Доходы и расходы

    Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71«Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

       

     Рис.1 Структура счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

     Таким образом, полная схема бухгалтерских  проводок по учету операций с денежными  средствами, выданными под отчет,  приведена в приложении 1.

     В некоторых случаях для целей финансового или экономического анализа, а также при существенных оборотах подотчетных сумм может оказаться весьма полезной организация аналитического учета по принципам, используемым в бюджетном учете, – в зависимости от целей, на которые выдан аванс:

1. на оплату труда;
2. на оплату услуг связи;
3. на оплату транспортных услуг;
4. на оплату коммунальных услуг;
5. на оплату аренды за пользование имуществом;
6. на приобретение основных средств;
7. на приобретение материалов;
8. на командировочные расходы;
9. на расчеты с поставщиками товаров и т.д.

    Сумма перерасхода (в разрешенных случаях) оформляется дополнительной бухгалтерской  записью по дебету счета учета  расчетов с подотчетными лицами и  кредиту счета учета денежных средств в кассе. Подобная ситуация может иметь место в случае, если сумма фактически произведенных расходов оказалась больше суммы выданного аванса.

    Таким образом, синтетический учет расчетов с подотчетными  лицами ведется на активно-пассивный счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а также на данном счете ведется и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами.

    Перейдем  к рассмотрению вопроса об инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

     2.3 Инвентаризация расчетов  с подотчетными  лицами

     Инвентаризация  имущества производится по его местонахождению  и материально ответственному лицу.

     Основными целями инвентаризации являются: выявление  фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

     Количество  инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества  и финансовых обязательств, проверяемых  при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.

     Для проведения инвентаризации в организации  создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

     Материально ответственные лица дают расписки о  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

     Сведения  о реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

     Инвентаризация  расчетов подотчетными лицами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

     При инвентаризации подотчетных сумм проверяются  отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

     Инвентаризационная  комиссия путем документальной проверки должна также установить:

1. правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
2. правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
3. правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

    Выявленные  при инвентаризации расхождения  фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:

1. основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации или увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
2. убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

    Убыль ценностей в пределах установленных  норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача.

    При отсутствии норм убыль рассматривается  как недостача сверх норм; недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства.

    В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи  сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.

    Результаты  инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

    По  результатам исследования бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, можно сказать , что документы  являются важной и необходимой составляющей бухгалтерского учета, синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активном счете 71 « Расчеты с подотчетными лицами», инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, заключается в проверке обоснованности сумм числящихся на счетах бухгалтерского учета. 
 
 
 
 

          Глава 3. Примеры отражения  в бухгалтерском  учете расчетов с  подотчетными лицами

      3.1 Учет расчетов  по командировкам (в рублях, в иностранной валюте)

     Довольно   часто   работники   туристских   фирм   выезжают   в командировки  для  участия  в  выставках или в рекламных турах, для   ознакомления  с  отелями и маршрутами, для проведения переговоров с российскими и зарубежными партнерами и т.д.

      Как    и    любая    хозяйственная   операция,   осуществляемая   туристской фирмой,    командировка    должна    быть   документально оформлена. 

      Рассмотрим  порядок документооборота по командировкам  в туристской фирме ООО «Лазурь».

      Туристская фирма  ООО «Лазурь», находящаяся в Москве, направляет  в командировку  в ООО «Альфа» (Таганрог) сотрудника отдела сбыта Ц менеджера Иванова А.А.  для обмена опытом. Срок командировки - 5 дней:   с 19  по  23  апреля  2010 года.  Командировка  полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».

      Работник   кадровой  службы  ООО  «Лазурь»  должен  подготовить приказ     (распоряжение)     о    направлении    в    командировку   (унифицированная форма №Т-9). В приказе (распоряжении) указываются фамилия и   инициалы   работника,   структурное  подразделение,  профессия, должность, а также цель, время и место командировки. Приказ подписывает  руководитель организации или уполномоченное   им  лицо. Приказ представлен в приложении 2.

      После оформления приказа, на сотрудника отдела сбыта Ц ООО «Лазурь» (Москва) менеджера Иванова А.А. оформляется командировочное    удостоверение, который находился в командировке в ООО «Альфа» (Таганрог) с 19 по 23 апреля 2010 года.   (форма   №Т-10).  

      Если  же работник   туристской организации   выезжает   за   рубеж,   то  для подтверждения времени пребывания работника турфирмы в командировке  достаточно  к  авансовому отчету (форма №АО-1) приложить ксерокопию страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

      Командировочное  удостоверение  во  время командировки  должно находиться   у   командированного  лица.  Все начальные сведения   заполняет   сотрудник кадровой  службы  организации,  направляющий Иванова  А.А.  в  командировку,  а  отметки  о  прибытии  и выбытии проставляет организация, куда командированное лицо направляется. Командировочное удостоверение представлено в приложении 3.

      Командировочное  удостоверение  выписывается в одном  экземпляре работником  кадровой  службы  (другим уполномоченным работником) на основании  приказа  (распоряжения)  о  направлении в командировку и является  документом,  удостоверяющим  время пребывания в служебной командировке,  которое  определяется  по  времени  прибытия в пункт назначения   и  времени  убытия  из  него.  Если  работник  в  ходе выполнения  служебного  задания  должен  посетить несколько пунктов назначения,  то  в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и   убытии  в  командировочном  удостоверении.  Отметки  о  времени прибытия   и   выбытия   заверяются  подписью  ответственного  лица  принимающей стороны и печатью.

        По    возвращении    из   командировки   командированное   лицо Иванов А.А представляет   в   бухгалтерию   авансовый   отчет  формы  №АО-1  о произведенных командировочных расходах, приложение 4.

   Полностью    проверенный   отчет   утверждается   руководителем организации   Петровым Ю.А,  на  лицевой стороне указываются его должность, дата и ставится подпись с расшифровкой.

      На    основании    данных   утвержденного   авансового   отчета бухгалтерия   производит   списание  подотчетных  денежных  сумм  в установленном порядке.

      Направляя работника в командировку за рубеж, туристская организация   должна   помнить   о  том,  что  существуют определенные особенности при оформлении загранкомандировок.

      Выезд      представителя      российской      организации     в загранкомандировку  оформляется  приказом руководителя организации. В  нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе,  для  расчета  сумм,  выдаваемых под отчет командированному лицу:  страна пребывания, сроки командировки ,каким транспортом осуществляется   проезд   в   командировку   (самолетом,   поездом, автотранспортом),  а  также  иная необходимая информация. Именно на основании   данного   приказа  руководителя  организации  бухгалтер произведет    ориентировочный   расчет   величины   командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику.

      Размер  подотчетных  сумм  на  загранкомандировки  определяется одновременно и в валюте РФ - в рублях, и в иностранной валюте.

      Турфирма  ООО «Лазурь» направило сотрудника Трофимова В.В в загранкомандировку (Ливерпуль)  и  выдало  ему банковскую карту. 2 июня на специальный счет  с текущего валютного счета организации перечислено 2000 Евро.