Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по оплате труда

Пример:  работнику ООО «Автостудия» предоставляется отпуск с 1 марта 2007 года продолжительностью 28 дней. В данном примере отпуск начинается 1 марта и заканчивается 29 марта, поскольку 8 марта является праздничным нерабочим днем, который в число календарных дней отпуска не включается. Ввиду того, что два последующих дня 30 и 31 марта являются выходными, работник должен приступить к работе в понедельник 1 апреля 2002 года). За шесть месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска, работнику были произведены следующие начисления:

     в сентябре 2006г. - 9000 руб.    в октябре 2006г. - 9000 руб.

      в ноябре 2006г. - 10000 руб.     в декабре 2006г.- 10500 руб.

      в январе 2007г.- 12000 руб.       в феврале 2007г. - 11500 руб.

   Сумма среднего дневного заработка:

(9000руб. + 9000руб. + 10000руб. + 10500руб. + 12000руб. + 11500руб.)/ (6 * 29,6дн) = 349,10 руб./дн.

  Сумма отпускных:   377,25 руб./дн. * 28 дн. = 9774,80 руб.

              Согласно ст. 116 ТК РФ  предусмотрено предоставление дополнительных отпусков работникам, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.  Организации с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено федеральными законами.

              Действующее законодательство предусматривает различные гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением (глава 26 ТК РФ). В числе льгот – предоставление учебных отпусков. Право на оплачиваемый учебный отпуск возникает только у успешно обучающихся работников, т.е. у тех из них, которые не имеют академической задолженности. Учебные отпуска предоставляются на основании письменного заявления работника и справки-вызова из учебного заведения.

В бухгалтерском учете начисление отпусков отражается по дебету счетов затрат и кредиту счета 70 аналогично начислению заработной платы.

В некоторых организациях отпуска работникам предоставляют в течение года неравномерно. Для этого создается резерв для оплаты отпусков на счете 96 «Резервы предстоящих расходов».  Делаются следующие проводки:

Дебет 20,23, 25,26,44   -  Кредит 96 - отражается создание резерва.

Дебет96 - Кредит70 - начисленные суммы  списывают на оплату отпусков

              Если резерв на оплату отпусков не создается, сумма начисленных отпускных относится на расходы того периода, в котором предоставляется отпуск. Делается следующая проводка:

     Дебет 20,23,25,26,44   - Кредит70  - начислена сумма оплаты отпусков.

3 Налоговый учет оплаты труда

3.1. Отражение в отчетности оплаты труда и связанных с ней налогов

В состав обязательств организации включаются суммы, начисленные работникам в качестве оплаты труда. Информация о расчетах с персоналом по оплате труда представлена в бухгалтерском балансе (ф. N 1), отчете о прибылях и убытках (ф. N 2), отчете о движении денежных средств (ф. N 4), приложении к бухгалтерскому балансу (ф. N 5), отчете о целевом использовании полученных средств (ф. N 6) и пояснительной записке[15].

В соответствии с п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы организации на оплату труда работников формируют расходы по обычным видам деятельности[5].

Сумма обязательств по начисленной, но не выданной работникам организации заработной плате, которая соответствует сальдо по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", отражается в бухгалтерском балансе по статье "Задолженность перед персоналом организации".

Начисленная, но не полученная работниками заработная плата отражается в бухгалтерском учете как депонированная по счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты по депонированным суммам". Сумма депонированной заработной платы, не полученной до конца года, отражается в пятом разделе бухгалтерского баланса "Краткосрочные обязательства" по строке "Прочие кредиторы".

Согласно п.1 ст.236 НК РФ сумма начисленной работникам по трудовому договору заработной платы признается объектом обложения по единому социальному налогу (ЕСН) у организации-работодателя. Организация производит платежи в федеральный бюджет, фонды социального и медицинского страхования и Пенсионный фонд.

Исчисление ЕСН осуществляется организациями-работодателями отдельно по каждому налогоплательщику с применением дифференцированных ставок, установленных ст.241 НК РФ. Начисление сумм ЕСН отражается в бухгалтерском учете по кредиту счетов 68 "Расчеты по налогам и сборам" и 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" на соответствующих субсчетах в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу).

Сальдо расчетов по ЕСН отражается в бухгалтерском балансе в пятом разделе "Краткосрочные обязательства" по строкам "Задолженность перед государственными внебюджетными фондами" и "Задолженность перед бюджетом".

Информация по заработной плате и единому социальному налогу находит отражение в ф. N 2 "Отчет о прибылях и убытках". Заработная плата и ЕСН отражаются в составе затрат нарастающим итогом с начала года и до отчетной даты. При составлении "Отчета о прибылях и убытках" заработная плата и единый социальный налог могут подразделяться по видам расходов: себестоимости проданных товаров, продукции, работ, услуг, коммерческим расходам, управленческим расходам, операционным расходам, внереализационным расходам, а в случае возникновения - чрезвычайным расходам.

Заработная плата и единый социальный налог признаются расходами организации в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (ПБУ 10/99 "Расходы организации"). При составлении "Отчета о прибылях и убытках" их сумма принимается в размере, включенном в состав расходов отчетного периода. Источником данных являются обороты по кредиту счетов 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 68 "Расчеты по налогам и сборам" и 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению". Организации, осуществляющие торговую деятельность, отражают указанные расходы в отчете о прибылях и убытках по статье "Коммерческие расходы".

В составе годовой отчетности организациями представляется ф. N 4 "Отчет о движении денежных средств", в котором информация по заработной плате и единому социальному налогу находит отражение только в части их выплат. Информацией для заполнения ф. N 4 служат обороты по счетам 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 68 "Расчеты по налогам и сборам" и 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

В ф. N 4 информация по заработной плате и ЕСН приводится без разделения по видам деятельности организации.

Выплата заработной платы работникам осуществляется из кассы организации либо с расчетного счета путем перечисления денежных средств на лицевые счета работников. Информация по израсходованным на эти цели денежным средствам отражается в ф. N 4 в разделе "Направлено денежных средств - всего" по строке "На оплату труда".

В случае возврата в кассу излишне выданной работникам заработной платы сумма поступлений денежных средств отражается по строке "Прочие поступления" раздела "Поступило денежных средств - всего".

Организации могут включать в состав представляемой бухгалтерской отчетности приложения к балансу (ф. N 5). Показатели по заработной плате и ЕСН в приложении к балансу отражаются в разделе "Расходы по обычным видам деятельности". В этом разделе приводится расшифровка затрат по основным элементам за отчетный и предыдущий год. Заработная плата отражается по статье "Затраты на оплату труда" в сумме начисленных расходов за отчетный период и включенных в состав себестоимости товаров, продукции, работ (услуг), коммерческих и управленческих расходов. Таким же образом отражается сумма ЕСН, исчисленная с начисленной заработной платы и включенная в состав затрат. Данные по налогу приводятся по статье "Отчисления на социальные нужды". В разделе "Социальные показатели" ф. N 5 приводится расшифровка начисленных сумм в разрезе соответствующих фондов.

Некоммерческими организациями в составе бухгалтерской отчетности представляется ф. N 6 "Отчет о целевом использовании полученных средств", в которой они отражают данные об остатках и поступлении средств для выполнения целевых программ и об их использовании. Информация по начисленной заработной плате и единому социальному налогу приводится в разделе "Расходы на содержание аппарата управления" по строке "Расходы, связанные с оплатой труда". Показатели отражаются за отчетный и предыдущий год. Сумма начисленной заработной платы и единого социального налога отражается в отчете о целевом использовании полученных средств общей суммой.

В бухгалтерскую отчетность включается пояснительная записка (п.5 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации"). Текстовая часть записки предназначена для пояснения и дополнения отдельных показателей или информации, приведенной в бухгалтерском балансе или в отчете о прибылях и убытках. Наряду с обязательными разделами, организация может отразить в пояснительной записке информацию о системе и формах оплаты труда, материального стимулирования, надбавках и доплатах.

Налог на доходы физических лиц

У организаций-работодателей информация для исчисления налоговой базы по налогу с доходов физических лиц формируется на основе данных бухгалтерского учета и иных документально подтвержденных данных о доходах, подлежащих налогообложению. Исчисление налога осуществляется в ф. N 1-НДФЛ "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц" (Приказ МНС России от 01.11.2000 N БГ-3-08/379 в ред. от 30.10.2001).

Суммы начисленных работнику выплат ежемесячно отражаются в "Налоговой карточке по учету доходов и налога на доходы физических лиц" (далее - налоговая карточка) в разд.3. В этом разделе производится расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица по всем налогооблагаемым доходам, полученным от данного налогового агента, кроме дивидендов и доходов, облагаемых по ставке 35%. Налоговая база определяется отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки. С целью разграничения доходов в налоговой карточке каждому виду доходов присваивается код.

Кроме исчисленной суммы НДФЛ, в налоговой карточке отражаются суммы налога, удержанные из фактически выплаченных налогоплательщику доходов. Соответствующая строка заполняется нарастающим итогом с начала года. Удержание у налогоплательщика начисленной суммы налога производится за счет любых денежных средств, выплачиваемых налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплаты, причитающейся налогоплательщику. Если сумма налога, исчисленная налогоплательщику, превышает сумму удержанного налога, такая разница указывается в строке "Долг по налогу за налогоплательщиком". Если сумма налога, удержанная у налогоплательщика, превышает сумму исчисленного налога, сумма разницы указывается в строке "Долг по налогу за налоговым агентом".

Сальдо по счету 68 "Расчеты по налогам и сборам" в части начисленной, но не уплаченной суммы НДФЛ за декабрь отражается в бухгалтерском балансе в группе статей "Кредиторская задолженность". Сумма задолженности по налогу на доходы физических лиц включается в общую сумму кредиторской задолженности по налогам и сборам и отражается по статье "Задолженность перед бюджетом".

Если по счету 68 "Расчеты по налогам и сборам" возникает дебиторская задолженность в части суммы налога на доходы на физических лиц, то она будет отражаться в группе статей "Дебиторская задолженность" во втором разделе бухгалтерского баланса.

Справка о доходах физического лица представляется ежегодно в налоговый орган по месту учета не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. В справке отражаются сведения о доходах, выплаченных налоговым агентом - источником дохода физическому лицу, суммах вычетов, суммах исчисленного и удержанного налога этим источником выплаты, а также сведения о налоговой базе для исчисления единого социального налога (взноса) и исчисленных суммах единого социального налога (взноса). По просьбе работника организация обязана представить ему справку о доходах по ф. N 2-НДФЛ. Справка служит основанием для заполнения налоговой декларации.

3.2. Инвентаризации расчетов

Одним из условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, является инвентаризация. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущества и обязательств, их состояние и правильность оценки.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. В пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», указано, что инвентаризация расчетов обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности[8].

В Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее - Методические указания), определен порядок проведения инвентаризации. В частности, порядок проведения инвентаризации расчетов регламентируется пунктами 3.44 -3.48 Методических указаний[7].