Перерахунок граничних норм добових (до 160 грн. за добу) у долари США здійснюється за прогнозним офіційним курсом обміну національної валюти України до долара США на поточний рік.

     Наприклад, норма добових — 160 грн. Прогнозний офіційний курс обміну гривні до долара США на поточний рік — 5,78. Пе­рерахунок:

     160 грн. : 5,78 = 27,68 дол. США.

     За  час перебування у відрядженні  за кордоном працівникові відшкодовується більш широкий спектр витрат, а саме витрати:

     а) на проїзд як до місця відрядження  і назад, так і за місцем відрядження;

     б) на оплату рахунків за проживання в  готелях, включаючи витрати на харчування і побутові послуги;

     в) на оплату телефонних рахунків;

     г) на оформлення закордонних паспортів, віз, обов'язкове страхування тощо.

     При відрядженні у межах України  та за кордон за працівником зберігається місце роботи та середній заробіток  за час відрядження, включаючи час  перебування в дорозі.

     При відрядженні в межах України та за кордон державних службовців і працівників бюджетних установ встановлено додаткові обмеження витрат відповідно до чинного законодавства.

     Порядок видачі і використання підзвітних сум  на проведення наукових експедицій регламентується  інструктивними матеріалами про порядок організації, проведення та оплати наукових експедицій науково-дослідними установами НАНУ.

     На  перш о початкові витрати начальникам  експедицій чи загонів видається  аванс готівкою відповідно до затвердженого  кошторису, масштабів та умов роботи експедицій. Підзвітні суми на експедиційні дослідження видаються на виплату заробітної пла­ти, оплату проїзду співробітників до місця роботи експедиції і назад, добових, квартирних, орендної плати за користування транс­портом, технікою, для здійснення земляних робіт, наймання приміщення для тимчасових комор, лабораторій і житла; на придбання пальномастильних та інших матеріалів, а також малоцінного інвентаря для потреб експедицій, поштово-телеграфних витрат; на оплату замовлень, виконуваних за трудовими угодами; інших витрат.

     Після повернення з відрядження підзвітна  особа зобов'язана протягом трьох  робочих днів подати в бухгалтерію  авансовий звіт про витрачені  у відрядженні кошти, до якого  додаються посвідчення на відрядження  з відмітками про прибуття і вибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій був виданий аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

     У бухгалтерії здійснюється арифметична  перевірка авансових звітів, а  також перевірка правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо за­твердження перевірених авансових звітів.

     У разі неподання в строк авансових  звітів або неповернення в касу невикористаних авансів бухгалтерія має право  здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отримали аванси, з дотриманням вимог, встановлених чинним зако­нодавством.

     Розрахунки  з підзвітними особами обліковуються  на активному субрахунку № 362 «Розрахунки  з підзвітними особами».

     Операції  з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляються такими бухгалтерськими записами:

     1. При видачі авансу:

     Дебет субрахунка № 362 Кредит субрахунків  № 301, 302.

     2. На суму поданого авансового  звіту про витрачання коштів, отриманих під звіт:

     Дебет рахунків № 23, 80, 81 Кредит субрахунка № 362.

     3. Повернення в касу невикористаного  залишку авансу:

     Дебет субрахунків № 301, 302 Кредит субрахунка № 362.

     4. Утримання невикористаного залишку  авансу із заробітної плати: 

     Дебет субрахунка № 661 Кредит субрахунка № 362.

     Зазначені записи відображаються в меморіальному ордері № 8 — накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами ф. № 386, в якому поєднуються синтетичний та аналітичний облік шляхом використання позиційного способу записів.

     На  практиці субрахунок № 362 може бути активно-пасивним. Дебетове його сальдо відображається в активі балансу, а кредитове показується в пасиві балансу за статтею «Розрахунки з іншими кредиторами».

     При автоматизації обліку розрахунків  з підзвітними особами реєстром синтетичного та аналітичного обліку за субрахунком № 363 є машинограма «Відомість фінансово-розрахункових операцій».

     Норми відшкодування витрат на службове відрядження  встановлено Постановою Кабінету Міністрів  України «Про норми відшкодування  витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23. 04. 1999 р. № 663.

     За  час перебування у відрядженні  відшкодовуються витрати за найм житлового приміщення за наявності  підтверджувальних документів у  розмірі фактичних витрат з урахуванням  додаткових послуг, що надаються в  готелях.

     а) коли до рахунків про оплату вартості проживання в готелях не виключають витрати на харчування, для відряджень у межах України – 18 грн., для відряджень за кордон – 231 грн.;

     б) коли до рахунків вартості проживання в готелях включають         витрати на:

     - одноразове харчування, для відряджень в межах України — 14 грн. 40 коп., для відряджень за кордон —185 грн.;

     - дворазове харчування,  для відряджень  в межах України — 10 грн. 80 коп., для відряджень за кордон —128 грн.;

     - триразове харчування, для відряджень в межах України — 7 грн. 80 коп., для відряджень за кордон —81 грн.

     Норми відшкодування витрат на відрядження  в межах України і за кордон для державних службовців і працівників підприємств і організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджету, встановлено спеціальним додатком до Постанови Кабінету Міністрів України “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон”.

     Підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження за кордон, забезпечують їх коштами в національній валюті країни, в яку відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати згідно з нормами у розмірах, що обумовлені їх реальними потребами в країні перебування. Перерахунок в іноземну валюту здійснюється за прогнозним офіційним обмінним курсом національної валюти до долара США на поточний рік. Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, працівнику належить повернути в касу підприємства, установи чи організації в грошових одиницях, в яких було видано аванс, але не пізніше 10 (а з дозволу керівника через важливі причини — 20) робочих днів після повернення з відрядження. В разі неповернення працівником залишку коштів відповідна сума стягується бухгалтерією у встановленому законодавством порядку.

     Державним службовцям, а також особам, які  направляються у відрядження в межах України і за кордон підприємствами, установами і організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, за наявності підтверджувальних документів відшкодовують витрати:

     - на проїзд (включаючи перевіз  багажу) до місця відрядження і назад, а також до місця проживання;

     -  на  побутові   послуги,   що   надаються   в   готелях (прання, чистка, лагодження і прасування одягу, взуття або білизни), але не більш як 10% норм добових витрат для країни відрядження, які визначено у додатку до діючої Постанови, за всі дні проживання;

     - на бронювання місць у готелях  у розмірі не більш як 50% вартості місця за добу;

            -   на користування постільною  білизною в поїздах;

            -   на комісійні у разі  обміну валюти.

     Витрати на службові телефонні переговори відшкодовуються в розмірах, узгоджених із керівником.

     Авансові  звіти складаються також за підзвітні суми, використані для оплати господарських послуг, купівлю товарно-матеріальних цінностей. До цих звітів додають відповідні підтверджувальні документи (чеки, квитанції, акти). Звіти затверджує керівник підприємства. В авансовому звіті проставляють кореспондуючі рахунки за призначенням витрат.

     Синтетичний облік розрахунків з підзвітними  особами здійснюють на рахунку 37, субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами» (табл. 3).

     Сальдо  субрахунка може бути як дебетовим, так  і кредитовим. Такі показники відображають у балансі підприємства розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, кредитове сальдо — в складі зобов’язань.

     Аналітичний облік розрахунків з підзвітними  особами ведеться по кожній підзвітній особі з зазначенням залишку боргу на початок місяця сум, виданих під звіт і списаних згідно зі звітами, залишку боргу на кінець місяця.

     Облік розрахунків з підзвітними особами  має забезпечувати правильність і своєчасність розрахунків, тому він ведеться окремо по кожній виданій під звіт сумі й кожній підзвітній особі.

     Синтетичний і аналітичний облік розрахунків  з підзвітними особами здійснюється в єдиній системі записів.

     Таблиця 3

     Основні бухгалтерські проводки за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними  особами»

 

     Суми  від цих операцій включають до: *валових доходів підприємств; **валових витрат підприємств залежно від події, що відбулася раніше, згідно із ст, 11 Закону України «Про оподаткування прибутків підприємств».

     Підставою для заповнення журналу-ордера № 3 і  відомості № 3.2 є:

     - касові документи, що свідчать  про видачу або повернення  підзвітних сум;

     - авансові звіти з доданням  документів, що підтверджують цільове використання виданих коштів;

     - наказ, розрахунково-платіжна відомість при утриманні з заробітної плати працівника не повернених своєчасно невикористаних коштів.

     Записи  в журналі-ордері роблять із надходженням документів. 

3. Документальне оформлення і облік розрахунків за претензіями

     У процесі роботи підприємство підтримує  зв’язки з великою кількістю  партнерів. Відносини між підприємством  і його контрагентами регулюються  шляхом укладення договорів, виконання  умов яких обов’язкове для обох сторін, що їх підписали. Однак буває, що в силу різноманітних причин контрагенти підприємства не дотримуються умов договору, що може спричинити нанесення збитку. Для його відшкодування на підприємствах повинна вестися претензійно-позовна робота.

     Учасники  господарських відносин, що порушили майнові права або законні інтереси інших суб’єктів, зобов’язані поновити їх, не чекаючи пред’явлення їм претензії чи звернення до суду.

     У разі необхідності відшкодування збитків  або застосування інших санкцій  суб’єкт господарювання чи інша юридична особа – учасник господарських відносин, чиї права або законні інтереси порушено, з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником цих прав або інтересів має право звернутися до нього з письмовою претензією, якщо інше не встановлено законом.

     У претензії зазначаються: повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та особи (осіб), якій претензія пред’являється; дата пред’явлення і номер претензії; обставини, на підставі яких пред’явлено претензію; докази, що підтверджують ці обставини; вимоги заявника з посиланням на нормативні акти; сума претензії та її розрахунок, якщо претензія підлягає грошовій оцінці; платіжні реквізити заявника претензії; перелік документів, що додаються до претензії.