Доходы и расходы

    Выдача  наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

    Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

    Таким образом, выдача наличных денежных средств  работникам организации может производиться  для закупки материальных ценностей, для возмещения расходов по приобретению товаров для нужд организации, а также для выдачи сумм, причитающихся сотрудникам организации при убытии в командировку.

    Установлены следующие основные ограничения  в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:

1. запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;
2. запрещается выдавать подотчетные суммы при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;
3. нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц в соответствующем распорядительном документе.

      Итак, изучив порядок выдачи наличных денег  в подотчет, мы  узнали, каким образом  производится выдача наличных денег, а  также  каким работникам возможна выдача наличных денег.

     Рассмотрев, правила выдачи наличных денег в  подотчет, переходим к рассмотрению материальной ответственности подотчетных лиц.

    1.3. Материальная ответственность  подотчетных лиц

    При формировании перечня работников, которые  могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

    В соответствии с вышеуказанными перечнями  договоры о полной материальной ответственности  могут заключаться со следующими работниками (которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право  на получение подотчетных сумм), а именно:

1. с руководителями, их заместителями, специалистами и иными работниками, осуществляющими операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей;
2. с директорами, заведующими, администраторами, другими руководителями организаций и подразделений торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц их заместителями, помощниками, продавцами, товароведами всех специализаций, а также иными работниками, выполняющими аналогичные функции; 
3. с начальниками строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделений, производителями работ и мастерами строительных и монтажных работ;
4. с заведующими, другими руководителями складов, кладовых, ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместителями; заведующими хозяйством, комендантами зданий и иных сооружений, кладовщиками, кастеляншами; старшими медицинскими сестрами организаций здравоохранения; агентами по заготовке и/или снабжению, экспедиторами по перевозке и другими работниками, осуществляющими получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей;
5. с заведующими и иными руководителями аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместителями, провизорами, технологами, фармацевтами;
6. лаборантами, методистами кафедр, деканатов, заведующими секторами библиотек.

    Работник  не может быть привлечен к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального  хозяйственного риска, крайней необходимости  или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику¹.

    Применительно к денежными средствам, по нашему мнению, речь может идти о несоблюдении требований Порядка ведения кассовых операций по обеспечению сохранности денежных средств, например при их выдаче подотчетному лицу существенно ранее того срока, когда они должны быть израсходованы.

    К нормальному хозяйственному риску  могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям  и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей.

    Неисполнение  работодателем обязанности по обеспечению  надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, может  служить основанием для отказа в  удовлетворении требований работодателя, если это стало причиной возникновения ущерба.

    В силу ст. 240 ТК РФ работодатель вправе с  учетом конкретных обстоятельств, при  которых был причинен ущерб, полностью  или частично отказаться от возмещения ущерба виновным работником.

    В отношении подотчетных сумм законодательные и нормативные акты, допускающие возможность отказа от возмещения ущерба, неизвестны, так же как и акты, позволяющие уменьшать сумму ущерба от утраты наличных денежных средств.

    При оценке доказательств, подтверждающих размер причиненного работодателю ущерба, суду необходимо иметь в виду, что в соответствии с частью первой ст. 246 ТК РФ при утрате и порче имущества он определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

    Таким образом, по результатам исследования главы 1 можно сказать, что нормативная документация  позволяет  правильно и достоверно  вести учет расчетов с подотчетными лицами, порядок выдачи наличных денег в подотчет, определяет , каким образом производится выдача наличных денег, а также каким работникам возможна выдача наличных денег. Следует помнить, что подотчетные лица несут материальную ответственность.

    Переходим к изучению бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными лицами

    2.1  Документальное оформление расходов, произведенных за   наличный расчет     

    Суммы, выданные под отчет, списываются  на основании представленного авансового отчета, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна применяться организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений.

    Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

    На  оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете.

    В бухгалтерии проверяются целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

    Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

    Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем  организации или уполномоченным на это лицом и принимается  к учету.

    Остаток неиспользованного аванса сдается  подотчетным лицом в кассу  организации по приходному кассовому  ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому  ордеру.

    На  основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке.

    Основанием  для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные  документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые  должны содержать следующие реквизиты: наименование документа, код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции и т.д. Поэтому для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчетного лица должен быть в наличии первичный учетный документ.

    Если  оформленные документы не позволяют  проверить достоверность произведенной  хозяйственной операции, то есть в  них не указаны данные продавца, то суммы денежных средств, выданные работнику на закупку, должны считаться  личным доходом данного работника, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При этом такое решение принимается руководителем организации с учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную ситуацию.

    Прием наличных денежных средств производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации.

    Таким образом, бухгалтер-кассир не должен требовать  каких-либо дополнительных документальных подтверждений правомерности внесения денежных средств в кассу помимо приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером. Право подписи приходных кассовых ордеров другим лицам может быть предоставлено.

    Приходные кассовые ордера запрещено выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается лицом, его выписавшим, для исполнения непосредственно в кассу. Кассир только проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.

    При приеме банкнот и монет кассиры  организаций обязаны руководствоваться  установленными Банком России признаками и правилами определения платежности  банковских билетов и монет Банка  России.

    При приеме денежных средств выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью кассира или оттиском кассового аппарата.

    Таким образом, изучив документальное оформление расходов, произведенных за наличный расчет,  можно  сказать, что документы являются важной и необходимой составляющей бухгалтерского учета.

    А теперь  перейдем к изучению  синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. 

     2.2. Синтетический и  аналитический учет  расчетов с подотчетными лицами

    Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности организаций  утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н. (ред. от 07.05.2003 №38н, 18.09.2006 №115н).

    Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и прочие расходы, Планом счетов предусмотрено  открытие и ведение счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. Структура счета приведена ниже рис. 1.

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

      На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71«Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.