Доходы и расходы

        Вернувшись  4  июня  из  загранкомандировки,  Трофимов В.В предоставил авансовый  отчет,  в  котором указано, что 3 июня оплачен авиабилет стоимостью  500  Евро,  4 июня оплачен счет за гостиницу стоимостью 400   Евро.  К авансовому  отчету  приложены авиабилет,  счет  за гостиницу  и слипы, подтверждающие произведенные расходы. По данным выписки  банка  средства списаны со счета банковской карты 3 июня 500 Евро, 5 июня - 400 Евро.

   Официальный курс Евро составил:

   - 2 июня - 34,40 руб./ EUR;

   - 3 июня - 34,50 руб./ EUR;

   - 4 июня - 34,60 руб./ EUR;

   - 5 июня - 34,70 рубля/ EUR.

       В бухгалтерском учете ООО «Лазурь» сформированы следующие записи, которые представлены в таблице 1.

Таблица 1

Бухгалтерские проводки в ООО «Лазурь» 
 

 

      Рассмотрев, расчеты  по командировкам в ООО «Лазурь», мы узнали порядок оформления командировок, а также их отражения в бухгалтерском учете в пределах РФ и заграницей.

    Изучив, расчеты по командировкам  в ООО «Лазурь» в пределах Российской Федерации  и заграницей, переходим к рассмотрению учета  представительских расходов на ООО «Лазурь». 

    3.2 Учет представительских расходов ООО «Лазурь» 

      Рассмотрим  учет  представительских расходов на ООО «Лазурь». Фирма ООО «Лазурь» на начало года составляет смету представительских расходов на отчетный год, которая утверждается протоколом общего собрания учредителей. После этого руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражаются:

1. перечень лиц, имеющих право получать средства под отчет на представительские расходы;
2. порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;
3. порядок расходования подотчетных средств;
4. порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам;
5. нормы отдельных видов представительских расходов.

      Приказ  по организации о представительских  расходах на ООО «Лазурь» представлен в приложении 5.

      ООО «Лазурь» оформляет документы, связанные с подготовкой к конкретному мероприятию: приказов руководителя организации о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров), о направлении приглашения на встречу, программы встречи с указанием даты, места, сроков проведения и количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.

      Кроме этих документов в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем  смета представительских расходов для проведения данного мероприятия, которая составляется на основании  применяемых в организации норм расходования средств на представительские цели.

      Следующим этапом, является оформление документов лицом, ответственным за проведение деловой встречи. Это отчет о  проведении мероприятия, отчет о  расходах и авансовый отчет ответственного лица с оправдательными документами. Отчет о проведении деловой встречи представлен в приложении 6.

      ООО «Лазурь» провело в феврале 2010 года с представителями ООО «Лето» деловые переговоры, в результате которых было подписано соглашение об организации совместной деятельности. ООО «Лазурь» организовало официальный обед в ресторане; стоимость обслуживания составила 15 800 руб. с учетом НДС. Счет в ресторане был оплачен подотчетным лицом, ответственным за проведение официальной встречи. При обслуживании участников встречи был оплачен счет транспортной организации за предоставленные услуги на сумму 1180 руб., в том числе НДС. Услуги транспортной организации были оплачены с расчетного счета организации. Других расходов при проведении переговоров не было. Таким образом, сумма представительских расходов у организации «Лазурь» составила 16 980 руб., в том числе НДС.

      В бухгалтерском учете ООО «Лазурь» были оформлены следующие проводки:

Таблица 2

Бухгалтерские проводки в ООО «Лазурь»

 

      Изучив,  представительские расходы  ООО «Лазурь», 
 

      3. 3. Подотчетное лицо, как объект учетной политики. 

      В каждой организации, на предприятии  устанавливается учетная политика.

      Учетная политика организации определяет и направляет дальнейшую работу не только бухгалтерских и финансовых служб, но и всей организации. Насколько точно все тонкости учетной работы, обусловленные спецификой деятельности данного хозяйствующего субъекта, будут предусмотрены в учетной политике, настолько верно будет выбрана наиболее оптимальная схема ведения бухгалтерского и налогового учета. В конечном итоге от этого зависит сумма уплачиваемых налогов, возможные налоговые последствия в виде налоговых санкций и, соответственно, финансовое благополучие организации. Учетная политика ООО «Лазурь» представлена приложении 7.

      Учетная политика должна быть основана на ряде установленных принципов, в том  числе на принципе временной определенности фактов хозяйственной деятельности. В целях реализации этого принципа хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности.

      Несоблюдение  указанного требования в отношении  подотчетных средств подразумевает  то, что бухгалтер неправомерно отражает в учете операции по возмещению работникам расходов, понесенных в связи с приобретением для нужд организации материальных ценностей за счет собственных средств, как списание подотчетных средств.

      Рассмотрим  на примере. Работник организации, не имея в подотчете денежных средств, или даже решения о действии в интересах организации, например доверенности, приобрел за свой счет хозяйственные принадлежности для нужд организации на сумму 3 000 рублей.

      Сдал  все необходимые документы, заполнил форму авансового отчета, в которой соответственно отразил сумму перерасхода и попросил возместить ему понесенные затраты.

      В практике такие случаи не редкость.

      Бухгалтерия возмещает ему понесенные затраты, забывая о том, что в данной ситуации организация не имеет на то оснований. Так как в учетной политике организации прописано, что   подотчетными лицами следует считать работников организации, получивших авансом денежные средства из кассы организации. Но бухгалтера нередко оформляют выдачу подотчетных средств «задним числом», однако может случиться и так, что на первичных документах будет стоять более ранняя дата, чем на расходном кассовом ордере.

        В результате нарушен принцип  временной определенности фактов  хозяйственной деятельности. Кроме  того, может возникнуть и момент, что для такой выдачи просто не хватит денежных средств в кассе организации в нужный момент. В таком случае данное деяние будет расценено проверяющим органом, как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета. 
 
 
 

    Заключение. 

    Проведенное исследование по теме «Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами» показало, что нормативное и законодательное регулирование обеспечивает правильное и достоверное ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

    Изучив нормативные документы, а именно Порядок ведения кассовых операций, который регулирует порядок выдачи наличных денег в подотчет, узнали, каким образом производится выдача наличных денег, а также   перечень лиц, которым возможна выдача наличных денег.

    При формировании перечня работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

    Подотчетные лица, являются материально ответственными лицами.

    Рассмотрены основные первичные документы и  нормативные акты, применяемые в  оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете. Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет.

    Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, заключается в проверке обоснованности сумм числящихся на счетах бухгалтерского учета. 

    В результате рассмотрения примеров отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами, можно сделать вывод, что расчеты  по командировкам в ООО «Лазурь», оформляются  первичными документами: приказом  о направлении работника в командировку, командировочным удостоверением, авансовым отчетом, а также отражения в бухгалтерском учете расходов на командировки за пределы РФ.

    В ходе исследования изучен учет расчетов с подотчетными лицами, а также их документальное оформление.