Документация. Организация первичного учета

Эти документы нужны для  оформления бухгалтерских записей  с целью дальнейшего использования  в учетном процессе; комбинированные  документы, заключающие в себе функции  распорядительных (разрешительных), оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления. Кроме того, по объему отраженных операций документы подразделяются на первичные документы, содержащие информацию об одной хозяйственной  операции; сводные документы, предназначенные  для обобщения информации обо  всей совокупности однотипных хозяйственных  операций за определенный промежуток времени. По количеству отраженных операций документы подразделяются на разовые  документы, составляемые отдельно по каждой операции (например, накладная на отпуск материалов); накопительные документы, отражающие несколько операций за определенный период (например, лимитно-заборная карта). По числу учитываемых позиций  документы бывают однострочными, содержащими  одну учетную позицию; многострочными, содержащими две и более учетные  позиции.

Документооборот – это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки  для отражения в бухгалтерском  учете, а также достоверность  содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие  эти документы. Как установлено  п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных  документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском  учете производятся в соответствии с утвержденным в организации  графиком документооборота.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать  оптимальное число подразделений  и исполнителей, которые должен проходить  каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его  нахождения в подразделении. Он может  быть оформлен в виде схемы или  перечня работ (создание, проверка и  обработка документов), выполняемых  каждым подразделением организации, а  также, всеми исполнителями с  указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники  планово-экономического, финансового  отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные  лица, работники бухгалтерии и  др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому  исполнителю вручается выписка  из графика документооборота, где  перечисляются документы, относящиеся  к сфере его деятельности, сроки  их представления и подразделения  организации, в которые они представляются.

Правильное составление  графика документооборота и его  соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной  функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность  составления отчетности. Ответственность  за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

С учетом назначения и среды  обращения документов можно весьма условно разделить документооборот  на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие  и не подлежащие возврату в адрес  отправителя. Второй состоит из исходящих  документов — в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (рис. 2.).

В соответствии с масштабом  движения документов разделяют документооборот  конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как  юридического лица, корпорации с рядом  филиалов, отрасли управления или  государства в целом. Нормативные  акты и методические пособия, в частности  Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают  в качестве базового объекта документооборот  организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого  элемента, обладающего полным набором  технологических процессов и  достаточно простого для описания этих процессов.

Рис. 2. Документооборот  предприятия

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению  к структуре организации и  внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе  субординационных отношений. Однако это  не значит, что система организации  документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Для каждого документа  в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными  являются пять основных этапов:

1) составление документа  в момент совершения хозяйственной  операции в соответствии с  требованиями, предъявляемыми к  оформлению документов;

2) передача документа  в бухгалтерию, где контролируют  своевременность и полноту сдачи  его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов  бухгалтером. Проверка осуществляется  по форме (проверяется полнота  и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность  документированных операции, логическая  увязка отдельных показателей)  и, кроме того, включает арифметическую  проверку;

4) обработка документа  в бухгалтерии:

• таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных  и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

• группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

• котировка — указание в первичном документе корреспонденции  счетов по конкретной хозяйственной  операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в  архив на хранение после составления  по ним учетных регистров.

Требования главного бухгалтера к порядку оформления операции и  представления в бухгалтерию  или на вычислительные установки  необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.

Пунктом 3 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте» установлено, что перечень лиц, имеющих право  подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации  по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации  и главным бухгалтером или  уполномоченными ими на то лицами.

Согласно п. 14 Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, без подписи  главного бухгалтера или уполномоченного  им на то лица денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых  руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному  и коммерческому кредиту.

4 Стандартизация и унификация первичных документов

Основным направлением совершенствования  работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией  понимается приведение чего-либо к  единой системе, форме, единообразию (БCЭ, 1991).

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых  в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных  требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется  набором функций, которые она  выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой  организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и  отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут  отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща  не всякой организации.

Каждая управленческая функция  реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для  данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации (ГОСТ Р 51141 -98).

Системы документации могут  быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих  видов деятельности и отражение  их специфики. Например, в систему  документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому  и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной  деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение  функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации  зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в любой организации  присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая  реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются  решения административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования  деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так  важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает:

- установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

- разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;

- разработку структур документов;

- создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и  хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры  технических средств.

Результаты проведенной  унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют  обязательный характер в пределах сферы  его действия (страны, отрасли, отдельной  организации).

Стандартизация  первичных документов - установление строго определенных размеров бланков типовых документов.

Когда в 1920-е годы у нас  в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные  стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов.* Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась  в 1960-е годы.

В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным  системам документации, применяемым  в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей  модели построения документов. Такие  графические модели или схемы  построения образцов документов получили название "формуляров-образцов".

Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются  реквизиты документов и устанавливаются  границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец  на конструкционной сетке, соответствующей  параметрам пишущих машин и расположенной  на стандартном формате бумаги А4 (210х297мм.). На основе формуляра-образца  бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте  помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, при­менить метод однократной записи.

Правила составления и  оформления служебных документов изложены в Российском стандарте ГОСТ Р 6.30-97 УСОРД. Требования к оформлению документов. Он "распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной  системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее - документы) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а  также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности: