При разработке такого
положения (или просто при определении
функций такой комиссии) следует иметь
в виду, что комиссия должна выполнять
комплекс работ, который должен, как минимум,
включать следующие элементы:
выявление фактического наличия
имущества организации;
проверка документального
подтверждения размеров и сроков
обязательств организации;
сопоставление фактического
наличия имущества с данными
бухгалтерского учета;
документальное оформление
фактов несоответствия количества,
качества, ассортимента поступающих
запасов соответствующим показателям
(характеристикам), предусмотренным в
договорах (поставки, купли-продажи) и
других аналогичных документах;
документальное оформление
актов сверки взаиморасчетов
с дебиторами и кредиторами
организации;
определение причин списания
имущества и возможности использования
материалов от такого списания;
определение причин возникновения
просроченной кредиторской и
дебиторской задолженности;
установление сумм стоимости
излишествующего имущества и
размера недостач;
подготовка распорядительного
документа о взыскании сумм недостач
с виновных лиц или организации либо о
списании сумм недостач;
разработка мероприятий, предупреждающих
возникновение инвентаризационных
разниц в будущем.
Персональный состав постоянно
действующей и рабочих инвентаризационных
комиссий утверждает руководитель организации,
о чем издается распорядительный документ
(приказ, распоряжение и т.п.). Данный распорядительный
документ целесообразно утверждать отдельно
от положения о комиссии (о котором говорилось
выше). Это связано с тем, что положение
может действовать в течение нескольких
отчетных периодов, а состав комиссии
персонифицирован, т.е. может меняться
и в течение года.
В состав указанных комиссий
целесообразно включать представителей:
администрации организации
(одного из заместителей руководителя
организации или иного должностного лица,
обладающего распорядительными правами);
бухгалтерской службы (в крупных
организациях целесообразно включать
двух работников: бухгалтера, ведущего
учет соответствующего вида имущества
и обязательств, и бухгалтера, который
по своим функциям с данным участком учета
не связан, — как для обеспечения беспристрастности,
так и для того, чтобы повысить эффективность
проведения проверки);
юридической службы (такой специалист
может оказаться незаменимым
в случаях, когда речь идет о недостачах
материалов, поступивших от поставщиков,
а также тогда, когда принимается решение
о привлечении материально ответственных
лиц и иных работников к материальной
ответственности); инженеров (специалистов,
обладающих необходимой квалификацией
и опытом для того, чтобы оценить рациональность
использования отдельных видов имущества);
экономистов; техников;
других специальностей, знания
и опыт которых позволят обеспечить
эффективность проведения проверок
и инвентаризаций. Кроме того, в
состав инвентаризационной комиссии целесообразно
включать представителей службы внутреннего
аудита организации, независимых аудиторских
организаций.
До начала проверки фактического
наличия имущества инвентаризационной
комиссии надлежит получить
последние на момент инвентаризации приходные
и расходные документы или отчеты о движении
материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной
комиссии визирует все приходные
и расходные документы, приложенные
к реестрам (отчетам), с указанием
«до инвентаризации на "..." (дата)»,
что должно служить бухгалтерии основанием
для определения остатков имущества к
началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные
лица дают расписки в том,
что к началу инвентаризации
все расходные и приходные документы на
имущество сданы в бухгалтерию или переданы
комиссии и все ценности, поступившие
на их ответственность, оприходованы,
а выбывшие списаны в расход. Аналогичные
расписки дают и лица, имеющие подотчетные
суммы на приобретение или доверенности
на получение имущества.
Сведения о фактическом наличии
имущества и реальности учтенных
финансовых обязательств записывают
в инвентаризационные описи или
акты инвентаризации не менее
чем в двух экземплярах.
Инвентаризационная комиссия
обеспечивает полноту и точность внесения
в описи данных о фактических остатках
основных средств, запасов, товаров, денежных
средств, другого имущества и финансовых
обязательств, правильность и своевременность
оформления материалов инвентаризации.
Фактическое наличие имущества
при инвентаризации определяют путем
обязательного подсчета, взвешивания,
обмера.
Руководитель организации должен
создать условия, обеспечивающие
полную и точную проверку фактического
наличия имущества в установленные
сроки: обеспечить рабочей силой
для перевешивания и перемещения грузов,
технически исправным весовым хозяйством,
измерительными и контрольными приборами,
мерной тарой. Проверка фактического наличия
имущества производится при обязательном
участии материально ответственных лиц.
Инвентаризационные описи могут
быть заполнены как с использованием
средств вычислительной и другой
организационной техники, так
и вручную. Описи заполняются
чернилами или шариковой ручкой
четко и ясно, без помарок и
подчисток.
Наименования инвентаризуемых
ценностей и объектов, их количество указывают
в описях по номенклатуре и в единицах
измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи
указывают прописью число порядковых
номеров материальных ценностей
и общий итог количества в
натуральных показателях, записанных
на данной странице, вне зависимости от
того, в каких единицах измерения (штуках,
килограммах, метрах и т.д.) эти ценности
показаны.
Исправление ошибок производится
во всех экземплярах описей
путем зачеркивания неправильных
записей и проставления над зачеркнутыми
правильных записей. Исправления должны
быть оговорены и подписаны всеми членами
инвентаризационной комиссии и материально
ответственными лицами.
В описях
не допускается оставлять незаполненные
строки, на последних страницах незаполненные
строки прочеркиваются.
На последней
странице описи должна быть
сделана отметка о проверке
цен, таксировки и подсчета
итогов за подписями лиц, производивших
эту проверку.
Описи
подписывают все члены инвентаризационной
комиссии материально ответственные
лица. В конце описи материально ответственные
лица дают расписку, подтверждающую проверку
комиссией имущества в их присутствии,
об отсутствии к членам комиссии каких-либо
претензий и принятии перечисленного
в описи имущества на ответственное хранение.
При
проверке фактического наличия
имущества в случае смены материально
ответственных лиц принявший
имущество расписывается в описи
в получении, а сдавший –
в сдаче этого имущества.
На имущество,
находящееся на ответственном
хранении, арендованное или полученное
для переработки, составляются отдельные
описи.
Если
инвентаризация имущества проводится
в течение нескольких дней, то
помещения, где хранятся материальные
ценности, при уходе инвентаризационной
комиссии должны быть опечатаны.
Во время перерывов в работе инвентаризационных
комиссий (в обеденный перерыв, в ночное
время, по другим причинам) описи должны
храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом
помещении, где проводится инвентаризация.
Для
оформления инвентаризации необходимо
применять типовые формы первичной учетной
документации по инвентаризации имущества
и финансовых обязательств, разработанные
и утвержденные Минфином РФ.
По окончании
инвентаризации могут проводиться
контрольные проверки правильности
проведения инвентаризации. Их следует
проводить с участием членов инвентаризационных
комиссий и материально ответственных
лиц обязательно до открытия склада, кладовой,
секции и т.п., где проводилась инвентаризация.
Результаты
контрольных проверок правильности
проведения инвентаризации оформляются
соответствующим актом.
В межинвентаризационный
период в организациях с большой
номенклатурой ценностей могут
проводиться выборочные инвентаризации
материальных ценностей в местах
их хранения и переработки.
Контрольные проверки правильности
проведения инвентаризаций и выборочные
инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный
период, осуществляют инвентаризационные
комиссии по распоряжению руководителя
организации.
Основными
обязанностями бухгалтерской службы
при проведении инвентаризаций и
проверок и обработке их результатов являются
следующие:
1. Осуществлять
контроль над своевременностью
и полнотой проведения инвентаризаций.
Выполнение данной функции достигается
посредством включения соответствующих
мероприятий в планы работы бухгалтерии
(бухгалтерской службы) на очередной месяц.
2. Требовать
сдачи материалов инвентаризаций
в бухгалтерскую службу. Для этого
при разработке распорядительного
документа о проведении соответствующей
инвентаризации или проверки
необходимо указать сроки, в течение
которых результаты проверки должны быть
представлены в бухгалтерию организации,
и, может быть, меры ответственности за
нарушение сроков. Если деятельность постоянно
действующей комиссии, создаваемой для
проведения инвентаризаций и проверок,
регулируется положением (или иным аналогичным
документом), разработанным в организации,
указанные элементы целесообразно включить
в данное положение.
3. Следить за своевременным
завершением инвентаризаций и документальным
оформлением их результатов. Эта обязанность
является продолжением (развитием) предыдущей
и, следовательно, может быть урегулирована
соответствующим распорядительным документом.
4. Отражать на счетах бухгалтерского
учета выявленные при инвентаризации
расхождения между фактическим наличием
имущества и данными бухгалтерского учета.
Порядок отражения в бухгалтерском учете
инвентаризационных разниц более подробно
будет рассмотрен ниже. Здесь же лишь подчеркну:
эти разницы необходимо отразить таким
образом, чтобы обеспечить своевременное
и точное формирование налоговой базы
по налогу на прибыль и другим налогам,
зависящим от результатов проверок. В
результате инвентаризаций и проверок
принимаются соответствующие решения
по устранению недостатков в хранении
и учете запасов и возмещению материального
ущерба, а также по организации бухгалтерского
учета и документооборота.
Результатами инвентаризации
могут быть излишки (фактическое
наличие превышает наличие по
данным бухгалтерского учета)
или недостачи. Порядок регулирования
инвентаризационных разниц установлен
Положением по ведению бухгалтерского
учета и бухгалтерской отчетности.
Выявленные при инвентаризации
излишки имущества приходуются
по рыночным ценам, и одновременно
их стоимость относится: в коммерческих
организациях – на финансовые результаты;
в некоммерческих – на увеличение доходов.
Результаты инвентаризации
должны быть отражены в учете
и отчетности того месяца, в
котором была закончена инвентаризация,
а по годовой инвентаризации
– в годовой бухгалтерской отчетности.
При этом для целей финансового учета
должны быть учтены события после отчетной
даты. Материалы инвентаризации используются
при создании резерва под обесценение
материальных ценностей.
Все эти требования установлены
документами системы нормативного регулирования
бухгалтерского учета и обязательны к
исполнению.
Целесообразно перечислить
те элементы инвентаризационного
процесса, которые могут явиться
основанием для признания результатов
инвентаризации недействительными.
Такое возможно, если:
персональный состав постоянно
действующей или рабочей комиссии
не утвержден руководителем организации;
при проведении инвентаризации
отсутствовал хотя бы один
член комиссии;
последние на момент инвентаризации
приходные и расходные документы
или отчеты о движении материальных ценностей
и денежных средств не завизированы председателем
комиссии;
у материально ответственных
лиц не отобраны расписки в
том, что все приходные и
расходные документы проведены
по учету, сданы в бухгалтерию
или переданы комиссии;
производится сопоставление
данных бухгалтерского учета
с фактическим наличием имущества,
а не наоборот (данный факт
проверяют посредством анализа
исполнения инвентаризационных
описей: наиболее ярким примером
формализма является заполнение
всех граф описей машинописным способом,
а в случае выявления расхождений исправление
вручную);
идеальной следует считать
такую организацию работы, при
которой во время проверки
непосредственно на местах хранения
нет никаких учетных регистров
– только имущество и незаполненные инвентаризационные
описи (для удобства их можно лишь разграфить),
– а сопоставление данных наличия и учета
производится камерально;
инвентаризационные описи составлены
только в одном экземпляре;