Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

Проверка  документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором  с использованием специальной карточки, приведенной в Приложении 2.

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод  о значительном распространении  данной ошибки. Дальнейший поиск таких  несоответствий можно опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор  контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета.

Целью аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами

³Аудит: Учебник для вузов /В.И. Подольсикй, А.А. Савин, Л.В. Сотникова и др.; Под ред. проф. В.И. Подольского. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2006. – 414 с.

является формирования мнения о  достоверности бухгалтерской отчетности в части показателей, отражающих обязательства по внутренним расчетным  операциям, и о соответствии применяемой  методики учета и налогообложения  действующим нормативным документам.

Задачи  аудита расчетов с подотчетными лицами:

• подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
• проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;
• подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами, как правило, осуществляется сплошным методом.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты;
• приказы о направлении сотрудников в командировки;
• командировочные удостоверения;
• копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов;
• оправдательные первичные документы.

Многочисленные и разнообразные  операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих  регистрах синтетического учета  и отчетности:

• баланс предприятия (форма №1) (стр. баланса 236 - прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев и стр. 628 - прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);
• отчет о движении денежных средств (форма № 4);
• главная книга;
• журнал-ордер объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами, иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

При проведении аудита осуществляются следующие процедуры:

• оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
• подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;
• устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;
• проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;
• проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Результаты  оценки систем бухгалтерского учета  и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию.

Аудит расчетов с подотчетными лицами включает следующие  направления.

1) проверка  наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах  с подотчетными лицами в организации. 

Аудитору  следует запросить приказ об учетной  политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.

2) провёрка  документального оформления авансовых  отчетов. В ходе работы аудитор проверяет оформление авансовых отчетов, оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж), порядок передачи подотчетных сумм другому лицу, своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию, существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная  проверка авансовых отчетов предусматривает  проверку по форме и по существу отраженных операций.

При проверке авансовых отчетов по форме следует  протестировать соответствие типовой форме «Авансовый отчет», наличие номера и даты составления, указание подотчетного лица, указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода, указание назначения аванса, наличие подписей, заполнение обратной стороны авансового отчета.

Методика  документальной проверки авансовых  отчетов по существу заключается  в проверке законности отраженных в  учете операций с подотчетными лицами. При этом необходимо проконтролировать  соблюдение сроков предоставления авансовых  отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных  лиц аудитор проверяет путем  сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет  и в авансовых отчетах. При  этом необходимо руководствоваться  Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  ему авансу. Срок отчетности не может  превышать трех рабочих дней по истечении  срока, на который выданы деньги, или  со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться  в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных  лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие  значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности. Если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, выдача другой подотчетной суммы не допускается. Подотчетное лицо обязано вернуть в кассу организации сумму неиспользованного аванса. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. На данное положение бухгалтеру необходимо обратить особое внимание.

Вместе  с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом  отчете.

3) детальная  проверка отдельных расчетных  операций с подотчетными лицами. Аудитор должен обратить внимание  на учет поступления материально  - производственных запасов через  подотчетных лиц, командировочных  расходов, расходов на приобретение  горюче-смазочных материалов, представительских  расходов.

В процессе документальной проверки авансовых  отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении  работника в командировку по форме  № Т-9 и командировочного удостоверения  по форме № Т-10. Аудитор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении. Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет, счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей, талоны об оплате права въезда на территорию города и др.). Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче - смазочных материалов через подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче-смазочных материалов на счета расходов в учете должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.

В соответствии с п. 2 ст. 1 71 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику  и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг) на территории Российский Федерации. Указанные вычеты в соответствии с п. 1 ст.172 НК РФ производятся на основании  счетов-фактур, выставленных продавцами, и документов, подтверждающих фактическую  уплату сумм налога. При этом согласно п. 4 ст. 168 НК РФ в расчетных документах, первичных учетных документах и  в счетах-фактурах соответствующая  сумма НДС должна быть выделена отдельной  строкой.

4) проверка  расчетов наличными денежными  средствами. При проверке авансовых  отчетов обращается внимание  на соблюдение установленного  предельного размера расчетов  наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации.  Аудитору следует контролировать  не только лимит суммы платежа  при совершении расчетов с  поставщиками или другими кредиторами,  но также и платежные условия  договоров. Сумму платежа, кроме  того, подтверждают кассовые чеки  и квитанции к приходным кассовым  ордерам, прилагаемые к авансовым  отчетам подотчетных лиц.

5) проверка  организации синтетического и  аналитического учета расчетов  с подотчетными лицами. При этом  сверяются записи в ведомости  аналитического учета по счету  71 «Расчеты с подотчетными лицами»  в разрезе подотчетных лиц  и в оборотной ведомости или  журнале-ордере. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в Главной книге.⁴

⁴Барбашков, Н.П. Организация и методика проведения общего аудита / 4 изд., перераб. и доп. / - М.: ФИЛИНЪ, 2003. – 312 с.

 

Таблица 1. Основные нарушения расчетов с подотчетными лицами

Нарушения	Содержание
1.Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм	1.1) Отсутствует приказ  руководителя, устанавливающий порядок  выдачи работникам подотчетных  средств; 1.2). В приказе о порядке  выдачи подотчетных средств не  установлен круг лиц, имеющих  право на получение денег под  отчет, или не указаны размеры  подотчетных сумм, а также сроки  их возращения; 1.3) Выдача денежных средств  лицам, не указанным в списке  лиц, которым в соответствии  с приказом руководителя предприятия  могут быть выданы деньги и  хозяйственно-операционные расходы; 1.4) Выдача денежных сумм  из кассы под отчет лицам,  не являющимся работниками предприятия; 1.5) Выдача денег под  отчет лицам, не рассчитавшимся  по ранее выданным авансам;  1.6) Списание подотчетных  сумм за счет чистой прибыли  предприятия;  1.7) Несоответствие фактического  расхода подотчетных сумм целям,  на которые они были выданы; 1.8) Допускается передача  полученных под отчет наличных  денег одним работником другому.
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов	2.1) Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку; 2.2) Отсутствие командировочных  удостоверений с отметкой в  месте пребывания в командировке; 2.3) Несоблюдение установленных  норм командировочных расходов; 2.4) Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм; 2.5) Отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм.
3.Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов	3.1). Нарушение порядка  удержания подоходного налога  и начисления фондов социального  страхования и обеспечения с  сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных  норм; 3.2) Некорректное выделение  налога на добавочную стоимость  в суммах командировочных расходов.
4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ,подотчетными лицами	4.1) Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети; 4.2) Списание на затраты  сумм налога на добавленную  стоимость от стоимости материальных  ценностей, приобретенный через  подотчетных лиц у изготовителей,  в оптовой торговле.
5. Нарушения порядка учета представительских расходов	5.1) Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие); 5.2) Отсутствие учета представительских  расходов в пределах норм и  сверх норм.
6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами	6.1) Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами; 6.2) Неправильное выведение  остатков на конец отчетного  периода;  6.3) Журнал-ордер № 7 ведется  не по каждому подотчетному  лицу и выданной сумме одновременно; 6.4) Несоответствие записей  в авансовых отчетах и журнале-ордере  № 7 или других регистрах.
7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

Аудиторская проверка заканчивается оформлением  двух итоговых документов — акта аудиторской  проверки бухгалтерского учета и  достоверности отчетности и аудиторского заключения.

В акте аудиторской  проверки с подробностью и доказательностью аудиторы сообщают клиенту о проделанной  работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений  подвергнуты сплошной проверке, а  какие — выборочной. После этого  указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей  их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению  в будущем.

Акт аудиторской  проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих  лиц, за исключением случаев, предусмотренных  действующим законодательством (выявление  хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых  передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр  остается в аудиторской организации, проводившей проверку.

Аудиторское заключение — официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого  предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей  группы аудиторской фирмы и печатью  этой фирмы. В случае если проверка осуществлялась самостоятельным независимым  аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение  заключения производится его подписью и личной печатью.

Возможны  четыре вида аудиторских заключений: безусловно положительное аудиторское  заключение; условно положительное  аудиторское заключение, отрицательное  аудиторское заключение; аудиторское  заключение с отказом выражения  мнения о достоверности бухгалтерской  отчетности.

ГЛАВА 3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «АВТО-КЛИМАТ»

 

ООО «Авто-климат» - общество с ограниченной ответственностью. Общество является юридическим лицом и  действует на основании Устава и  законодательства Российской Федерации. Место нахождения общества: Россия, Челябинская область, г. Челябинск, Комсомольский пр., д. 10.

Основным видом деятельности предприятия является продажа кондиционеров.

В соответствии с Гражданским Кодексом ООО «Авто-климат» полностью соответствует занимаемому им статусу юридического лица, имеет собственный юридический адрес и адрес места расположения предприятия, обладает персональным Уставом, имеет свой расчетный счет в банке, гербовую печать предприятия, несет ответственность по обязательствам общества, имеет право выступать истцом и ответчиком в суде и другие специфические признаки, присущие юридическому лицу.