Бухгалтерский учет транспортных расходов организации

      Бухгалтерский учёт осуществляется главной бухгалтерией – структурным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером, и подразделениями, функционально подчинённым главному бухгалтеру [Приложение 4, 5].

      Бухгалтерский учёт имущества, обязательств и хозяйственных  операций ведется путём двойной  записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учёта, включённых в рабочий план счетов бухгалтерского учёта, применяемый в ООО «Соллерс-Елабуга», разработанный на основе плана счетов бухгалтерского учёта, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000г. №94н (с изменениями и дополнениями, внесенными Приказом Минфина от 07.05.2003г. №38н, от 18.09.2006г. №115н) [Приложение 6].

      Все хозяйственные операции в ООО  «Соллерс-Елабуга» оформляются первичными оправдательными документами на русском языке, составленными в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.

      Первичные документы по учёту материально-производственных запасов составляются в электронном  виде с последующим выводом на бумажный носитель или ручным способом.

      Регистры  бухгалтерского учёта в ООО «Соллерс-Елабуга» ведутся в электронном виде (в  отдельных случаях – на бумажном носителе) в соответствии с журнально-ордерной формой учёта.

      По  окончании каждого отчётного  периода регистры бухгалтерского учёта  распечатываются на бумажные носители. Содержание этих регистров и внутренней бухгалтерской отчётности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учёта и во внутренней бухгалтерской отчётности, обязаны хранить коммерческую тайну.

         После утверждения  годового отчёта учётные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив [10].  

      2.2. Учет расходов на горюче-смазочные  материалы 

      В ООО «Соллерс-Елабуга» горюче-смазочные  материалы (ГСМ) используются для эксплуатации автотранспортных средств и относятся  к материально-производственным запасам, учет которых ведется в соответствии с ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. №44н.

      В ООО «Соллерс-Елабуга» ГСМ приобретается  за наличный расчет и в безналичной  форме. При приобретение ГСМ на автозаправочной  станции за наличный расчет водителям предприятия выдаются из кассы наличные денежные средства под отчет для приобретения бензина.

      Величина  сумм наличных денежных средств для  приобретения топлива, подлежащих выдаче под отчет, обычно устанавливается  исходя из величины средненедельного расхода топлива, а при работе в междугородном сообщении исходя из величины стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания.

      При исчислении средненедельного расхода  топлива используют величины планового  пробега, утвержденных в организации линейных норм расхода топлива, действующих цен на топливо в данной местности и на территориях маршрута следования, количество рабочих дней в неделе [17, с.18].

      По  истечении установленного срока  водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, на оборотной стороне которого подотчетное лицо указывает реквизиты документа, подтверждающего приобретение ГСМ,  – кассового чека автозаправочной станции. К авансовому отчету прилагаются чеки контрольно-кассовой машины, выдаваемые автозаправочной станцией, эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и заполняются соответствующие налоговые регистры. Бухгалтер на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. Первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на ГСМ, является путевой лист [Приложение 7, 8].

      Пример:

      В ООО «Соллерс-Елабуга» приобретение бензина производится на автозаправочной станции за наличный расчет. Водителю организации в период с 9 по 16 ноября 2009 года было выдано из кассы под отчет 6 000 руб. 17 ноября водитель сдает авансовый отчет с приложением кассовых чеков, выданных на АЗС, на общую сумму 5 040 руб.:

• чек от 9 ноября на сумму 420 руб. (21 руб. * 20 литров);
• чек от 10 ноября на сумму 840 руб. (21 руб. * 40 литров);
• чек от 11 ноября на сумму 1 260 руб. (21 руб. * 60 литров);
• чек от 12 ноября на сумму 1 260 руб. (21 руб. *  60 литров);
• чек от 15 ноября на сумму 1 260 руб. (21 руб. * 60 литров).

     Остаток неиспользованных денежных средств  в сумме 960 руб. водитель сдал в кассу  организации. В бухгалтерском учете  ООО «Соллерс-Елабуга» были сделаны  записи, представленные в таблице 2.2.1.

Таблица 2.2.1

    Отражение на счетах бухгалтерского учета операций по приобретению ГСМ за наличный расчет в ООО «Соллерс-Елабуга»

    в руб.

 

     В ООО «Соллерс-Елабуга» также осуществляется приобретение ГСМ по безналичному расчету. Взаимоотношения между предприятиями и поставщиками ГСМ регулируются договором на поставку нефтепродуктов, такой договор у ООО «Соллерс-Елабуга» заключен с ООО «Автодорстрой». Согласно этому договору ООО «Соллерс-Елабуга» приобретает ГСМ по талонам через сеть автозаправочных станций ООО «Автодорстрой», оплатив  определенное договором количество бензина соответствующей марки, организация получает талоны.

      Затем талоны на право получения топлива  выдаются водителям, по предъявлении ими  путевого листа, на котором уполномоченным лицом в строке «выдать горючее» записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию.

      Выдача  талонов отражается в ведомости  учета выдачи талонов, в которой  за полученные талоны расписывается  водитель, а на каждую марку топлива  ведется отдельная ведомость.

      Бухгалтерский учет ГСМ, приобретенных по талонам, зависит от момента перехода права  собственности ГСМ к покупателю талонов, а также от вида талонов, они могут быть литровыми и  стоимостными. В ООО «Соллерс-Елабуга» условиями договора с сетью автозаправочных станций ООО «Автодорстрой» предусмотрен переход права собственности на ГСМ в момент оплаты. Были приобретены талоны на 10 литров бензина за 200 руб. (в том числе НДС 30 руб.), которые были переданы водителям для заправки. На конец месяца в топливных баках бензина не осталось. В учете были сделаны проводки, представленные в таблице 2.2.2.

Таблица 2.2.2

    Отражение на счетах бухгалтерского учета операций по приобретению ГСМ по талонам в  ООО «Соллерс-Елабуга»

    в руб.

Продолжение таблицы 2.2.2

 
 

      2.3. Учет запасных частей и автомобильных шин 

     В ООО «Соллерс-Елабуга» запасные части  для автомобиля учитываются на субсчете 10.05 «Запасные части». Если запчасти приобретены у сторонней организации, то в бухгалтерском учете делаются записи:

1. Приобретены запчасти:

Д-т  сч. 10.05 «Запасные части»

К-т  сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

2. Отражена  сумма НДС по купленным запчастям:

Д-т  сч. 19.03 «НДС по приобретенным МПЗ»

К-т  сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

     Когда запасная  часть или деталь, узел или агрегат передается со склада для установки на автотранспортном средстве, в бухгалтерском учете делается запись – списана стоимость запчасти, узла, детали или агрегата, установленного вместо снятого узла при проведении ремонтных работ.

     Затраты на замену изношенных  частей автомобиля являются расходами на проведение текущего ремонта, которые включаются в себестоимость продукции, работ, услуг как затраты по поддержанию основных производственных фондов в рабочем состоянии. При этом нормирование этих расходов не предусмотрено [20, с.27].

      На  снятый с автомашины узел или деталь составляется акт демонтажа, в котором  решением технической комиссии предприятия  указывается, что снятый узел или  деталь подлежит ликвидации или восстановлению.

      Если  снятый узел или деталь подлежит ликвидации, то он приходуется на склад по цене металлолома, то есть по цене возможной продажи, хранится на складе как утиль в отдельной кладовой и учитывается на субсчете 10.06 «Прочие материалы» по цене металлического лома.

         Если снятый узел или деталь требует ремонта, то он приходуется по цене возможного использования, которую организация устанавливает исходя из стоимости аналогичных отходов. Для оценки такой запчасти можно применить специальную учетную цену, установленную в процентах к стоимости такой же новой запчасти. Например, 25% или 50% [20, с.27].

      Если  же снятый узел или деталь годны  к использованию без ремонта, то они приходуются по рыночной стоимости. При этом в бухгалтерском учете  делается проводка – оприходованы деталь, узел или запчасть, снятые с  транспортного средства при выполнении работ по его ремонту: