Дослідження питань обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками

Договірні відносини  з поставки організовуються на підставі Положення про поставки продукції  виробничо-технічного призначення, які  були затверджені в СРСР і введені  в дію з 1 липня 1981 p. [4]. Оскільки в Україні такі положення поки що не розроблені, чинним є названий документ. Ним передбачені правила приймання експедиторами матеріалів на залізничних станціях чи водних пристанях. Зокрема, при отриманні вантажів проводиться якісне та кількісне приймання в місцях доставки. При цьому експедитор повинен подати відповідальним за зберігання вантажу особам довіреність, у якій зазначається прізвище особи, уповноваженої прийняти вантаж, її паспортні дані, найменування вантажів, їх кількість у натуральному вираженні. Довіреність підписує керівник організації і завіряє печаткою.

При отриманні  вантажу необхідно впевнитись, що вагони чи контейнери опломбовані, на них немає слідів крадіжок, тара без пошкоджень. Якщо виявляються  будь-які відхилення від встановлених вимог щодо цілісності місць упаковки чи тари, необхідно вимагати у місцях приймання (станція, порт, пристань, аеропорт) складання комерційного акту.

Кількісне і  якісне приймання вантажів від місцевих постачальників здійснюється, як правило, на складі постачальника, якщо доставка проводиться транспортом покупця, або на складі покупця при транспортуванні  вантажу постачальником. Доставка вантажу  власним або найманим автотранспортом  від складу місцевого постачальника  або від залізничної станції  до складу покупця оформляється товарно-транспортною накладною.

Експедитор повинен  щоденно подавати звіт про отримання  й доставку вантажів на склади з  прикладанням до нього відповідних  документів (товарно-транспортних накладних, рахунків постачальників, комерційних  актів та ін.). На основі документів постачальників, які надходять у  відділ постачання, здійснюється оперативний  облік виконання договорів. Він  ведеться у відомостях або книгах, де на кожний договір відкривається  окремий листок або ведуться картки, в яких вказується номер і дата договору, найменування матеріальних цінностей, одиниця виміру, кількість  продукції за договором поставки разом та з розбивкою за строками по кварталах і місяцях, фактичне надходження вантажу із зазначенням  дати, номера і найменування документа.

Дані оперативного обліку використовуються для аналізу  кількості та якості поставлених  цінностей, виявлення відхилень  від договорів та пред'явлення  претензій.

Претензії потрібно оформляти письмово і негайно  після встановлення фактів порушення  договорів інформувати представників  постачальника. Якщо письмове звернення  не дає результатів, треба звертатися з позовною заявою до господарського суду.

Вантаж, що прибув на склад покупця, оформляється прибутковим  ордером, якщо між фактичною наявністю  цінностей і даними документів постачальника  немає розходжень, а при розходженнях – акт приймання матеріалів.

Суму виявлених  нестач матеріалів із вини окремих  працівників потрібно віднести на винних осіб, а в окремих випадках матеріали  щодо нестачі передаються в слідчі органи. У випадках, коли вантажі  надходять без документів постачальників (невідфактуровані поставки), їх слід прийняти за якістю і кількістю в присутності комісії та скласти акт приймання в двох примірниках, з яких один треба відіслати вантажовідправнику з проханням вислати відповідний документ. До отримання документів постачальника такий вантаж приймається на відповідальне зберігання.

На відвантажені матеріальні цінності постачальники  виписують рахунки, прикладають  до них вантажні квитанції залізничного чи водного транспорту і висилають  покупцям. Можуть також виписуватися інші документи, що характеризують товари (кипні карти, пакувальні ярлики), а на продовольчі товари – сертифікати якості, довідки аналізів, що характеризують якість товару.

Бухгалтерія веде оперативний контроль за вантажем, що надійшов, документами постачальника, їх оплатою та повнотою оприбуткування в журналі реєстрації документів і надходжень вантажів. Після оприбуткування вантажів на складах і здачі документів у бухгалтерію в журналі надходження  вантажів записують дату надходження  цінностей на склад, номер і дату звіту матеріально відповідальної особи.

Якщо документи  на постачання цінностей надійшли від  постачальника, а самі цінності не надходили, то вони вважаються «товарами в дорозі». В цьому випадку треба прийняти заходи щодо розшуку цінностей.

При прийманні  цінностей безпосередньо на складі треба звертати увагу на можливі  пошкодження тари й упаковки. Якщо такі пошкодження виявлені, то для  подальшого приймання цінностей  необхідно запросити представника влади на місцях (з товарного відділу, торгової інспекції, бюро товарних експертиз) і скласти акт на недостачу, яку  засвідчують всі члени комісії.

Саме процедурні питання – оформлення договорів  та дотримання правил приймання цінностей  за якістю та кількістю – забезпечують доказовість при розгляді справ  щодо майнових спорів між покупцями  і постачальниками в господарському суді. Сторона, яка дотримується правил і має всі необхідні документи, виграє справу в суді. 

2. Основні аспекти  обліку розрахунків  з постачальниками  і підрядниками

2.1 Документальне оформлення  операцій з постачальниками  і підрядниками

Документальне оформлення надходження матеріальних, сировинних і паливних ресурсів, їх наявності та витрачання є досить складним процесом, адже структура  документообігу повинна бути такою, щоб забезпечувати вчасне надходження  необхідної інформації як для обліку, так і для контролю та оперативного управління рухом виробничих запасів.

Основні первинні документи, якими оформлюються операції з руху виробничих запасів, наведені в таблиці 5.

Інформація, яка  знаходиться в прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку методом подвійного запису.

Крім того, для  забезпечення своєчасного відображення господарських операцій в регістрах  бухгалтерського обліку на підприємствах  повинні бути чітко визначені  терміни передачі первинних документів до бухгалтерії.

Таблиця 1 - Перелік  форм первинних документів для обліку виробничих запасів

Від правильності документального оформлення операцій з надходження виробничих запасів  залежить правильне віднесення їх вартості на витрати виробництва, а також  реальність оцінки незавершеного виробництва  та його відображення у звітності.

У відповідності  до виробничої програми і норм витрат підприємства визначають потребу у  виробничих запасах. Вони можуть бути придбані, виготовлені власними силами, внесені до статутного капіталу, одержані безоплатно, придбані в результаті обміну тощо.

Перелік первинних  документів, якими найчастіше оформлюється надходження виробничих запасів, наведений  в таблиці 2. 

Таблиця 2 - Первинні документи з надходження виробничих запасів

Надходження виробничих запасів оформлюється й іншими документами. Наприклад, супровідні документи постачальників (рахунок-фактура (ф. № 63), платіжна вимога-доручення (ф. № 0401040)) є підставою для кількісного  та якісного приймання партії запасів, що надійшли, використовуються для  розрахунків між постачальниками  та покупцями за відвантажені (відпущені) запаси.

В умовах механізації  обліку перевірені документи з надходження  і витрачання виробничих запасів  бухгалтер групує за видами і за допомогою супровідного ярлика передає  на обчислювальну установку (ОУ) згідно із складеним графіком документообігу. Після обробки первинної інформації про надходження і витрачання виробничих запасів ОУ видають машинограми  узагальнених даних по заготівлі  запасів підприємством, по цінностях, які знаходяться в дорозі, по невідфактурованих поставках, з оплати платіжних вимог постачальників тощо. Машинограми використовуються для відповідних бухгалтерських записів по заготівлі та придбанню матеріалів і, крім того, відділом матеріально-технічного постачання і фінансовим відділом – для оперативного управління і контролю за надходженням цінностей і розрахунками з постачальниками.

2.2 Облік процесу  постачання

Велике значення має оперативний контроль відділу  матеріально-технічного забезпечення за наявністю матеріальних ресурсів на будь-яку дату для підтримки  запасів в певних межах. З цією метою по кожному виду матеріальних цінностей в картках складського  обліку зазначають нижній та верхній  рівень (мінімум та максимум) запасів  у натуральному вираженні. В картках  комірник відображає рух матеріалів (їх надходження та витрачання) по кожній операції та виводить залишки. Для матеріалів, по яких залишки нижче мінімальних  чи вище максимальних норм запасу, складаються  сигнальні довідки і подаються  до відділу матеріально-технічного постачання, фінансової служби, бухгалтерії  та інших зацікавлених підрозділів  та осіб.

Оприбуткування  запасів на підприємствах відображають наступними проводками:

1. Запаси внесені  засновниками підприємства до  статутного капіталу:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 46 "Неоплачений капітал".

2. Оприбуткування  запасів, що надійшли від постачальника:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками".

3. Відображення  витрат, пов'язаних з придбанням  запасів: