Финансово-экономическая характеристика ОАО «Клеопатра»

     Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупавших материалы по наличному расчету, от списания пришедших в негодность основных средств, полученные из собственного производства.

     Перечень  унифицированных форм первичной  документации по учету материалов

     На  материалы, поступающие по договорам  купли-продажи (поставки и другим аналогичным договорам), организация получает от поставщика расчетные документы (платежные требования счет, товарно-транспортные накладные, товарные накладные и т. п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения)

     Организация самостоятельно устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, своей организационной структуры и функциональных обязанностей подразделений и должностных лиц. При этом необходимо:

     - зарегистрировать документы в  журнале учета поступающих грузов;

     - проверять соответствующие данные  этих документов договорам поставки  по ассортименту, ценам и количеству  приобретаемых материалов, способу  и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренных договором;

     - проверять правильность расчетов  в расчетных документах;

     - акцептовать (оплатить) расчетные  документы полностью или частично, или мотивированно отказаться  от акцепта ( от оплаты);

     - определять фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;

     - передавать документы в подразделения  организации, в сроки, предусмотренные  правилами документооборота организации.

     Форма журнала учета поступающих грузов утверждена Постановлением Российского статистического агентства от 9 августа 1999г.

     № 66 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения». Журнал применяется для регистрации  товарно-материальных ценностей, поступающих в места хранения различными видами транспортных средств за отчетный период (ежемесячно)

     Записи  производятся уполномоченными работниками  по мере поступления товарно-материальных ценностей на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приеме. В случае доставки товаров, грузов по железной дороге, водным транспортом в графе «Примечание» фиксируется время подачи, разгрузки, уборки вагонов, время простоя. Также в этой графе отмечаются данные  о коммерческом акте в случаях выявления повреждения или порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе.

       Для получения материалов со  склада поставщика или от транспортной  организации уполномоченному лицу  стороны, приобретаемой материалы  ( экспедитору) выдаются соответствующие  документы и доверенность на  получение материалов. В доверенности  обязательно должна быть указанна дата ее составления, если последняя отсутствует, то доверенность является недействительной.

     Доверенность  применяется для оформления права  лица выступать в качестве доверенного  лица организации при получении  материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

     Если  при приемке материальных ценностей  у транспортной организации обнаружены: несоответствие фактического веса или  количества материальных ценностей данным, указанным в счете поставщика; повреждение или порча материальных ценностей; материальные ценности, которые не значатся в товарно-сопроводительных документах поставщика, то составляют коммерческий акт.

     Типовой бланк коммерческого акта предусмотрен только для организаций железнодорожного транспорта. Его форма утверждена Приказом МПС России от 18 июля 2003г. №45 «Об утверждении Правил составления актов при перевозке грузов железнодорожным транспортом».

     Эту форму можно использовать в качестве образца для составления коммерческого акта с любой другой транспортной организацией.

     Коммерческий  акт составляют представители организации-получателя и транспортной организации, которая  доставила товарно-материальные ценности. Акт оформляют в день приемки груза. Если составить коммерческий акт в этот день невозможно, он должен быть оформлен не позднее следующего дня.

       Коммерческий акт составляют  в трех экземплярах: первый  экземпляр остается у организации-получателя; второй и третий экземпляры передаются транспортной организации. Коммерческий акт подписывают работники транспортной организации, а также представители организации-получателя.

     Оприходованные  материалы, поступившие от поставщиков  или из переработки, оформляются  приходными ордерами (форма №М-4). Приходный ордер в одном лице составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад и должен выписываться на фактически принятое количество ценностей. Документ подписывает работник, сдавший материалы на склад (подотчетное лицо, экспедитор и т.д.)

     Методическими указаниями по бухгалтерскому учету  материально-производственных запасов, утвержденными приказам Минфина  России от 28 декабря 2001г. № 119н, допускается  упрощенная  процедура документального  оформления поступивших материалов, в соответствии с которой приходного ордера не оформляют, на накладной поставщика ставят специальный штамп с реквизитами приходного ордера. Порядок оформления документов по приемке  и оприходованию материалов должен быть закреплен в учетной политике организации.

     Могут иметь место случаи, когда в  интересах производства целесообразно  направить материалы непосредственно  в подразделение организации, минуя  склад. Такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации, минуя склад. Такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации, при этом  в приходных и расходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом)

     Перечень  материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в  подразделении организации, должен оформляться соответствующим распорядительным документом  организации. На стройках строительные материалы, конструкции и детали, поступающие в значительном количестве, как правило, завозятся непосредственно на объекты строительства, минуя базисный склад.

     Если  количество или качество прибывших  на склад материалов не соответствует данным счета поставщика или имеется расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших без документов, то приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов (форма №М-7). Приходный ордер в этом случае не составляется.

     Акт о приемке материалов составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Один экземпляр акта служит для учета материальных ценностей, другой- для направления претензионного письма поставщику.

       Материалы, закупленные подотчетными  лицами организации подлежат  сдаче на склад. Оприходование  материалов производиться в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку ( счета и чеки магазинов. Квитанция к приходному кассовому ордеру – при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

     Обособленно храняться на складе материалы, подлежащие лабораторному анализу, и техническому осмотру, а также материалы не разрешается до выявления результатов  анализа. Их учет организуется в специальной книге или карточке учета материалов (форма№М-17). Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем- материалы. Принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью любых видов собственности.

     Контроль  за своевременным оприходованием прибывших  грузов осуществляется согласно решению  руководителя организации соответствующими подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службой и т.д) и (или) должностными лицами.

     Движение  материальных ценностей внутри организации  между структурными подразделениями  или материально-ответственными лицами оформляют требованием-накладной (форма№М-11). Этими же накладными оформляются  операции по сдаче на склад или  в кладовую остатков из произовдства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

     Требование-накладную  в двух экземплярах составляет материально-ответственное  лицо (кладовщик) структурного подразделения, сдавшего (отпускающего) материальные ценности. Один экзепляр служит сдающей сторонеоснованием для списания ценностей, а второй- принимающей стороне для оприходования ценностей. Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалетерию для учета движения материалов.

     Лимитно-заборная карта (форма№М-8) применяется при  наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

     Лимитно-заборная карта выписывается бухгалтером  в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению –потребителю материалов, другой- складу.

     Отпуск  материалов в производство осуществляется складом, который обозначен в  лимитно-заборной карте при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада-представителя структурного подразделения.

     По  лимитно-заборной карте ведется  также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется. Сверхлимитный отпуск материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных. Изменение лимита производиться теми же лицами, которым предоставлено право его установления.

     После того как лимит, указанный в карте, будет использован (не реже одного раза в месяц), кладовщик должен сдать  карту в бухгалтерию .

     Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма №М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитно-заборных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик. В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу организации.