Бухгалтерлік шоттар және екі жақты жазу

     Кейбір жағдайларда шоттың бастапқы немесе соңғы қалдық сомалары нөлге тең болуы мүмкін. Мұндай жағдайда, яғни шоттың соңғы қалдығы нөлге тең болғанда бұл шотты жабылған шот деп атайды. Қазақстан Республикасының типтік бухгалтерлік есепшоттар кестесінің «кірістер» және «шығындар» деп аталатын бөлім шоттары есепті кезеңнің соңында міндетті түрде жабылады. Бұл шоттарды транзиттік шоттар деп атайды. Осыған сәйкес жоғарыдағы аталған «кірістер» және «шығындар» деп аталатын екі бөлімнің шоттарында жинақталған сома «жиынтық табыс немесе жабылмаған зиян» шотына апарылады. Яғни «кірістер» деп аталатын бөлім шот дебиттелініп «жиынтық табыс немесе жабылмаған зиян» шоты кредиттелінеді және «шығындар» деп аталатын бөлім шот кредиттелініп «жиынтық табыс немесе жабылмаған зиян» шоты дебиттелінеді. Осыдан кейін «жиынтық табыс немесе жабылмаған зиян» шотының соңғы қалдығы есептелінеді. Егер бұл шоттың соңғы қалдығы дебиттік болса, кәсіпорын бұл есепті кезеңді зиянмен аяқтағаны, ал соңғы қалдық кредиттік болған жағдайда ұйым есепті кезеңді пайдамен аяқтағаны болып табылады. Ал бұл «жиынтық табыс немесе жабылмаған зиян» шотының соңғы қалдығының нөлге тең болуы кәсіпорынның осы есепті кезеңдегі табыстары мен сол табысты табуға кеткен шығындары сомасының тең болғандығын көрсетеді. 
 
 
 
 

2. Бухгалтерлік есеп шоттарындағы екіжақты жазу, оның мәні мен мағынасы 

     Әрбір шаруашылық операциясы бухгалтерлік есептің шоттарында екі рет (екіжақты жазу әдісімен): бір шоттың дебеті және екінші шоттың кредиті бойынша көрсетіледі.

     Екіжақты жазу — бұл шаруашылық операциясын әр түрлі шоттардың дебеті мен кредиті бойынша бірдей сомамен бір мезгілде көрсету әдісі.

     Дебеттелетін және кредиттелетін шоттарды көрсету шоттар корреспонденциясы немесе бухгалтерлік жазу (бухгалтерлік жазба) деп, ал шоттар корреспонденцияланатын деп аталынады.

     Шоттар корреспонденциясын жасау типтік және жалпылама сипатқа ие болатын қарапайым шаруашылық, операцияларының мысалында қарастырылатынын атай кету керек. Олардың мағынасы: шаруашылық операциясы бір шоттың дебетіне және екінші шоттың кредитіне әсерін тигізеді, яғни оған тек екі шот қана катысады.

     Алайда тәжірибе жүзінде көрсеткендей, қаржы-шаруашылық  қызметте бір шоттың дебеті бойынша және бірнеше шоттардың кредиті бойынша көрсетілетін, сондай-ақ бір шоттың кредиті бойынша және бірнеше шоттардың дебеті бойынша көрсетілетін операциялар да кездеседі. Сондықтан бухгалтерлік жазулар қарапайым және күрделі болып бөлінеді.

     Бір шоттың дебеті екінші шоттың кредитімен корреспонденцияланатын жазу қарапайым деп аталынады.

     Мысалы, жеткізушіден 30000 теңге сомасындағы материалдар келіп түсті. Материалдардың келіп түсуі нәтижесінде активтік «Шикізат пен материал дар» шотындағы сомалар артады, сондықтан «Шикізат пен материалдар» шоты дебеттеледі, сонымен бірге жеткізушілерге берешек өсті, сондықтан «Жеткізушілермен және мердігерлермен есеп айырысу» шоты бойынша бұл сома кредитте көрсетіледі. Жалпы жазу мынадай түрге ие болады: «Шикізат пен материалдар» шотының дебеті, «Жеткізушілермен және мердігерлермен есеп айырысу» шотының кредиті — 30 000 теңге.

     Бір шоттың дебеті екі немесе одан да көп шоттардың кредитімен корреспонденцияланатын, бір шоттың кредиті екі немесе одан да көп шоттардың дебетімен корреспонденцияланатын бухгалтерлік жазу күрделі жазу деп аталынады.

     Мысалы, 50 000 теңге жалақы есептелген, соның ішінде, негізгі өндірістің жұмысшыларына — 30 000 теңге, көмекші өндірістің жұмысшыларына — 20000 теңге.

     Келтірілген шаруашылық операциясы былай көрсетіледі:

     Д-т «Негізгі өндіріс» шоты — 30 000 теңге.

     «Көмекші өндіріс» шоты — 20 000 теңге.

     К-т «Қызметкерлермен еңбекақы бойынша есеп айырысу» шоты — 50 000 теңге.

     Шаруашылық операцияларын бухгалтерлік есептің шоттарына жазу құжаттардың негізінде жүргізіледі. Шаруашылық операциясының пайда болу мөлшеріне қарай жүргізілетін жазу және олардың құжаттармен ресімделуі хронологиялық деп аталынады. Мұндай жазулар шаруашылық операцияларын тіркеу журналында жүргізіледі.

     Деректерді экономикалық біртектес объектілер бойынша жүйелендіретін жазулар жүйелік деп аталынады. Шаруашылық операциясының бұл жазулары шоттарда (шоттар схемасында) жүргізіледі. Есеп практикасында хронологиялық және жүйелік жазулардың бір кестеге бірігуі сирек емес (№1 журнал-ордер, «Кассадағы ұлттық валютамен қолға берілетін ақшалар» шоты бойынша № 1 ведомость, № 2 журнал-ордер, «Есеп айырысу шотындағы қолма-кол ақшалар» шоты бойынша № 2 ведомость).

     Экономикалық мағынасына қарай әрбір шаруашылық операциясы есептің екі объектісіне, яғни екі шотқа әсерін тигізеді, өйткені екіжақты сипатқа ие болады. Іс жүзінде, егер кәсіпорынға материалдар келіп түссе, онда бір жағынан, материалдар көбейеді, ал екінші жағынан, оны сатып алатын қаражаттар азаяды, яғни олардың қандай көздердің есебінен келіп түскені міндетті түрде көрсетіледі: қолма-қол ақшаға сатып алынған ба, әлде оларды сатып алуға несие пайдаланылды ма немесе жеткізушілерге берешек қалыптасты ма?

     Шаруашылық операциясын екіжақты көрсетудің мәні — ол бір шоттың дебеті бойынша және екінші шоттың кредиті бойынша бірдей сомамен жазылуға тиіс. Демек, екіжақты жазу әдісін пайдаланып шоттар корреспонденциясын жасаған кезде үш құраушы қатысады: шаруашылық операциясының мазмұны; дебеттелетін шот; кредиттелетін шот.

     Екіжақты жазудың мәні кәсіпорын балансының құрылымымен түсіндіріледі. Онда оның мүлкі екі тұрғыдан қарастырылады: құрамы мен орналасуы бойынша (баланс активі); осы мүліктің қалыптасу көздері бойынша (баланс пассиві). Сондықтан баланстың активі мен пассивінің жиындары әрқашан тең.

     Демек, екіжақты жазу әдісінің қажеттілігі кәсіпорынның мүлкін баланстың топтау әдісінен туындайды. Екіжақты жазу әдісінің үлкен қадағалаушылық мәні бар, өйткені сол бір ғана шаруашылық операциясы бірдей сомамен екі рет көрсетіледі. Сондықтан осы операция бойынша сома айырмашылығы болса, жіберілген қателік пен оған жауапкер де анықталады.

     Бухгалтерлік есептің шоттары жинақтамалы және талдамалы болып бөлінеді. Шаруашылық қорларын немесе олардың көздерін жалпылама түрде көрсетуге арналған шоттар жинақтамалы шоттар деп аталады. Осындай шоттармен жүргізілетін есеп жинақтамалы есеп деп аталынады.

     Жинактамалы есептің ерекшелігі — ол тек ақшалай бірлікпен жүргізіледі және кәсіпорында бар материалдық құндылықтардың сомасы қандай, берешектің сомасы қандай екендігін көрсетеді. Жинақтамалы шоттар бухгалтерлік балансты жасауға қажет. Алайда кәсіпорынды басқару және қаржы-шаруашылық қызметіне басшылық ету үшін, бәсекелес кәсіпорындармен есеп айырысуды ұйымдастыру, нарықтық экономикада оның алатын орнын бағалау үшін материалдарды жеткізушілердің әрқайсысы бойынша, әрбір сатып алушы бойынша және т.с.с. бойынша егжей-тегжейлі деректер болу керек. Яғни кәсіпорынның қаржы-шаруашылық қызметінің барлыңқ жақтарына тек ақшалай түрде ғана емес, сондай-ақ натуралды түрде де сипаттама беретін нақты, жеке мәліметтер талап етіледі. Сондықтан жинақтамалы шоттарды экономикалық жағынан топтастыруды дамыту үшін талдамалы шоттар ашылады.

     Қорлардың және оның көздерінің жекелеген түрлерінің құрамдас бөліктерін есепке алуға арналған шоттар талдамалы шоттар деп аталады, ал осы шоттардың көмегімен жүргізілетін есеп талдамалы есеп деп аталынады.

     Талдамалы шоттарда есеп тек ақшалай өлшеуіштермен ғана емес, сондай-ақ натуралды өлшеуіштермен де жүргізіледі. Бұл шоттардағы жазулар неғұрлым толық болады. Оларда операцияның қысқаша мазмұны, құжаттың нөмірі және жедел басқаруға қажетті бірқатар басқа деректер келтіріледі.

     Субшоттар тиісті жинақтамалы шоттың шегінде талдамалы шоттарды аралық топтастыру болып табылады. Жинақтамалы шоттар I реттегі шоттар, субшоттар — II реттегі шоттар, талдамалы шоттар — III, IV және т.б. реттегі шоттар болып табылады. Мұның өзі тиісті басқару шешімдерін әзірлеу, негіздеу және қабылдаумен байланысты, алға қойған мақсаттарға немесе кәсіпорынның нарықтағы жағдайын, ол өндіретін және сататын өнімдердің бәсекеге қабілеттігін анықтауға тәуелді.

     Бухгалтерлік есептің жинақтамалы және талдамалы шоттары өзара байланысты, өйткені жинақтамалы шоттарда көрсетілген сол мүліктердің түрлері мен олардың қалыптасу көздері, шаруашылық операциялары талдамалы шоттарда көрініс табады, бірақ экономикалық топтарға бөлінген түрде көрсетіледі. Бұл түптеп келгенде талдамалы шоттың деректері тиісті жинақтамалы шоттың жиынтық деректеріне тең болуға тиіс. Мысалы, «Шикізат пен материалдар» жинақтамалы шоты «Негізгі материалдар», «Көмекші материалдар» және т.с.с. талдамалы шоттарға жіктелінуі мүмкін.

     Одан кейін «Негізгі материалдар» деген талдамалы шотта көрсетілген деректер жіктелініп, оған талдамалы шоттар ашылады: «Қара металдар», «Түсті металдар», «Орман материалдары» және т.с.с. Сөйтіп, кәсіпорындағы талдамалы есеп бухгалтерлік есеп жүйесіндегі қажырлы еңбекті талап ететін жұмысқа жатады. Есептік деректердің жазуының дұрыстығы мен толықтығын тексеру үшін айналым ведомостері жасалады.

     Айналым ведомосі — бухгалтерлік есептің шоттарында көрсетілген есептік-ақпаратты жинақтаудың тәсілі. Айналым ведомосі айдың басындағы және соңындағы қалдықтар (сальдо) және шоттың ай ішіндегі дебеттік және кредиттік айналымдары туралы шот деректері негізінде ай соңында жасалады.

     Жинақтамалы есептің шоттары бойынша айналым ведомосінде әрбір шотқа жеке жол беріледі. Бұл ведомосте қосарланған үш баған болады. Оларда әрбір шот бойынша бастапқы сальдо, шоттың дебеті мен кредиті бойынша айналымдар және соңғы сальдо жазылады. Бухгалтерлік есеп дұрыс ұйымдастырылатын болса, баған жиындарында міндетті түрде қосарланған теңдік болуға тиіс, яғни дебеттік бастапқы сальдоның жиыны кредиттік бастапқы сальдоның жиынына тең болуға тиіс, шот бойынша дебеттік айналымдардың жиыны — кредиттік айналымдардың жиынына, дебеттік соңғы сальдоның жиыны — кредиттік бастапқы сальдоның жиынына тең болуға тиіс.

     Төмендегі кестеде шоттар бойынша айналым ведомосі келтірілген. Операцияның басындағы және соңындағы шоттардың дебеті мен кредиті сальдо жиынының теңдігі бухгалтерлік баланстың құрылысымен расталынады, өйткені шоттар бойынша дебеттік сальдоның жиыны кәсіпорын мүлкінің сомасын, ал кредиттік сальдоның жиыны — олардың пайда болу көздерінің сомасын көрсетеді. 

Жинақтамалы шоттар бойынша айналым ведомосі