Инвентаризации как метод фактического контроля

1.2   Связь инвентаризации с другими методами бухгалтерского учета. 

      Путем проведения инвентаризации выявляются и документируются изменения  в составе хозяйственных средств, которые не были зарегистрированы в тот момент, когда они произошли. Например,  уменьшение величины материальных ценностей в результате их естественной убыли.

      Инвентаризация  не может проводиться без оценки,  в основе которой лежит калькуляция, которая позволяет определить фактическую себестоимость объектов.

      Результаты  инвентаризации находят свое отражение на счетах. Периодическое обобщение информации по годовой инвентаризации отражается в годовом бухгалтерском отчете, а текущие - в отчетности того месяца, в котором была окончена инвентаризация. (9, стр.88)

 

2. ВИДЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.

 

      Все проводимые на предприятии инвентаризации делятся по ряду признаков.

      В зависимости от полноты охвата имущества  инвентаризации бывают полные и частичные:

- Полная  инвентаризация  предусматривает  инвентаризацию всех видов имущества  и финансовых обязательств. В  частности, к полной инвентаризации относится инвентаризация, проводимая перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

- Частичная  инвентаризация предусматривает  инвентаризацию отдельных видов  имущества и (или) финансовых  обязательств. К таким инвентаризациям в частности относятся:

а) ежемесячные  инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой  отчетности;

б) ежеквартальные инвентаризации, проводимые с целью  уточнения в российской отчетности резервов создаваемых в соответствии с требованиями МСФО (по данным учета).

- Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных и проводятся, как правило, по товарам, уценённым и переведённым в пониженные сорта, оказавшимся без ярлыков, морально устаревшим и испорченным, а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна.

- Сплошные инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях, расположенных в одном населённом пункте или в потребительском обществе.

По роли в хозяйственном процессе:

- Плановые инвентаризации проводят периодически согласно плану (графику) в заранее намеченные сроки.

- Внеплановые инвентаризации проводятся внезапно по распоряжениюруководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных  и других контролирующих органов в случаях особой необходимости.

- Повторная инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения в качестве инвентаризации или в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

- Необходимая инвентаризация проводится в ряде случаев, предусмотренными нормативно-правовыми актами.

- Контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.

      По  частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации.

      Так, например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в ряде производств при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

      Не  реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе.

      Наиболее  обширной и трудоемкой инвентаризацией  является годовая. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов. (5, стр. 197)

2.1 Технология процесса инвентаризации.

      Технология  процесса инвентаризации включает множество  процедур. Число инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

      Персональный  состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение). Этот документ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

      В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

      В состав инвентаризационной комиссии можно  включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

      До  начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

      Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на... (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

      Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

      Сведения  о фактическом наличии имущества  и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

      Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

      Руководитель  организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой, технически исправным весовым хозяйством для перевешивания и перемещения грузов, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

      По  материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

      При инвентаризации большого количества весовых  товаров ведомости отвесов ведут раздельно — один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи. (2)

      Проверка  фактического наличия имущества  производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

      Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительной и другой оргтехники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

      Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

      На  последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

      Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

      В тех случаях, когда материально  ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

      По  окончании инвентаризации могут  проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом.

      В межинвентаризационный период в  организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

      Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации. 

2.2 Отражение  результатов в учете. 

      Во  всех случаях, расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости. Суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

      Имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению на финансовые результаты у организации или увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.