Документация. Организация первичного учета

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим  организационно-распорядительным документом организации;

организацией может быть разработана и утверждена организационно-распорядительным документом организации форма первичной  документации в случае отсутствия формы  в альбоме унифицированных форм Госкомстата России.

Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или  буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое  документу для его учета и  последующего поиска.

Наряду с унификацией  важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных  размеров бланков типовых документов.

 

2 Классификация первичных учетных документов

Классификацию первичных  учетных документов можно представить  в виде схемы:

Рис.1. Классификация  первичных учетных документов

По  назначению документы подразделяются на:

- распорядительные;

- оправдательные;

- бухгалтерского оформления;

- комбинированные. 

Распорядительные дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

Оправдательные подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документ по оприходования денежных средств.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.

К таким документам относятся:  

-документы по учету  ОС и НМА;

-документы по учету  сырья и материалов;

-документы по учету  кассовых операции;

-документы по учету  банковских операции;

-документы по учету  НДС;

-документы по расчетам  с подотчетными лицами;

-документы по учету  рабочего времени и начислению  зарплаты.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.

Отмеченные достоинства  комбинированных документов делают их весьма распространёнными в практике бухгалтерского учёта.

По  порядку формирования различают первичные и сводные документы.

Первичные документы находятся в начале технологической цепочки учётного процесса. Он составляют основу первичного учёта. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путём предварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся инвентарная карточка учёта основных средств (форма бланка № ОС-6), акт о приёмке материалов (форма бланка № М-7) и др.

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание и пр.).

Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных  кассовых ордеров и приложенных  к ним оправдательных документов (платёжно-расчётных или платёжных  ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.).

Первичные и сводные учётные  документы могут составляться как  на бумажных, так и машинных носителях  информации. Если документ составлен  на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных  операций должна быть подготовлена его  копия в бумажной форме. Данное условие  сохраняется также при наличии  требования правоохранительных органов  и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим  законодательством.

По  способу использования – применяются разовые и накопительные документы. Их различие – в степени охвата хозяйственных операций.

Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.

Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц).

Их преимущество проявляется  в сокращении первичных учётных  документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учёта.

Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один - два раза в месяц.

При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются  лимитно  – заборные карты.

По  месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние  документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.

Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п. Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты.

По  количеству учётных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.

Однопозиционные документы носят узко специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).

Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие  документы называются многопозиционными  (многострочными). Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно - заборные карты и др.

Многопозиционные документы  находят в последнее время  широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их –  в уплотнении информации, поскольку  справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие  документы один раз. Они более  удобны в условиях внедрения автоматизированного  учёта.

По  оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы.

Унифицированные документы это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.

Автоматизация бухгалтерского учёта расширяет возможности  разработки и применения унифицированных  первичных документов и электронных  версий.

Унификация документов ведёт  к упорядочению документации. Она  должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой  одинаковых размеров их бланков. Это  позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Не вошедшие в указанный  перечень документы представляют собой  прочие документы. К прочим документам принято относить документы накопительного характера: ведомость расчёта износа (амортизация основных средств, ведомость  распределения торговой наценки  между проданными и не проданными товарами и пр.)

Наконец, по способу заполнения различают документы, заполняемые:

- вручную; 

- на пишущей машинке; 

- полностью составляемые  автоматизированным путём. 

К документам, заполняемым  вручную, относятся документы внутреннего  пользования. К ним в первую очередь  относятся различного рода разработочные  таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные  ведомости и пр.

Документы, заполняемые частично механизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идёт не столько  о заполнении документов указанным  путём, сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения  хозяйственных операций. С этой целью  применяются различного рода приборы  и устройства: счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические  и иные машины и т.п.

 

3 Документирование хозяйственных операций и организация документооборота

Документирование  хозяйственных операций — это первичная регистрация (подтверждение) каждой хозяйственной операции правильно оформленным первичным документом, имеющим юридическую силу, в местах и в момент ее совершения, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это  не представляется возможным — непосредственно  по окончании операции. Юридическая  сила документа зависит и от того, насколько его разработчиками соблюдены  требования как в целом к форме  данного документа, так и к  его отдельным реквизитам.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены  соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, пастой шариковых  ручек, при помощи компьютера, пишущих  машинок и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается  использовать для записей простой  карандаш. Не принято заполнять документы  чернилами или пастой красного или  зеленого цвета.

Свободные строки в первичных  документах подлежат обязательному  прочерку. Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка первичных  документов осуществляется по форме (полнота  и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), арифметически  и по содержанию (законность документированных  операций, логическая увязка отдельных  показателей). Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь  отметку, исключающую возможность  их повторного использования, например специальный штамп или надпись, сделанную бухгалтером от руки, дату записи в учетный регистр. В банковских и кассовых документах не допускается  внесение исправлений, подчисток, помарок.

Кроме того, для систематизации однородных хозяйственных операций используются сводные документы, в  которые заносятся показатели сгруппированных  хозяйственных операций. Первичные  и сводные учетные документы  могут составляться как на бумажных, так и на магнитных носителях  информации. По назначению документы  классифицируются как: распорядительные документы, предписывающие совершить  какое-либо действие или ряд действий, содержащих разрешение на совершение определенной хозяйственной операции. Содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах; оправдательные документы, подтверждающие факт совершения определенных хозяйственных операций и обоснованность их совершения, содержащие информацию об исполнении распоряжения. Информация, содержащаяся в этих документах, заносится в учетные регистры; документы бухгалтерского оформления, предназначенные исключительно для целей бухгалтерского учета, конкретизирующие или поясняющие отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий.