Документальное оформление и учет готовой продукции и отгруженных товаров

     Также  в исследуемой организации применяется накопительная приемо-сдаточная накладная. В ней производятся записи в течение нескольких дней и по нескольким изделиям. В ряде случаев организация вместо накопительных применяет разовые накладные, которые оформляются на каждый выпуск продукции. Если продукция изготовляется по разовым заказам, то в накладной перечисляются изделия, входящие в заказ, и номер договора или письма, по которому выполняется данный заказ.

     В случаях, когда организации изготавливают  сложную и многокомплектную продукции вместо накладной составляется приемо-сдаточный акт, в котором указываются наименование изделий, количество, стоимость, а также отмечается, что изготовленные изделия закончены производством, полностью укомплектованы, отвечают техническим условиям (условиям договора) и согласно актам технической приемки в окончательно готовом и упакованном виде сданы на склад.

     Если  предприятие выполняет работы для  сторонних организаций, то в этом случае оформляется акт сдачи-приемки  работ. Акт, так же как и накладная, выписывается в двух экземплярах. Один экземпляр с подписью представителя предприятия-исполнителя передается заказчику, а другой экземпляр с подтверждением принятых работ представителем заказчика остается у исполнителя и используется в дальнейшем для расчетов и отражения работ на счетах бухгалтерского учета.

     Все документы подписываются представителем отдела технического контроля, работником сдающего цеха и материально-ответственным  лицом, принимающим на хранение готовую  продукцию (кладовщик, заведующий складом).

     На  основании этих документов готовая  продукция должна быть оприходована на складе. Филиал РУП «Борисовхлебром» Несвижский хлебозавод ведет учет готовой  продукции на складе в карточках  складского учета (приложение 4).

     Карточки  складского учета открываются на каждый вид продукции либо по группам  однородной продукции. Они открываются  в бухгалтерии и под расписку передаются кладовщику. В карточке складского учета отражается: наименование готовой продукции, учетная цена, единица измерения, количество. Записи производятся материально-ответственным лицом на основании документов по поступлению и отпуску готовой продукции. Остаток готовой продукции на складе выводится в карточках складского учета после каждой операции по поступлению и отпуску готовой продукции. Правильность записей в карточках контролируется работниками бухгалтерии.

     В установленные сроки согласно графику  документооборота все первичные  документы по поступлению и отпуску  готовой продукции материально-ответственным  лица сдают в бухгалтерию. Сдача документов оформляется специальным реестром. На основании первичных документов в бухгалтерии составляется накопительная ведомость выпуска продукции за месяц, в которую из сдаточных накладных и актов переносятся данные о количестве выпущенных изделий за смену или рабочий день с указанием даты и номера документа, проставляется учетная цена (плановая (нормативная) себестоимость или продажная цена).

     Связь количественно-сортового учета на складе и учета готовой продукции  в денежном выражении в бухгалтерии осуществляется с помощью ведомости учета остатков продукции на складе. Эта ведомость в течение месяца хранится в бухгалтерии, а в конце месяца передается на склад для проставления новых остатков из карточек складского учета. В бухгалтерии ведется ведомость №16 “Движение готовых изделий, отгрузка и реализация”. Она предназначена для накапливания и группировки в необходимых разрезах данных счетов-фактур или других расчетных документов на отгруженные продукцию и материальные ценности. Наряду с суммами по счетам-фактурам или заменяющим их документам в ведомости № 16 записываются и количественные данные по наименованиям этих изделий. Соответствующие данные счетов-фактур или других расчетных документов приводятся в ведомости № 16 по каждому из них отдельно с указанием необходимых справочных реквизитов документа. Против каждого документа делается отметка об его оплате либо указывается перечисляемая сумма со счетов отгрузки или реализации на счета, предназначенные для учета затрат или дебиторов. В этой ведомости наряду с суммами по расчетным документам показывается также стоимость отгруженной продукции по учетным ценам. На основании данных расчетных документов в ней также показываются суммы скидок, накидок и тому подобное. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Документальное оформление отпуска готовой продукции со склада

   Готовая продукция отпускается покупателям  со склада в соответствии с договором  поставки (приложение 5) и планом отгрузки. К договору прилагается протокол согласования цен. В договоре указывается:

1. Номер договора.
2. Дата составления.
3. Наименование поставщика и покупателя.
4. Наименование отпускаемой продукции.
5. Ее количество.
6. Ассортимент.
7. Индивидуальная характеристика.
8. Порядок доставки и возврата продукции.
9. Порядок осуществления расчетов.
10. Почтовые и банковские реквизиты.
11. Штрафные санкции за несоблюдение условий договора.
12. Другое.

   На  основании договора осуществляется контроль за сроками отпуска готовая  продукция покупателям, за соблюдением  ассортимента отпускаемой продукции, за своевременностью расчетов с покупателями. Как правило, контроль осуществляется работниками отдела сбыта, в котором ведется оперативный учет отгрузки продукции и контроль за выполнением договоров поставок.

   Если  организация-покупатель получает готовую  продукцию со склада поставщика, то продукция отпускается по доверенности. Доверенность оформляется в организации, являющейся покупателем продукции.

   Порядок оформления доверенности регламентируется инструкцией “ О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности”.

   Доверенность  выписывается бухгалтерией организации-получателя в одном экземпляре на каждое получение  товарно-материальных ценностей. Если же отпуск продукции осуществляется с разных складов, выписывается несколько  доверенностей. Исправления в доверенности не допускаются.

   Филиал  «Борисовхлебпром» Несвижский хлебозавод выписывает на имя получателя платежные  документы на оплату отпущенной продукции: счет-фактура (приложение 6), платежное  требование (приложение7).

   Счет-фактура  является первичным документом бухгалтерского оформления. Заполняется в двух экземплярах. Один передается покупателю и является основанием для оплаты за приобретенную продукцию. Второй остается у организации, отпускающей продукцию.

   Счет-фактура  содержит следующие реквизиты: номер и дата составления, наименование и УНП организации-поставщика и организации-покупателя, наименование продукции, количество, цена, стоимость без НДС, ставка и сумма НДС, всего стоимость с НДС, др. В счете-фактуре также указывается срок действия счета и могут содержаться справочные сведения о том, какие документы необходимо иметь покупателю при получении продукции.

   Счет-фактура  подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и лицом, ответственным за отпуск продукции. При получении продукции представителем организации-покупателя ставится его подпись на счете-фактуре, а также указывается номер и дата платежного поручения и доверенности. Счет-фактура регистрируется  в храналогичном порядке в книге регистрации.

   Отпуск  готовой продукции покупателям организация осуществляет путем оформления товарной накладной и товарно-транспортной накладной (приложение 8), являющимися бланками строгой отчетности.

   Они предназначены  для отражения учета движения товарно-материальных ценностей. Как  правило, товарно-транспортная накладная  выписывается в 4-х экземплярах, а товарная накладная в 2-х экземплярах. Все товарно-транспортные накладные регистрируются в ведомости товарно-транспортных накладных (приложение 9). 
 
 

6.Порядок оформления товарно-транспортных и товарных накладных.  

        Постановлением Министерства финансов  от 14 мая 2001 г. № 53 «Об  утверждении  бланков товарно-транспортной накладной  формы ТТН-1, товарной  накладной   на отпуск и оприходование   товарно-материальных ценностей   формы  ТН-2  и  инструкций по их  заполнению»  утверждены бланки   товарно-транспортной  накладной  формы  ТТН-1  и   товарной накладной  на отпуск и оприходование товарно-материальных  ценностей формы  ТН-2  (введены в обращение с 1  мая  2002г.).

      Товарно-транспортная накладная формы ТТН-1, товарная  накладная на отпуск и оприходование  товарно-материальных ценностей  формы  ТН-2  являются документами строгой отчетности  и используются для отпуска поставщиком и приемки покупателем  товарно-материальных   ценностей, если  их  перемещение осуществляется   с участием  автомобильного  транспорта, а также для расчетов  за  их перевозки и учета выполненной транспортной работы (форма ТТН-1)  или без участия транспорта (форма ТН-2). Накладные служат  основанием  для списания товарно-материальных  ценностей  у одного   юридического   лица  -  поставщика   (грузоотправителя)  и оприходования   их   у  другого  юридического  лица   -   покупателя (грузополучателя),   а   также   для  складского,   оперативного   и бухгалтерского учета. 

      Оперативный учет. Для поставщиков накладные, подтверждающие факт  отгрузки товара, являются основанием для ведения оперативного учета специалистами отдела сбыта, маркетинга по  составлению форм статотчетности,  анализа выполнения договоров  поставки  и  другого анализа, информации и т.п.

      У  покупателей полученные от поставщиков  документы направляются в   отдел  материально-технического  снабжения,   где   проверяется соответствие  отгрузки договорным условиям поставки и  ассортименту, количеству, цене, срокам поставки и т.д., затем делаются  отметки  о выполнении договоров в специальных карточках или на копиях договоров или  иным  образом. После этого производятся записи в журнале  учета

поступающих грузов, который ведется отделом материально-технического снабжения или складом. 

      Складской   учет.   Для поставщиков накладные   являются основанием   для   учета расхода по  складу  отгруженной   готовой продукции.

      Товарно-транспортные  накладные,  подтверждающие факт поступления  товара,  хранятся на складе до момента  передачи  их  в бухгалтерию. Если  в  момент  проверки товара на складе товарно-транспортная накладная,  сопровождающая данный товар, отсутствует, то она  должна быть  представлена (оригинал или заверенная копия) в срок, указанный проверяющим. 

      При  передаче  товара  на ответственное  хранение  не  требуется заключения в простой письменной форме отдельного договора  хранения. Отсутствие у  хранителя в таких случаях  договора хранения не образует состава  экономического  правонарушения,  если  принятие  товара  на ответственное  хранение  подтверждается  бухгалтерскими документами  (например, товарно-транспортными накладными  (товарными накладными),  в  которых  сделаны  отметки  о  принятии  товаров  на ответственное  хранение;  актами  приемки  товара  на  ответственное хранение;  стоимость  товаров, принятых на  ответственное  хранение, учтена  на  забалансовом  счете 002 «Товарно-материальные  ценности, принятые на ответственное хранение»). 

      В  связи с этим первичные учетные документы строгой отчетности, подтверждающие   приобретение  товаров,   могут   и   не   храниться непосредственно  при  товаре,  помещенном  на  склад  или  в иное помещение.  Они  должны  иметься у субъекта хозяйствования  либо  на складе, либо в бухгалтерии. 

      Бухгалтерский учет. У поставщиков накладные, подтверждающие отгрузку   готовой продукции,  товара,  являются основанием  для отражения   на  счетах  бухгалтерского  учета отгруженной готовой продукции, товара и выручки от реализации готовой продукции, товара, а также для контроля за расчетами с покупателями. 

      Товарная  и товарно-транспортная накладная  должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа.
2. Номер документа.
3. Дата и место его составления.
4. Пункт погрузки и разгрузки товара.
5. Наименование продукции.
6. Сорт, размер.
7. Количество в отдельности вида материальных ценностей.
8. Их стоимость.
9. Ставка НДС в процентах.
10. Сумма НДС.
11. Всего с НДС.
12. Подписи ответственных лиц.