Дослідження питань обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками

В балансі  запаси відображаються за найменшою  з двох оцінок:

–  собівартістю;

–  чистою вартістю реалізації.

Під чистою вартістю реалізації запасів розуміють очікувану  ціну їх реалізації в умовах звичайної  діяльності за вирахуванням очікуваних витрат на завершення їх виробництва  та реалізацію.

На відміну  від попереднього варіанта журнально-ордерної форми обліку, де Журнал-ордер № 6 було об'єднано з відомістю аналітичного обліку, оскільки в ньому відображували  також дебетові обороти, тепер ці регістри роз'єднані. Це зумовлює певні  особливості запису операцій у цих  регістрах. Зокрема, щодо обліку розрахунків  з постачальниками та підрядниками, то особливістю записів операцій є те, що спочатку їх виконують у  Відомості 3.3, а вже підсумки граф 13-19 (рядок "Усього за рахунком 63") з неї переносять до графи 10 розділу  І Журналу 3, хоч загальний принцип  ведення регістрів цієї форми  передбачає, що журнали і відомості  аналітичного обліку складають здебільшого  одночасно.

Аналітичний облік  розрахунків ведуть у розрізі  постачальників і підрядників за кожним документом про отримання  матеріалів, робіт, послуг та оплату за них у Відомості 3.3 аналітичного обліку розрахунків з постачальниками  та підрядниками (до рахунку 63). Це означає, що такий спосіб відображення операцій потребує запису у графі 2 окремих  документів, а тому для одного постачальника  доведеться відводити кілька рядків – залежно від кількості документів, за якими провадились розрахунки у поточному місяці. До того ж  заздалегідь не можна визначити, скільки операцій за розрахунками з  постачальниками буде здійснено  впродовж місяця, отже, неможливо передбачити  необхідну кількість рядків для  відображення даних кожного документа  окремо. Тому передбачений у Методичних рекомендаціях по застосуванню регістрів  бухгалтерського обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України  від 29.12.2000 p. № 356 спосіб запису операцій за кожним документом може бути прийнятним лише за умови, що протягом місяця конкретним постачальником (підрядником) було здійснено  незначну кількість операцій. Вказані  регістри розраховані для застосування на невеликих за обсягом діяльності з незначним документооборотом підприємствах [18].

За значної  кількості операцій на великих підприємствах  робити це безпосередньо на основі первинних документів недоцільно. Записи у Відомості 3.3 зручніше робити позиційним способом, відводячи для кожного  постачальника в ній лише один рядок. Тому необхідне попереднє групування первинних документів з використанням аркушів-розшифровок.

Вважаємо, що й  тепер доцільно застосування таких  регістрів накопичення і групування даних товарно-транспортних накладних, актів на виконані роботи, виписок  банку для наступного перенесення  до Журналу 3 з використанням у  регістрі потрібних реквізитів, виготовлених друкарським способом.

2.3 Облік транспортно-заготівельних  витрат

Витрати на створення  запасів та їх зберігання (транспортно-заготівельні) на практиці організовуються трьома методами:

–  на окремому субрахунку, який відкривають на балансовому рахунку 20 «Виробничі запаси» окремо до кожного субрахунку;

–  на резервному рахунку 29 «Заготівля та придбання матеріальних цінностей» з виділенням субрахунків за окремими видами матеріальних цінностей;

–  збираються загальною сумою на рахунку 20 «Виробничі запаси» чи 29 «Заготівля та придбання матеріальних цінностей».

Стандартом бухгалтерського  обліку 9 «Запаси» [5] передбачено отримані з різних джерел матеріальні цінності (від постачальників, прийняті без  оплати, виявлені при інвентаризації, від ліквідації необоротних активів  і малоцінних та швидкозношуваних предметів, виготовлені в своєму виробництві, подаровані тощо) оцінювати за первинною  вартістю. Отримані за плату запаси оприбутковуються за собівартістю, яка  складається з таких статей:

–  вартості матеріальних цінностей відповідно до умов договорів поставок (без податку на додану вартість для зареєстрованих платників податку, яким цей податок відшкодовується бюджетом);

–  ввізного мита;

–  непрямих податків у зв'язку з придбанням запасів, які не відшкодовуються підприємству;

–  інші витрати, які безпосередньо пов'язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні до використання у запланованому вигляді;

–  транспортно-заготівельні витрати [25].

Перші три статті відносяться на собівартість матеріальних цінностей прямим шляхом, бо вони вказуються безпосередньо в супровідних  документах постачальника.

Четверта стаття – «інші витрати» – має виробничий характер, оскільки багато видів матеріалів перед використанням у виробництві  вимагають сортування, розкрою за відповідними розмірами, лабораторного  аналізу й дослідження, пакування  тощо. Тому такі витрати доцільно виділяти на рахунку 23 в окрему групу, щоби після  завершення робіт їх можна було включити на окремі види матеріалів методом  розподілу.

Остання стаття «транспортно-заготівельні витрати» складається  з таких елементів:

–  витрати на заготівлю запасів (утримання пунктів заготівлі, оплата праці, відрахування на соціальне страхування, на відрядження, освітлення, опалення, утримання комор, складів);

–  оплати тарифів (фрахту) за транспортування запасів;

–  вантажно-розвантажувальні роботи;

–  страхування ризиків транспортування запасів.

Якщо транспортно-заготівельні витрати збираються на окремих субрахунках  рахунка 20 чи 29, то вони в кінці місяця розподіляються таким чином.

Наприклад, на підприємстві АТЗТ «Херсонська кондитерська фабрика» сальдо на 01.05.2008р. з виробничих запасів  у цілому становило 425 109 грн., з транспортно-заготівельних  витрат – 41 914 грн. За місяць надійшло запасів  – 3 247 213 грн., згруповано транспортно-заготівельних  витрат – 356 512 грн.

За місяць списано  виробничих витрат за видами:

–  основні матеріали – 2 149 407 грн.:

–  купівельні та напівфабрикати – 673 513 грн.;

–  паливо – 208 122 грн.;

–  запасні частини – 117 705 грн.;

–  тара – 98 466 грн.

Разом: 3 247 213 грн.

1. Знаходимо  процент транспортно-заготівельних  витрат за місяць:

 

2. Визначаємо  суму транспортно-заготівельних  витрат на списані матеріали:

 

3. Розподіляємо  транспортно-заготівельні витрати  між видами матеріальних цінностей: 

Таблиця 4 – Розподіл транспортно – заготівельних витрат

На першому  етапі загальна сума зібраних за місяць витрат розподіляється між сумами залишку  запасів на кінець місяця і списаними  за місяць. Потім сума транспортно-заготівельних  витрат, що припадає на поточний місяць, розподіляється між окремими видами матеріальних цінностей пропорційно  до їх вартості.

За рахунок  заокруглення процента транспортно-заготівельних  витрат зроблені незначні заокруглення суми за основними матеріалами методом  різниці між загальною сумою  – 352 290 грн. та сумами витрат на напівфабрикати, паливо, запасні частини і тару.

Транспортно-заготівельні витрати та складські витрати  характеризують роботу відділу постачання, тому їх відокремлений облік має  принципове значення. Отримана інформація щодо структури і динаміки таких  витрат дає можливість розрахувати  економічні показники, виявити тенденції, вести цілеспрямований пошук  резервів зниження витрат на одиницю  заготовлених цінностей. У зв'язку з  цим доцільно так організовувати фінансовий облік, щоб можна було отримати найдетальніші дані щодо формування вказаних витрат.

Витрати доцільно класифікувати в такому розрізі:

1. Витрати на  підтримання запасів (складські):

1.1. утримання  складів;

1.2. складування  запасів;

1.3. переміщення  запасів;

1.4. утримання  машин і механізмів на складі;

1.5. витрати на  страхування запасів;

1.6. втрати матеріальних  цінностей при зберіганні;

1.7. інші витрати.

2. Капітальні  інвестиції у складське господарство.

3. Витрати, пов'язані  з замовленнями і доставкою:

3.1. витрати на  пошук постачальників;

3.2. витрати на  переговори щодо поставок;

3.3. витрати на  транспортування запасів від  постачальників;

3.4. страхування  ризиків при доставці запасів;

3.5. витрати на  зв'язок;

3.6. витрати на  відрядження;

3.7. витрати на  утримання заготівельного апарату;

3.8. втрати при  доставці вантажів;

3.9. витрати на  підготовку і перепідготовку  кадрів;

3.10. інші витрати.

Для такого детального обліку необхідно відкривати відомість  для збору й відображення даних  про витрати на рахунку 20 чи 29 у  розрізі вказаних статей з кредиту  різних рахунків (20, 22, 65, 66, 13, 63, 68, 37 та ін.), а в кінці місяця – їх розподілу  на заготовлені цінності у вказаному  вище порядку.

Синтетичний облік  транспортно-заготівельних витрат (за кредитом рахунків 20 чи 29) доцільно відображати у журналі 5 або 5А, а  дані аналітичного обліку – у відомості 5.1.

Облік та аналіз транспортно-заготівельних і складських витрат сприяє зниженню собівартості. Про важливість посиленої уваги  до них свідчить те, що, за підрахунками окремих економістів, сума цих витрат порівнянна із сумою заготовлених матеріальних цінностей. За своєю суттю витрати  на пошук постачальників, доставку, складування і зберігання запасів  є трансакційними витратами.

У зв'язку з переходом  економічних суб'єктів на більш  високі рівні розвитку, що обумовлено науково-технічним прогресом та ускладненням контактів і зв'язків  з питань придбання ресурсів і  збуту продукції, зростає роль трансакційних витрат, які виникають у процесі координації діяльності економічних агентів в умовах невизначеності та частих змін ринкового середовища. Так, зростають витрати на пошук постачальників, оплату послуг бухгалтерів, юристів, утримання засобів зв'язку тощо.

Трансакційні витрати є показником економічного прогресу, ступеня розвитку економіки і переходу до постіндустріального суспільства та інформаційної цивілізації.

Отже, виникає  проблема збору та класифікації інформації про рівень трансакційних витрат на підприємстві. Отримання інформації про витрати, пов'язані з постачанням, збутом, інформаційним забезпеченням апарату управління, засобами комунікації, утриманням фінансово-економічних служб, дозволить визначити рівень трансакційних витрат й оптимізувати їх величину, а можливо й обґрунтувати рішення щодо користування послугами спеціалізованих організацій, якщо це буде економічно доцільним.

Поки що, такі витрати не виділяються окремо у  фінансовому обліку, хоча потреба  у такій інформації з боку управління назріла [23].

2.4 Нестачі при отриманні  ТМЦ і їх облік

Під час отримання  і використання ТМЦ можуть бути виявлені нестачі, а саме:

-  нестача з вини постачальника;

-  нестача в межах норм природних втрат в дорозі.

Розглянемо ці види нестач докладніше.

Нестача з вини постачальника відображається на рахунку 374 «Розрахунки за претензіями». Тут  відображаються розрахунки за претензіями  до постачальників за виявленою невідповідністю  цін і тарифів, передбачених угодами; за виявленою невідповідністю якості технічним умовам, передбаченим угодою, за нестачею ТМЦ, а також за пред’явленими  постачальникам та визнаними штрафами, пенею, неустойками.