Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

Директор осуществляет оперативное руководство деятельностью компании и наделяется в соответствии с законодательством РФ всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. Директор осуществляет свою деятельность в строгом соответствии с действующим законодательством и настоящим Уставом.

Расчеты с клиентами осуществляются как  в безналичной, так и в наличной форме. Для постоянных клиентов и  клиентов, работающих на договорной основе, допускается рассрочка платежа.

Первичные учетные документы, содержащие достоверные данные, служат основанием для записи в учетные регистры. Учетные регистры по своей сути являются сводными, накопительными документами, в которых формируется и обобщается информация из разных первичных документов, Они предназначены для равномёрного (ежедневного) накопления и обобщения  в целом за отчетный период учетной  информации и, следовательно, сокращения затрат времени на составление бухгалтерской  (финансовой) отчетности. Такими документами по учету расчетов с подотчетными лицами являются журнал регистрации авансовых отчетов, главная книга, журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

Одним из важнейших условий оформления документации по расчетам с подотчетными лицами на ООО «Авто-климат» является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. В связи с этим документы на хозяйственные факты имеют обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Предоставленный подотчетным лицом авансовый отчет с приложением кассового чека (Приложение 2), подтверждающий факт оплаты товара, принимается к учету в том случае, если он содержит следующие реквизиты: наименование организации-продавца, номер кассового аппарата, номер и дату выдачи чека, стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость.

Направление работников предприятия  ООО «Авто-климат» в командировку производится руководителем предприятия и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. В качестве оправдательных документов при этом могут выступать:

• командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из подотчета;
• счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;
• проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;
• документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.).

Кроме авансового отчета, работник предоставляет  краткий отчет о проделанной  работе. После получения авансового отчета с приложенными к нему оправдательными  документами бухгалтер после  сверки арифметических подсчетов с  указанными в оправдательных документах цифрами с помощью бухгалтерских  проводок фиксирует направление  списания данных сумм из подотчета. Израсходованные  фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  в корреспонденции с различными счетами в зависимости от характера  произведенных расходов.

Таким образом, бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует  суммарные проводки по включению  командировочных расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) организации  или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы  лицевой стороны авансового отчета. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к  учету руководитель утверждает эту  сумму, и она проводится в аналитическом  учете счета 71«Расчеты с подотчетными лицами», чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

Выдача денежных средств производится по расходным кассовым ордерам. Расходный  ордер выписывается на предприятии  на конкретного подотчетного лица или  на основании сводной платежной  ведомости.

В процессе планирования проверки предприятия ООО «Авто-климат» выделим 2 этапа:

1. Предварительное планирование  аудиторской проверки.

2. Составление программы аудита.

На первом этапе для оценки объема документации организации, подлежащей проверке, и общих затрат времени  на проведение аудита проводится предварительное  ознакомление. Для предварительного ознакомления осуществлялись следующие аудиторские процедуры:

• ознакомление с учредительными документами;
• личная беседа с директором, главным инженером;
• личная беседа с главным бухгалтером, изучение форм учета;
• просмотр первичной документации, проверка наличия бухгалтерских регистров, оценка правильности их оформления.

Второй этап - составление программы аудита. Разрабатывая программу аудита расчетов с подотчетными лицами необходимо определить оценку внутрихозяйственного риска и риска средств контроля. Для определения данной оценки используем следующие показатели:

Таблица 2. Оценка внутрихозяйственного риска и риска средств контроля

Анализ средств внутреннего  контроля показал, что в ООО «Авто-климат» достаточно четко разделены функции управления и контроля, сохранность активов и бухгалтерских записей обеспечивается наличием специальных помещений, сейфов, охраны.

Для оценки эффективности  функционирования системы внутреннего контроля на предприятии ООО «Авто-климат» использовался вопросник. По результатам вопросника получена следующая информация:

Таблица 3. Вопросник для оценки системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Авто-климат»

По результатам проведенных  опросов и наблюдений установлено, что все хозяйственные операции выполняются с одобрения руководства, имеется распределение обязанностей в бухгалтерском учете в соответствии с законодательством и учетной  политикой, отчетность составляется своевременно, но не всегда проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

Таблица 4. Объем аудита и аудиторские процедуры на предприятии  
ООО «Авто-климат»

При изучении деловой репутации ООО «Авто-климат» не выявлено претензий, что косвенно свидетельствует о наличии и организации контроля, соблюдением условий договора с партнерами. Относительно простая структура управления ООО «Авто-климат» позволяет предположить незначительный аудиторский риск при проведении аудита.

Таким образом, результаты проведенных  вышеперечисленных аудиторских  процедур позволяют на предварительном  этапе оценить уровень надежности системы внутреннего контроля и  учета на достаточно высоком уровне. Далее можно разработать программу аудиторской проверки, которая включает более детальный перечень работ по проведению аудита расчетов с подотчетными лицами с указанием сроков проведения, используемых методов и перечня применяемых документов. В процессе аудита порядка ведения учета и документального оформления расчетов с подотчетными лицами осуществлялись следующие аудиторские процедуры:

1. Проверка наличия распорядительных  документов, отражающих информацию  о расчетах с подотчетными  лицами в организации.

На предприятии существуют следующие  распорядительные документы, отражающие информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации (таблица 5).

Таблица 5. Распорядительные документы, регулирующие расчеты с подотчетными лицами на ООО «Авто-климат»

В результате изучения учетной политики предприятии ООО «Авто-климат», в части касающейся учета расчетов с подотчетными лицами установлено соответствие законодательству всех отраженных элементов. При ознакомлении с документами в процессе изучения приказа о сроках и правилах составления и предоставления отчетности подотчетными лицами в организации было получено представление о постановке и ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Нарушения не были установлены.