Бухгалтерский учет товаров

Аудит документального оформления движения товаров состоит из нескольких этапов.

На первом этапе проверяется наличие документов на поставку товаров. Основными документами, регулирующими поступление товаров в розничную торговую сеть, являются договоры купли-продажи, которые заключаются розничными торговыми организациями с предприятиями оптовой торговли или непосредственно с изготовителями продукции.

При проверке договоров устанавливают по каждому договору наличие всех реквизитов, подписей должностных лиц, которые должны проверять соответствие заключенных договоров действующим положениям.

Отпуск или отгрузка товаров торговым организациям сопровождается оформлением документов поставщиком. Виды, форма таких документов, порядок и сроки их представления покупателю устанавливаются условиями заключенного договора.

Основными документами при таких операциях являются товаротранспортные накладные, счета-фактуры, спецификации и др. Поэтому аудитор проверяет регистрацию поступивших счетов и соответствие их заключенным договорам. Вообще, в розничной торговле особенно велико количество товарных документов, вероятность нарушений в которых наибольшая. Подавляющую массу этих документов целесообразно проверять выборочно. По результатам проверки составляют рабочий документ аудитора «Проверка сопроводительных документов поставщиков».

При    проверке    документации    особое    внимание    следует     уделить первичным учетным документам, на основании которых ведется бухгалтерский учет, и которые составляются в организации при приемке и реализации товара. Аудитор устанавливает:

             соответствие применяемых в организации форм первичной учетной документации унифицированным формам;

             наличие в документах, не являющихся унифицированными (типовыми) или специализированными, обязательных реквизитов;

             правильность заполнения обязательных реквизитов;

             правильность внесения исправлений в документы;

             наличие подчисток и помарок в документах;

             правильность таксировки документов;

             правильность отражения документов в учетных регистрах.

Аудитор проверяет составление таких документов, как:

             акт о приемке товаров (оформляется приемка товаров по количеству, качеству, массе и комплектности);

             акт о приемке товаров, поступивших без счета поставщика;

             акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика;

             акт закупки товарно-материальных ценностей и др.

Проверка   документов   может   быть   формальной    или    арифметической.

Документы, вызывающие сомнение у аудитора, проверяются с особой тщательностью. Ксерокопии таких документов могут быть приложены к рабочему документу «Проверка первичных учетных документов».

Проверенные аудитором документы записываются в рабочий документ аудитора следующим образом:

а) документы, по которым  выявлены нарушения и (или) по которым у аудитора возникли сомнения и вопросы, записываются в рабочий документ аудитора по всем его графам;

б) документы, по которым не выявлены нарушения и (или) по которым у аудитора вопросов не возникло, записываются в рабочий документ аудитора единым пакетом однородных документов с указанием их наименования, номеров и даты составления.              Аудитору также следует выборочно просмотреть сопроводительные документы поставщиков и сличить их с накладными, коммерческими актами, актами расхождений по качеству и количеству. При проверке этих документов выясняют, не нарушался ли установленный порядок актирования. Выборочно проверяют правильность оформления акта на несоответствие товаров данным транспортных документов.

Контролируя соблюдение правил количественной и качественной приемки товаров, проверяют правильность и своевременность оформления актов на количественные и качественные расхождения.

Сличая реквизиты на сопроводительных документах с записями в отчетах материально ответственных лиц, устанавливают своевременность и правильность оприходования поступивших товаров. В процессе проверки аудитору целесообразно провести встречную проверку счетов-фактур и отгрузочных документов поставщиков, сопоставляя их с записями в оперативных и учетных регистрах.

Своевременность оприходования поступивших товаров проверяют также по данным книги учета выданных доверенностей. Особое внимание аудитор обращает на доверенности, по которым нет отметок о получении товара.

Для выявления фактов несвоевременного и неполного оприходования поступающих товаров аудитор также сверяет счета поставщиков с отчетами материально ответственных лиц. 

Действительность получения товаров устанавливают путем опроса лиц, получивших доверенности, и сверки операций с поставщиками. При проверке убеждаются, нет ли случаев неоприходования товаров по отчетам материально ответственных лиц. Чтобы убедиться в полноте оприходования товаров в  соответствии с оплатой, аудитор выборочно сопоставляет оплаченные счета с данными оприходования товаров по отчетам материально-ответственных лиц. Данные результатов проверки заносят в рабочий документ аудитора «Проверка полноты и своевременности оприходования товаров по документам поставщика и материально ответственных лиц». На этом же этапе проведения аудиторской проверки анализируют полноту и своевременность оприходования товаров на момент проведения инвентаризации. При проверке аудитор обращает внимание на даты поступления товара, поскольку на практике бывают случаи, когда в приходных документах исправляют даты по товару, поступившему до инвентаризации на послеинвентаризационные, чтобы скрыть недостачу.

При реализации и прочем выбытии товаров, аудитор аналогично проверяет наличие и правильность оформления всех документов в момент совершения операции. Это:

контрольные ленты, копии чеков и другие документы, подтверждающие суммы принятых наличных денег (должны храниться в организации в упакованном виде в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации);

договоры, накладные, счета и счета-фактуры при реализации.

Нарушения, которые могут возникнуть на данном этапе проверки, отражены в таблице 3.2.

Таблица 3.2

ВОЗМОЖНЫЕ НАРУШЕНИЯ И ИХ ВЛИЯНИЕ НА ДОСТОВЕРНОСТЬ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ, НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ И СОБЛЮДЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА

В процессе проверки составляют рабочий документ аудитора «Проверка правильности отражения в учетной политике принятого организацией варианта учета товаров». Выявленные в ходе проверки нарушения из рабочих документов переносятся в отчетный документ аудитора.

Проверку полноты оприходования товаров следует проводить одновременно с проверкой торговых наценок, которые являются составной частью розничной цены товаров.

6

3.3. Порядок проведения и проверка материалов инвентаризации товаров

Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. Кроме того,  в межинвентаризационный период проверки и выбо­рочные инвентаризации осуществляются работниками ин­вентаризационных групп, состоящих в штате предприятия. Персональный состав инвентаризационных комиссий и групп утверждается приказом руководителя предприятия.

В состав постоянно действующей комиссии входят:

             председатель комиссии;

             главный бухгалтер;

             начальники структурных подразделений;

             представители общественности.

Постоянно действующие комиссии выполняют следующие функции:

             заслушивают на своих заседаниях руководителей структурных подразделений по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей;

             организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

             производят контрольно-проверочные и выборочные инвентаризации;

             рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу, порчу ценностей или другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

Для непосредственного проведения инвентаризаций (при большом объеме работ для одновременного проведения ин­вентаризации имущества и финансовых обязательств) постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии, в  состав которых входят:

             председатель комиссии;

             специалисты (товаровед, технолог, экономист, юрист, работник бухгалтерской службы).

В некоторых случаях (например, после краж и ограблений) в состав комиссий включают представителей: управления торговли местных исполнительных и распорядительных органов; службы внутреннего аудита организации; независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении ин­вентаризации служит основанием для признания результатов инвен­таризации недействительными.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи за­ведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач, растрат или излишков подлежат привлечению к ответствен­ности в установленном законом порядке.

План инвентаризаций составляется ревизором по согласованию с руководителем предприятия. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам, ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется. При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций: в первую очередь - у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу, а также у недостаточно квалифицированных работников. При определении очерёдности инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие жалоб покупателей на обсчёт и другие нарушения.

Основанием проведения инвентаризации является приказ (распоряжение), который вручается членам инвентаризационных комиссий. В приказе указывается состав инвентаризационной комиссии, конкретные объекты инвентаризации, сроки начала завершения работ, сдачи материалов инвентаризации в бухгалтерию.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия то­варно-материальных ценностей,  инвентаризационная группа обязана:

             получить от материально ответственных лиц расписку в том, что у них нет неоприходованных и не списанных в расход ценностей, а также последние товарно-денежные отчёты и расписку о их сдаче, тщательно проверить их и проставить даты и подписи председателя;

             получить от кассира  и проверить последний кассовый отчёт с выведенными в нём остатками денег в кассе;

             снять остаток наличия денежных средств в кассе, записать его в инвентаризационную опись;

             опломбировать места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;

             проверить исправность всех весоизмерительных при­боров;

             материальные ценности рассортировать и уложить по наименованиям, артикулам, ценам сортам, размерам в определённом порядке, удобном для пересчёта, перемеривания и перевешивания;

             в местах хранения вывесить яр­лыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценнос­тей.

Проверка фактических остатков производится при обязатель­ном участии материально ответственных лиц. Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного пересчета, взвешивания, обмера непосредственно в местах хранения (закрепления) имущества.