Бухгалтерський облік виробничих запасів на матеріалах ВАТ “Володимир-Волинський хлібозавод”

У  світовій  практиці  існує  дві  системи  обліку  запасів :

      постійна ;

      періодична.

РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗАЦІЯ ВЕДЕННЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ ВИРОБНИЧИХ ЗАПАСІВ НА  ВАТ “ВОЛОДИМИР-ВОЛИНСЬКИЙ ХЛІБОЗАВОД”

3.1. Порядок документального оформлення операцій з обліку виробничих запасів

Для своєчасного і достовірного надання інформації про наявність і рух товарно-матеріальних цінностей на ВАТ “Володимир-Волинський хлібозавод” бухгалтерська служба забезпечує правильне документальне оформлення та систематичний облік надходження, видатку і переміщення запасів.

              Документальне оформлення оприбуткованих матеріальних цінностей залежить від джерел їх надходження на підприємство. Так, товарно-матеріальні цінності можуть бути придбані:

      у постачальника;

      підзвітними особами в торговій мережі за рахунок коштів, виділених на господарські потреби;

      вироблені у власному виробництві;

      отримані від ліквідації основних засобів, списання малоцінних та швидкозношуваних предметів у процесі капітального ремонту.

              Товарно-матеріальні цінності, що надходять від постачальників, супроводжуються такими документами: товарно-транспортними накладними, рахунками-фактурами (Додаток Д), рахунками, накладними (Додаток Л), платіжними вимогами-дорученнями, свідоцтвами якості та іншими документи, які підтверджують кількість вантажу, що надійшов, посвідчення постачальника і порядок розрахунків.   У програмі 1С Бухгалтерія облік придбаних товарно-матеріальних цінностей відображається прибутковими накладними, що зображено на рис.3.1. Друкована версія прибуткової накладної показано на рис.3.2.

Рис.3.1.  Прибуткова накладна (у програмі 1С Бухгалтерія)

                Рис.3.2. Прибуткова накладна ( версія для друку)

              Важливим  документом при оприбуткуванні товарно-матеріальних цінностей є вантажна квитанція, яка засвідчує дійсність відправлення вантажу, служить підставою для його отримання і для пред’явлення претензій транспортним організаціям при частковій або повній втраті вантажу.

              Одержання товарно-матеріальних цінностей  безпосередньо у постачальника або у транспортної організації здійснюється матеріально-відповідальними особою, на яку виписується доручення встановленого зразка, відповідно до Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернених та використаних доручень на отримання цінностей (Додаток Ж), затверджені наказом Міністерства фінансів України.

              Матеріальні цінності приймаються відповідно до встановлених правил і термінів. При порушенні цих правил і термінів підприємства втрачають можливість пред’явлення претензій постачальникам або транспортним організаціям при нестачах або зниженні якості матеріальних цінностей.

              Найбільш доцільним способом оформлення прийняття товарно-матеріальних цінностей, що надійшли, є застосування спеціального штампу. Цей штамп ставлять безпосередньо на супровідних товарних документах(товарно-транспортних накладних, рахунках-фактурах та ін.) матеріально-відповідальні особи, які прийняли під звіт цінності. На штампі зазначені: дата прийняття товарів, номер і дата супровідного документа, вартість прийнятих матеріальних цінностей та окремої тари, які завіряються підписом матеріально-відповідальної особи.

              Якщо немає можливості оформити прийняття товарно-матеріальних цінностей проставленням штампа на супровідних документах, то складають приймальний акт.

              При виявленні недостовірності кількості або якості товарно-матеріальних цінностей, що надійшли, даним супровідних документів отримувач (покупець) складає акт про прийняття товарно-матеріальних цінностей. Для перевірки товарно-матеріальних цінностей і складання акта створюється комісія, до складу якої обов’язково входять матеріально відповідальна особа і представник постачальника (при відсутності останнього акт складається за участю представника незацікавленої організації).

              При виявленні нестачі або псування товарно-матеріальних цінностей, що надійшли залізничним, водним або повітряним транспортом, підприємство повинне вимагати від залізниці або порту складання комерційного акта й отримати його завірену копію, яка є підставою для відшкодування отримувачу сплаченої вартості товару, який не надійшов.

              Матеріальні цінності без супровідних документів і рахунків-фактур називають “невідфактуровані поставки”. Такі матеріальні цінності оприбутковуються на склади за існуючими запропонованими цінами або виходячи з оцінки попередніх поставок аналогічних товарно-матеріальних цінностей. Отримувач таких цінностей повинен вжити  заходи щодо розшуку постачальника і платіжних  документів для погашення заборгованості, що виникла.

              Товарно-матеріальні цінності можуть бути придбані матеріально відповідальних (підзвітними) особами в роздрібній торгівельній мережі за рахунок коштів, виділених на господарські потреби.

              У цьому випадку документом, що підтверджує кількість і вартість товарно-матеріальних цінностей, буде товарний чек. Для підтвердження оплати до товарного чека повинні бути додані належним чином оформлені чек ЕККА або квитанція прибуткового касового ордера (Додаток З).

              Первинні документи постачальника реєструються в журналі реєстрації прибуткових документів. Кожному первинному документу надається порядковий номер. Журнал реєстрації прибуткових документів на товарно-матеріальні цінності по сировинному і матеріальному складах на ВАТ “Володимир-Волинський хлібозавод”  подано у додатку К.

              Відповідно до первинних документів на матеріальні цінності, що надійшли, заповнюються прибуткові ордери (Додаток Л). Прибуткові ордери виписуються на кожний номенклатурний номер або партію товарно матеріальних цінностей.

На матеріальні цінності, що надійшли через підзвітну особу, складаються прибуткові ордери, а на товарних чеках, доданих до авансового звіту (Додаток З), проставляються відмітки комірника з посиланням на номери прибуткових ордерів.

Після  надходження прибуткових документів складається реєстр на здачу документів, який передається в одному екземплярі в бухгалтерський підрозділ разом з первинними документами.

Вартість товарно-матеріальних цінностей, що знаходяться в дорозі, повинна бути підтверджена платіжними вимогами-дорученнями постачальників і квитанціями (накладними)залізничного або водного транспорту зі штампом станції (причалу) прибуття, що підтверджує знаходження вантажу в дорозі, а за товарно-матеріальними цінностями, що не вивезені зі складів місцевих постачальників - охоронними розписками, підписаними керівником та головним бухгалтером  підприємства.

Товарно-матеріальні цінності можуть вважатися такими, що знаходяться в дорозі, тільки протягом визначеного терміну для їх доставки від місця відвантаження до місця призначення. Після закінчення цього терміну вживаються заходи щодо розшуку вантажу, а до вартості товарно-матеріальних цінностей пред’являється претензія.

При опрацюванні первинних документів звертається увага на:

             відповідність виконання умов укладеного контракту (оплата страхування, транспортні витрати тощо);

             правильність таксування  первинних документів для визначення облікової ціни отриманих товарно-матеріальних цінностей із врахуванням послуг посередника, транспортних витрат, мита та інших витрат;

             наявність та правильність оформлення податкової накладної,  якщо дотримувач є платником податку на додану вартість(Додаток М).

У випадку наявності помилок в оформленні податкової накладної необхідно звернутися до постачальника з проханням виписати правильно оформлену податкову накладну.

Неправильно оформлена податкова накладна при використанні товарно-матеріальних цінностей в господарській  діяльності або самостійний розрахунок суми податку на додану вартість (ПДВ) не є підставою для проведення зарахування суми ПДВ у розрахунки з бюджетом за податковим кредитом.

Видаток товарно-матеріальних цінностей здійснюють згідно з вимогами угод, інструкцій про порядок прийняття продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю та якістю, стандартів, технічних та особливих умов постачання окремих цінностей .

Підставою для відпуску товарно-матеріальних цінностей є рахунок-фактура, вимога-накладна (Додаток Н), специфікація,  картка складського обліку (Додаток П) та інші документи, які підтверджують фактично відпущену їх кількість.

При відвантаженні матеріальних цінностей залізничним або водним шляхом виписують спеціальне розпорядження на відправку вантажу. Це розпорядження є підставою для відбирання, пакування і передачі цінностей експедиції.

На прийнятті до перевезення матеріальні цінності транспортна організація видає вантажну квитанцію, яка поряд з рахунками-фактурами, специфікаціями, пакувальними ярликами та іншими документами при платіжній вимозі-дорученні відправляється покупцю.

Підставою для видачі товарно-матеріальних цінностей матеріально-відповідальним особам є накладна на внутрішнє переміщення. На рис.3.3. та рис.3.4.  зображено як це виглядає в програмі 1С Бухгалтерія по сировинному і матеріальному складах ВАТ “Володимир _Волинський хлібозавод”. Друкована версія  має такий вигляд . (Додаток Р).

Рис.3.3.   Накладна на внутрішнє переміщення по сировинному складу

Рис. 3.4. Накладна на внутрішнє переміщення з матеріального складу

На основі даних документів матеріально-відповідальні особи складають звіт про рух матеріалів та змінний виробничий звіт (Додаток Р) .

Отже, для своєчасного і достовірного надання інформації про наявність і рух товарно-матеріальних цінностей на ВАТ “Володимир-Волинський хлібозавод” бухгалтерська служба забезпечує правильне документальне оформлення  операцій з обліку надходження, видатку і переміщення запасів.

3.2.Аналітичний та синтетичний облік виробничих запасів.

Для  узагальнення   інформації  про  наявність  і  рух належних  підприємству предметів  праці, що визнані  для  обробки, переробки, використання у виробництві  та для господарських  потреб ,  а  також засобів  праці, які підприємство  включає  до  складу  малоцінних  та  швидкозношуваних  предметів у  Плані рахунків  бухгалтерського  обліку  активів ,  капіталу, зобов’язань і господарських операцій  підприємств ,  затвердженому  наказом   Міністерства  фінансів  України  від 30.11.99 р. № 291 , передбачені рахунки класу 2 “ Запаси “.  Структуру виробничих запасів подано на рисунку 1.2.

Результати своєї діяльності підприємство відображає в різних формах звітності, яка складається за єдиними формами та інструкціями Міністерства фінансів України, погодженими Мінстатом України.

Головні вимоги, що ставляться до звітності - це реальність, ясність, своєчасність, єдність методики звітних показників, співставленість звітних показників з минулими часами.

За періодичністю складання і подання звітність поділяється на внутрішньорічну, місячну, квартальну, піврічну, дев’ятимісячну та річну.

              Внутрішньорічну звітність називають поточною звітністю або періодичною.

              Звітність підприємства використовується самими власниками підприємствами для аналізу та контролю виконання договірних зобов’язань, аналізу господарської діяльності, для складання планів на майбутнє.

              Бухгалтерська звітність повинна бути подана підприємством не пізніше встановленого строку наступного за звітним періодом місяця ,а річна - не пізніше встановленого строку наступного за звітним року. Склад (обсяг ) та порядок складання бухгалтерських звітів затверджується Міністерством фінансів України.

              Відповідно до діючого порядку до складу бухгалтерської звітності, не залежно від того, за який час вона складається, обов’язково входить баланс.

              На практиці більшість підприємств щомісячно складає для своїх потреб бухгалтерський баланс та різні форми, що потрібні для оперативного керівництва.