Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

2. Проверка правильности оформления  документов по расчетам с подотчетными  лицами.

Таблица 6. Результаты проверки правильности оформления документов по расчетам с подотчетными лицами

Проверяемые документы	Должны составляться в  соответствии с законодательством		Фактически составляются		Установленные нарушения
	всегда	На усмотрение организации	всегда	иногда
Авансовые отчеты	+		+		нет
Приказ о направление  работника в командировку	+		+		нет
Служебные задания и отчет  о их выполнении		+		+	нет
Командировочное удостоверение	+			+	нет

 

В результате проверки правильности оформления документов, по расчетам с  подотчетными лицами не было выявленных нарушений.

3. Проверка правильности возмещения  затрат на представительские  расходы.

Таблица 7. Смета затрат по представительским расходам на 2010 год

Виды делегаций и представительские  приемы	Лимит затрат на год
Плановый ФОТ тыс. руб.	3 000
Норма представительских  расходов от ФОТ	4%
Сумма представительским  расходов расчетная от планового  ФОТ тыс. руб.	120

Таблица 8. Представительские расходы, совершенные подотчетными лицами в 2010 году в ООО «Авто-климат»

Виды представительских  расходов	Сумма расхода, тыс. руб.	Норматив расхода, тыс. руб.	Сумма превышения норматива, тыс. руб.
Затраты, связанные с проведением  официального приема	65	-	-
Транспортное обеспечение  участников официального приема	23	-	-
Буфетное обслуживание во время переговоров	40	-	-
Итого	128	120	-

 

В ходе анализ представительских расходов, совершенных подотчетными лицами в 2010 году было установлено, что установленный норматив не был превышен.

4. Проверка правильности составления  бухгалтерских проводок по операциям  с подотчетными лицами.

В результате проведенной аудиторской  процедуры нарушения не установлены.

5. Проверка ведения журналов  регистрации авансовых отчетов.

Предприятие не ведет журналы регистрации авансовых отчетов, а также журналы регистрации командировок.

6. Проверка осуществления расчетов  наличными деньгами с другими  юридическими лицами суммами,  превышающими установленную предельную  величину в 100 тыс. руб.

Проверке подвергались авансовые  отчеты с приложенными оправдательными  документами. Данные документы проверены  выборочно за 2010 год. По результатам проведения данной процедуры нарушения не установлены.

7. Проверка соответствия остатков  аналитического и синтетического  учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с данными бухгалтерской отчетности. При проверке тождественности остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и показателей бухгалтерской отчетности получены следующие результаты (таблица 9).

Таблица 9. Результаты сверки соответствия остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Показатель	I квартал	II квартал	II квартал	IV квартал
Анализ счета 71	56140,00	42520,00	37802,00	69056,00
Журнал – ордер по счету 71	56140,00	42520,00	37802,00	69056,00
Дебиторская задолженность	56140,00	42520,00	37802,00	-
Кредиторская задолженность	-	-	-	69056,00

 

В результате проведенной проверки можно сделать вывод, что данные остатки остатков аналитического и  синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с данными бухгалтерской отчетности совпадают.

8. Правильность оформления, своевременности предоставления авансовых отчетов, соответствие приложенных документов нормативным требованиям. Проверке подвергался каждый авансовый отчет с приложенными оправдательными документами за 2010 год. В результате проверки выявленные нарушения заключаются в следующем:

• не соблюдаются сроки возвращения подотчетных сумм;
• лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы;
• отсутствие информации о сумме полученного аванса и сумме остатка или перерасхода.

Таблица 10. Работники предприятия, не отчитавшиеся по ранее выданному авансу, и получившие наличные деньги подотчет

ФИО подотчетного лица	Остаток подотчетных сумм		Выдано из кассы
	дата	Сумма, руб.	Дата выдачи	№ РКО	Сумма, руб.
Коробов И.Е.	18.06.2010	7850,00	21.07.2010	69	3056,00

 

Установленные нарушения не влияют на достоверность данных бухгалтерской  отчетности. Таким образом, фактическое состояние системы внутреннего контроля при осуществлении вышеуказанных аудиторских процедур можно оценить на среднем уровне.

9. Проверка соответствия целевого расходования сумм подотчетными лицами. Проверке подвергались авансовые отчеты с приложенными оправдательными документами. В результате проверки нарушения не установлены.

10. Проверка правильности ведения командировочных расходов в пределах норм и сверх норм. Данные документы проверены выборочно, каждый двадцатый документ. В результате проверки нарушения законодательства не установлены.

11. Проверка наличия всех необходимых реквизитов на документах по расчетам с подотчетными лицами. Проверке подвергались авансовые отчеты, приходные ордера, товарные накладные, документы, приложения к авансовым отчетам. Проводилась проверка за 2010 год. В результате проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами не были выявлены нарушения нормативных и законодательных актов бухгалтерского и налогового учета.

Таким образом, при проведении аудита проверено состояние внутреннего контроля на ООО «Авто-климат» за расчетами с подотчетными лицами. Результаты аудита позволяют оценить общее состояние внутреннего контроля по расчетам с подотчетными лицами на достаточно высоком уровне. Система бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ООО «Авто-климат» соответствует действующим нормативным документам и обеспечивает возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности.

По результатам аудиторской  проверки выявлены нарушения нормативных  актов, которые заключаются в  следующем:

1. Неправильный порядок выдачи наличных денег под отчет.

Аудиторская проверка установила, что нарушения данного вида на предприятии ООО «Авто-климат» возникает вследствие не соблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно данному порядку, выдача наличных денег под отчет не должна производиться лицам, не отчитавшимся за получение ранее суммы под отчет, на предприятии же наличные деньги выдаются под отчет работникам, даже если они не отчитались за предыдущий аванс.

В данном случае при проведении проверки налоговым инспектором  может быть исчислена материальная выгода от использования работниками  денежных средств организации и  включена в налогооблагаемый доход  этих работников.

Данное нарушение свидетельствует  о недостаточном контроле за расчетами с подотчетными лицами, и могут привести к хищению денежных средств, по этому в краткосрочном периоде рекомендуется провести инвентаризацию подотчетных сумм, определить работников, которые не отчитались за ранее выданные денежные авансы и проконтролировать за их отчет, установить контроль за выдачей подотчетных сумм. Рекомендуемые мероприятия позволяют усилить контроль за расчетами с подотчетными лицами и не допустить хищения денежных средств.

2. В организации не  проводится инвентаризация расчетов  с подотчетными лицами.

В соответствии с п. 26 Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  РФ, утвержденного приказом Минфина  РФ от 29.06.1998г. №34- н, для обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно  проводить инвентаризацию имущества  и денежных обязательств организации, в том числе расчетов см подотчетными лицами, в частности, инвентаризацию обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, по этому рекомендуется приказом руководителя организации установить сроки и порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

При проведении инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам  с учетом их целевого расходования, а также правильность использования  и отчета по суммам выданных авансов  каждому подотчетному лицу, поэтому  регулярное проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами позволяет предприятию укрепить контроль за расчетами с подотчетными лицами и соответственно, не допустить нарушение в бухгалтерском учете и налогообложении.

Указанные нарушения не являются существенными для бухгалтерского учета и не влияют на достоверность  бухгалтерской отчетности, однако существенны  с точки зрения системы внутреннего  контроля предприятия, поэтому выполнение рекомендаций, касающихся исправления  ошибок имеют существенный характер, являются обязательными. Также предложенные мероприятия помогут предприятию ООО «Авто-климат» укрепить систему внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами, для того чтобы можно было предоставить безоговорочно положительное заключение о достоверности данных бухгалтерской отчетности за 2010 год.

Подводя итоги аудиторской  проверки, следует отметить, что  наибольшее количество ошибок и нарушений  допускается при расчетах с подотчетными лицами на ООО «Авто-климат» из-за недостаточного контроля за расчетами с работниками, поэтому рекомендуемые мероприятия помогут усилить внутренний контроль за расчетами с подотчетными лицами, а эффективно организованная система внутреннего контроля не допустит установленных нарушений в дальнейшем. В связи с тем, что при проведении аудиторской проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время (фактически установлено, более трех дней после установленного срока), предприятию рекомендуется провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменные объяснения от соответствующих должностных и подотчетных лиц о несвоевременности предоставления авансовых отчетов, рассмотреть вопрос о включении выданных сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

Таким образом, применение данных рекомендаций позволит совершенствовать учет расчетов с подотчетными лицами на ООО «Авто-климат».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами за 2010 год проводилась на ООО «Авто-климат» с целью установления правильности и достоверности отражения расчетов с подотчетными лицами в учете, а также выражение мнение о достоверности бухгалтерской отчетности по вопросам учета расчетов с подотчетными лицами.

На предварительном этапе планирования по результатам проведенных тестов сформировалось мнение о том, что  система внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами на предприятии организована достаточно эффективно.

Аудит согласно разработанной программе  проверки осуществлялся по следующим  направлениям:

• проверка соответствия выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам;
• анализ внутрихозяйственного контроля предприятия;
• проверка своевременности и полноты отражения в учете расчетов с подотчетными лицами;
• проверка правильности оформления командировочных документов и возмещения командировочных расходов;
• проверка правильности принятия расходов к бухгалтерскому и налоговому учету;
• проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами и отражение в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам.

При проверке документального оформления расчетов с подотчетными лицами просмотрена  выборочно первичная документация, а также исследованы бухгалтерские  регистры и произведена оценка их оформления.