Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ГОУ ВПО

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ 
ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

 

КАФЕДРА АУДИТА

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Аудит»

На тему: Методика аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами

 

 

ИСПОЛНИТЕЛЬ:

Специальность: БУАиА

Группа

№ зачетной книжки:

РУКОВОДИТЕЛЬ:

       

 

 

 

 

Челябинск – 2011

 

ПЛАН

ВВЕДЕНИЕ           2

ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ            3

ГЛАВА 2. МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ             8

ГЛАВА 3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «АВТО-КЛИМАТ»                  18

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                  31

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ            33

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Расчеты с подотчетными лицами имеют важное значение практически на каждом предприятии, так как включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату транспортных средств; расходы на командировки; представительские расходы и так далее. В деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

Актуальность данной темы заключается в необходимости  изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели – рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами, выяснить типичные ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами, дать им характеристику, проанализировать полученный материал и сделать выводы.

Предметом исследования является учет расчетов с подотчетными лицами, где рассматривается учет и аудит  с подотчетными лицами на предприятии. Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Авто-климат» в 2010 году.

Целью данной работы является изучение действующего порядка аудиторской проверки на предприятии для анализа правильности отражения в бухгалтерском учете  расчетов с подотчетными лицами в ООО «Авто-климат» за 2010 год, определить соответствие отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Авто-климат» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного заключения. 
Глава 1. ХАРАКТЕРИСТИКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете  понимают работников организации (в  том числе и совместителей), которым  выданы из кассы наличные деньги с  условием представления отчета об их использовании. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в  бухгалтерию авансовый отчет (с  приложением документов, подтверждающих расходы).

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие  цели: на хозяйственные нужды; на командировочные  расходы; на оплату представительских  расходов.

К расходам на хозяйственные нужды относят  затраты по приобретению в розничной  торговой сети канцелярских или хозяйственных  принадлежностей, материалов, бензина  на АЗС, оплате мелкого ремонта и  тому подобное.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного  в командировку. В командировку может  быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым  заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или  поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту  командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи  или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы - это затраты организации  по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в  переговорах для установления и  поддержания сотрудничества, а также  участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.¹

Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому  затраты на организацию развлечений  и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров  представительскими расходами не являются.

Основными документами, которые применяются  при оформление расчетов с подотчетными лицами, и подлежат изучению при  аудиторской проверке, являются: авансовые  отчет; приказы о направлении  сотрудников в командировки; командировочные  удостоверения; копии загранпаспортов  с отметками о пересечении  границы; список лиц, которым разрешено  получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских  расходов; оправдательные первичные  документы.

Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих  бухгалтерский регистрах: журнал-ордер  № 7, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов с  подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии  форме ведения бухгалтерского учета.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо

¹Киселева Г.В. Бухгалтерский финансовый учет: Учеб. пособие./ Г.В. Киселева. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2007. – 315 с.

которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  средства на основании расходных  кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и  сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  в учете отражают по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса», Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71«Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 - комбинированный  регистр, сочетающий аналитический  и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится  в журнале ордере одна строка и  по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в  погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены  на этой же строке. В то же время журнал-ордер  № 7 сохраняет шахматную форму  записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы учета, в части расшифровки  оборота по кредиту счета 71. На оборотной  стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные  командировки за отчетный месяц с  начала года, что необходимо для  составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей». В дальнейшем, эти суммы  списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в  дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут  быть удержаны из оплаты труда работника, или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут  быть удержаны из оплаты труда работника. Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается  как предоставленный ему заем. В этом случае вы будете обязаны  исчислить материальную выгоду, полученную работником от использования заемных  средств.²

Если  долг будет списан за счет средств  организации, эту сумму придется включить в совокупный доход работника (ст.209 НК РФ).

Если  же сумма списанного долга уменьшит налогооблагаемую прибыль организации (например, если долг будет признан  нереальным для взыскания), то на эту  сумму придется еще начислить  и единый социальный налог.

Если  срок возврата денег, выданных на хозяйственные  нужды, установлен не был, оснований  для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника  не имеется.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством  норм суточных. Полученную в банке  валюту оприходуют по счету 50 «Касса»  с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают  со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и  ее рубленом эквиваленте по курсу  Центрального банка РФ на момент выдачи. По возвращении из командировки и  сдачи авансового отчета с приложением 

²Козлова Е.П. Бухгалтерский учет в организациях./ Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 478 с.

оправдательных документов задолженность  подотчетных лиц списывают с  кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают  на счет 91 «Прочие доходы и расходы»:

• положительную - дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счета 91-1 «Прочие доходы»,
• отрицательную - дебет счета 91-2 «Прочие расходы», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Таким образом, организация аналитического и синтетического учета по расчетам с подотчетными лицами заключается в том, что  в бухгалтерском учете для  отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный активно-пассивный  счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками предприятий  по суммам, выданным им под отчет  на хозяйственно-операционные и командировочные  расходы. Аналитический учет по данному  счету ведется по каждой сумме, выданной подотчет. Регистром для учета  операций по движению подотчетных сумм служит журнал-ордер 7, который сочетает в себе аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными лицами.

 

Глава 2. МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

До начала аудиторской проверки необходима подготовительная деятельность, которая предполагает получение аудитором материалов отчетности по хозяйственной деятельности, выяснение направления и масштаба работы, проведение беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получение необходимой информации от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

В результате предварительного ознакомления аудитор  делает вывод о степени деловой  безупречности клиента и принимает  решение о проведении аудиторской  проверки или отказе от нее.

После принятия решения о проведение аудиторской  проверки, перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную  программу изучения документов в  зависимости от состояния данного  раздела учета на предприятии. Для  сбора информации при составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно  использовать вопросник, приведенный  в Приложении 1.

По результатам  проведенного опроса у аудитора должно сложиться определенное мнение о  состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать  аудитору целый ряд промежуточных  выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность  отчетных данных.

Для выявления  каждого из возможных нарушений  или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных  процедур. Основными контрольными процедурами  являются:

1. Процедура 1.1.1. Проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги их кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.
2. Процедура 1.1.2. Проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.
3. Процедура 1.1.3. Проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям, на которые они выданы.
4. Процедура 1.1.4. Проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия.
5. Процедура 1.1.5. Проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды.
6. Процедура 2.1.1. Проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.
7. Процедура 2.1.2. Проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.
8. Процедура 2.1.3. Проверка правильности возмещения командировочных расходов. Нормы возмещения командировочных расходов определяются в соответствие с нормативными документами, действующими на период действия командировки:
9. Процедура 2.1.4. Проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.
10. Процедура 2.2.1. Проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.
11. Процедура 3.1.1. Проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 «НДС» лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС При покупки ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.
12. Процедура 4.1.1. Проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые не должны превышать нормативно утвержденных норм, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон.
13. Процедура 4.1.2. Проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.
14. Процедура 5.1.1. Проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.
15. Процедура 6.1.1. Проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.³