Документация. Организация первичного учета

Оглавление

Введение………………………………………………………………………… 3

1 Первичные учетные документы: сущность и функции. Реквизиты первичных учетных документов …………………………………...……………5

2 Классификация первичных  учетных документов……………………..…….10

3Документирование  хозяйственных операций и  организация      документооборота……………………………………………………………….16

4 Стандартизация и унификация первичных документов………………….…22

Практическая часть…………………………………………………………….. 28

Заключение ………………………………………………………………………47

Список использованной литературы…………………………………………...48

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

Формирование рыночных отношений  в стране заставило по-новому подойти  к постановке учета на отдельных  участках финансово-хозяйственной  деятельности предприятий и организаций. Ведь неэффективное его использование  приводит к сокращению объемов производства или реализации, что в свою очередь  уменьшает доходы предприятия, а, соответственно, отражается и на прибыли. Выявить  и практически использовать эти  резервы можно с помощью тщательного  учета и аудита.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных  операций, характеризующих хозяйственные  процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учетной  работы первоначальные сведения о хозяйственных  процессах и явлениях, возникающие  на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и  отгрузки готовой продукции и  других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что первичный  учет является базой бухгалтерского учета, результаты анализа состояния  первичного учета на 70—80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учета  и систему внутреннего контроля на предприятии.

Эффективная организация  системы первичного учета становится в настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения. Связано  это с тем, что сегодня значительная часть российских предприятий, переживших все экономические и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и, тем не менее «оставшихся  на плаву», перешли к качественно  новому этапу своего развития. Накоплен определенный опыт функционирования организаций  в условиях рыночной экономики, при  этом коренным образом изменился  подход к ведению бизнеса.

Ведение первичных учётных  документов осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. В зависимости от назначения и статуса нормативные  документы целесообразно представить  в виде следующей системы:

К первому уровню системы  следует отнести Гражданский  кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ. Основным актом первого уровня является Федеральный  закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете».

2-й уровень: стандарты  (положения) по бухгалтерскому  учету и отчетности; На втором  уровне системы нормативных документов  единственным регулирующим органом  является Минфин РФ.

3-й уровень: методические  рекомендаций (указания), инструкции, комментарии,  письма Минфина РФ и других  ведомств.

4-й уровень: рабочие  документы по бухгалтерскому  учету самого предприятия. Рабочие  документы самого предприятия  определяют особенности организации  и ведения учета в нем. Основными  из них являются: документ по  учетной политике предприятия;  формы первичных учетных документов, утвержденные руководителем; графики  документооборота.

Основная цель курсовой работы состоит в изучении действующих  методик документооборота первичных  бухгалтерских документов.

В соответствии с данной целью в работе были поставлены следующие задачи:

- раскрыть сущность и функции первичных учётных документов.

- рассмотреть классификацию  первичных учётных документов.

- показать существующие  формы первичных учётных документов

- рассмотреть документирование хозяйственных операций и документооборот первичных документов в организациях .

- рассмотреть стандартизацию  и унификацию первичных документов.

 

 

1 Первичные  учетные документы: сущность и  функции. Реквизиты первичных  учетных документов

Первичный  учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу.

Показатели документа должны раскрывать суть и все особенности этой операции, служить базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в организации, содержать информацию, необходимую  и достаточную для организации  бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций  управления, для составления отчетности, а также юридической доказательности  в определенных ситуациях.

Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они содержат весь перечень обязательных реквизитов, предусмотренных  в Федеральном законе «О бухгалтерском  учете». Образцы форм документов приведены  в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденных Государственным комитетом Российской Федерации по статистике и федеральными органами, на то уполномоченными (Центральный  банк Российской Федерации, Министерство финансов Российской Федерации и  др.).

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по ее окончании.

В нашей стране проделана большая  работа по созданию и рационализации форм первичных учетных документов, их унификации и стандартизации. В  частности, установлена система  стандартов, в которых определены назначение, виды документов и требования к ним. Кроме того, изданы вышеупомянутые альбомы унифицированных форм первичной  учетной документации с рекомендациями о порядке их применения. Организация первичного учета возложена на хозяйствующих субъектов. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Унифицированными принято называть первичные учетные документы, предназначенные для оформления определенных хозяйственных операций (например, кассовых) в организациях независимо от форм собственности, отрасли экономики и организационно-правовых форм деятельности. Благодаря им достигается единообразное, т. е. однозначно понимаемое, оформление однородных хозяйственных операций. В качестве образца ниже приводится унифицированная форма № КО-1 «Приходный кассовый ордер».

Среди форм первичных учетных документов различают межотраслевые (междуведомственные), обязательные для применения, и рекомендованные  как образцы, на основе которых организации  могут разрабатывать собственные  формы документов с учетом специфики  их деятельности.

В зависимости от характера  регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы  документов, предназначенные для  регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют  место в большинстве предприятий  одной или ряда отраслей.

К специализированным относятся  формы документов, служащие для регистрации  операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли. 

С целью облегчения обработки  документов, применяемых в бухгалтерском  учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной  жизни, их группируют по следующим однородным признакам:

1. Назначению.

2. Порядку формирования.

3. Способу использования.

4. Статусу в системе информационного обеспечения.

5. Месту составления.

6. Количеству учетных операций.

7. Оформлению однородных операций.

8. Способу заполнения.

Первичные учетные документы  должны содержать все сведения, необходимые  для получения полного представления  о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом  от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В п. 1 статьи 9 закона установлено  законодательное требование документального  оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.

Документ, которым оформляется  проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:

- во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;

- во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

Одним из важнейших условий  оформления документации является наличие  в документах всех сведений, необходимых  для оперативной работы, учета  и контроля. Первичные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов.

В том случае, если форма  первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь  обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей  характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты  первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.

К обязательным реквизитам относятся:

- наименование документа  (формы), реквизит присутствует на  бланках конкретных видов документов;

- наименование организации  - автора документа указывают  на бланках в соответствии  с учредительными документами  организации (уставом или положением).

- дата составления документа  позволяет определить конкретную  дату совершения операции, описанной  в документе. Датой документа  является дата его подписания  или утверждения. Оформляется  дата документа арабскими цифрами  в последовательности: день месяца, месяц,

- указание сторон, участвующих  в совершении хозяйственной операции,

- измерители хозяйственной  операции (в количественном и  стоимостном выражении),

- содержание хозяйственной  операции,

- наименование должностных  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления, личные подписи  и их расшифровки.

- личные подписи указанных  лиц.

Унифицированные формы первичных  документов должны применяться в  организации без изменений. Формы  первичных документов, не предусмотренных  альбомами унифицированных первичных  документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

В целях реализации приведенных  законодательных положений об унифицированных  формах первичной учетной документации Правительство РФ Постановлением от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных  документах"возложило на Государственный  комитет РФ по статистике функции  по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. В названном Постановлении также предусмотрено, что при этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

Во исполнение указанного Постановления Правительства РФ Постановлением Госкомстата России от 29 мая 1998 г. N 57а и Минфина России от 18 июня 1998 г. N 27н утвержден Порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации.

С 1 января 1999 г. организации  применяют формы первичных учетных  документов, содержащихся в Альбоме  новых унифицированных форм первичной  учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97г. №71а.

Согласно п. 13 Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, утвержденного  Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, в зависимости от характера  операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки  учетной информации в первичные  документы могут быть включены дополнительные реквизиты, к которым можно отнести  номер документа, адрес организации, основания для совершения хозяйственной  операции.

При этом все реквизиты  утвержденных Госкомстатом России унифицированных  форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая  код, номер формы, наименование документа).