій книзі не допускалися.

- перевіряли шляхом пунктирування наявність первинних документів, відображених в касовому звіті. В процесі перевірки впевнилися в документальній обґрунтованості записів в касовій книзі, які підтверджувалися правильно оформленими прибутковими і видатковими касовими ордерами або документами, які їх замінюють. Останні бухгалтерія зобов’язана записувати в журналі реєстрації ордерів, що робиться не завжди. Відсутність такого журналу створила можливість для виникнення невідповідностей шляхом знищення касових ордерів. Мета ведення журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів полягає в здійсненні контролю бухгалтера за діями касира, який повинен щоденно записувати в звіті всі одержані ним із бухгалтерії зареєстровані касові ордери. Якщо касир самостійно виписує касові документи без контролю з боку бухгалтерії, це дає йому можливість допускати відхилення і користуватись так званими тимчасовими ордерами, якими оформлюються незаконні видачі грошей із каси. Трапляються випадки, коли у звіті касира списуються кошти на видаток без оформлення первинних документів. У даній перевірці таких порушень не було виявлено.