Документация. Организация первичного учета

- федеральных органов  государственной власти, органов  государственной власти субъектов  Российской Федерации, включая  субъекты Российской Федерации,  имеющие наряду с русским языком  в качестве государственного  национальный язык, органов местного  самоуправления;

- предприятий, организаций  и их объединений независимо  от организационно-правовой формы  и вида деятельности".

Таким образом стандарт распространяется на любые, как государственные, так  и негосударственные организации.

В стандарте перечисляются  в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого  реквизита и каждому реквизиту  отведено определенное место на листе  бумаги. При этом для реквизита  с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при  его написании. ГОСТ указывает следующие  реквизиты, которые могут быть использованы при создании документа:

01 Государственный герб  Российской Федерации;

02 Герб субъекта Российской  Федерации;

03 эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации-автора  документа;

05 код формы документа;

06 наименование организации  - автора документа;

07 справочные данные об  организации - авторе документа;

08 название вида документа;

09 дата документа;

10 регистрационный номер  документа;

11 ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

12 место составления или  издания документа;

13 гриф ограничения доступа  к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст документа;

20 отметка о наличии  приложения;

21 подпись;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

24 печать;

25 отметка о заверении  копии;

26 отметка об исполнителе;

27 отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

28 отметка о поступлении  документа в организацию;

29 отметка для автоматического  поиска документа. 

Таким образом в стандарте  перечислено 29 реквизитов. Но все реквизиты  на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, "название вида документа" и "справочные данные об организации"; "гриф утверждения документа" и "адресат". Конкретный набор  реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с  ним.

Применение государственных  стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым  условием для механизации и автоматизации  работы с ними, повышает культуру управленческого  труда.

Так как документы складываются из одних и тех же составных  частей (реквизитов), изучив порядок  составления и оформления этих реквизитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и  т.д.), заглядывая в случае необходимости  в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ.