Відрядженому  працівнику відповідальна особа  виписує посвідчення про відрядження за формою, затвердженою наказом ДПА України від 28.07.97 р. № 260. Підставою для видачі посвідчення про відрядження є наказ (розпорядження) про направлення у відрядження.(див. форму 1)

     Порядок і умови відрядження працівників  визначаються Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13. 03. 1998 р. № 59, однак її положення дійсні в частині, що не суперечить пп. 5.4.8 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 22. 05. 1997 р.

     Витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з платником податку або е членами керівних органів платника податку, можуть бути включені до валових витрат платника податку тільки за наявності документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення й проживання фізичної особи, страхові поліси тощо. Не включають до складу витрат платника податку готівку, витрачену на цілі, визначені пп. 5.3.1 і 5.4.4 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств», а також на цілі, що не пов’язані з поверненням особистих витрат фізичної особи, яка перебуває у відрядженні.

     Не  дозволяється відносити до витрат на харчування вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми чайових (за винятком випадків, коли суми

     включаються в рахунок згідно із законом країни перебування), а також плату за видовищні заходи.

     Додатково до витрат включають видатки на харчування й фінансування інших особистих потреб фізичної особи, що не підтверджені документально (добові витрати), понесені в зв’язку з її відрядженням, у межах граничних норм, визначених Кабінетом Міністрів України за кожну добу відрядження, включаючи день від’їзду та приїзду. Такі граничні норми встановлюються в гривнях:

     - в єдиній сумі для відряджень  за кордон незалежно від країни  відрядження і статусу населених  пунктів;

     - в єдиній сумі для відряджень  у межах України незалежно від статусу населених пунктів.

     Суму  добових визначають:

         - у разі відрядження в межах  України і країн, з якими  не встановлено або спрощено  прикордонний контроль, — згідно з відмітками сторони, що відряджає, і сторони форму   якого   затверджено   центральним   податковим органом;

      - у  разі відрядження в країни, з якими встановлено 
    повний прикордонний контроль, — згідно з відмітками органів прикордонного контролю в паспорті або документі, що його заміняє.

     За  відсутності таких відміток сума добових не включається до валових витрат платника податку.

     Будь-які  витрати на відрядження можуть бути включені до валових витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю такого платника податку: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку; підписаної угоди (контракту); Інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що збігається з основною діяльністю платника податку.

     За  запитом представника податкового  органу платник податку має забезпечити  власним коштом переклад звітних і підтверджувальних документів, виданих іноземною мовою.

     Суму  і склад витрат на відрядження  державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначає Кабінет Міністрів України. Сума добових для таких категорій фізичних осіб не може перевищувати суму, встановлену Кабінетом Міністрів України. Власник або уповноважена ним особа може визначати обмеження щодо сум і цілей використання коштів, наданих на відрядження.

     Направлення працівників у відрядження здійснюється керівниками цих підприємств і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням пункту призначення, найменування підприємства, установи, місця відрядження працівника, терміну й мети відрядження. Працівнику видається посвідчення про відрядження.

     Термін  відрядження визначається керівником підприємства, але не може перевищувати:

     -   в межах України — 30 календарних  днів;

     -   за кордон — 60 календарних  днів.

     Термін  відрядження працівників, що направляються  для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати періоду  будівництва об’єктів.

     Фактичний час перебування в місцях відрядження визначається за відмітками в посвідченні про відрядження про день прибуття на місце відрядження і день вибуття з місця відрядження.

     Реєстрація  осіб, що виїздять у відрядження  і прибувають у місце відрядження, на підприємствах здійснюється у спеціальних журналах (табл. 1 і 2). Днем вибуття у відрядження вважається день відправки поїзда, літака, автобуса або Іншого транспортного засобу від місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправці транспортного засобу до 24 години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше — наступна доба. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

     За  відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) і середній заробіток або посадовий оклад з урахуванням доплат і надбавок (у випадках, передбачених чинним законодавством) за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі.

     Середній  заробіток або посадовий оклад  з урахуванням доплат і надбавок за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

     Таблиця 1

     Журнал  реєстрації посвідчень про відрядження

 
 
 
 
 

     Таблиця 2

     Журнал  обліку працівників, що прибули у  відрядження

     в_________________________________________________

     (назва  установи, організації, підприємства, об’єднання)

 

     Підзвітними особами є працівники даної установи, яким в обмежених розмірах видаються  аванси на здійснення деяких операційно-господарських  витрат, які не можуть бути здійснені шляхом безготівкових розрахунків, а також на відрядження і наукові експедиції. Через підзвітних осіб може виплачуватися заробітна плата в установах, в яких за штатом не передбачено посади каси­ра, або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомості не можуть бути повернуті довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів.

     Готівка видається під звіт з каси установи тільки за дозволом керівника установи і лише у разі відсутності заборгованості за раніше отримані аванси.

     Згідно  з Порядком ведення касових операцій №334 розмір авансу на господарські потреби  не лімітується, але підзвітна особа  повинна відзвітувати за отримані підзвітні  суми не пізніше наступного робочого дня після їх видачі (за службовими відрядженнями — не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження). У противному разі готівка, видана під звіт, але не витрачена і не повернена до каси установи (в повній сумі, виданій під звіт, або в сумі, не підтвердженій авансовими звітами), наступного дня після закінчення зазначених вище термінів включається розрахункове до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється з встановленим лімітом залишку готівки в касі.

     Порядок оплати службових відряджень встановлено  Інструкцією про службові відрядження  в межах України та за кордон, зат­вердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (зі змінами  та доповненнями, внесеними наказом від 13.08.98 № 165) та постановою Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 № 663 з подальшими змінами.

     Термін  відрядження в межах України  визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати ЗО календарних днів.

     Рішення про службове відрядження керівників центральних і місцевих органів  виконавчої влади приймається згідно з постановою Кабінету Міністрів  України «Про впорядкування службових  відряджень керівника органів державної виконавчої влади» від 27.06.96 № 682.

     За  відрядженнями виплачуються добові в єдиній сумі — 18 грн. за кожний день перебування у відрядженні (включаючи  день від'їзду та приїзду) незалежно  від статусу населеного пункту. Фактичний  час перебування у відрядженні визначається за від­мітками у посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи і прибуття до місця постійної роботи працівника, а днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи.

     За  наявності підтверджувальних документів установою відшкодовуються витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, але не більше 50 грн.

     За  бронювання місця в готелях відшкодовується  плата в розмірі не більше 50% його вартості за добу згідно з поданими підтверджувальними документами.

     Відрядженому  працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами в поїздах, страхових платежів на транспорті, суми податку на додану вартість за придбані проїзні документи.

     Виплати на відрядження (крім добових) відшкодовуються  лише за умови наявності підтверджувальних  документів в оригіналі.

     Термін відрядження працівника за кордон визначається також керівником установи, але не може бути більше 60 календарних днів.

     Аванс відрядженому працівникові за кордон видається в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті на поточні витрати в розмірах, які обумовлені реальними потребами в країні перебування.