Автоматизация управленческого учёта

balance", программы СКБ "Контур" и  "Бонус",  систем  "Галактика".  2.  Под

 какой   операционной  системой  будет   работать  программа?  Не  вдаваясь  в

 технические  подробности, скажем, что варианта  всего два -  под  DOS  и под

Windows. Подавляющее  большинство широко продающихся  программ  имеют  версии

 для  той и для другой операционной  системы. Однозначно  можно   сказать,  что

 если  оптимально подходящая программа  имеет  обе  версии,  следует   выбирать

Windows,  поскольку  это  современная  операционная  система  и,  с  учетом

 развития  программного обеспечения, DOS очень  быстро  устаревает,  поскольку

 не  дает тех возможностей, которые  дает  Windows.  Однако  если  оптимальная

 программа  не имеет версии для Windows, а менее подходящая имеет,  покупайте

 оптимальную,  пусть даже под DOS, поскольку  качество автоматизации  бухучета

 дороже,   чем    современная   операционная   система.   Версии   программ,

 предназначенные  для Windows всегда несколько дороже, чем  для  DOS,  но  их

 преимущества  сторицей покрывают наценку. Кроме  того, для работы под Windows

 необходимы  более мощные компьютеры (об этом  речь ниже) и если Windows у Вас

 не  установлен, его придется. 3. Сетевая  будет программа или нет?  Это   тоже

 простое  решение.  Если  работать  в  автоматизированной  бухгалтерии  будут

 несколько  работников на нескольких компьютерах,  то  компьютеры  обязательно

 должны  быть объединены в сеть чтобы  проводки, вводимые  всеми  бухгалтерами

 попадали  в один общий журнал хозопераций,  и  программа  должна  быть  тоже

 сетевой,  т.е.  иметь  возможность   работать  одновременно  на   нескольких

 компьютерах.  Все распространенные сейчас  программы  имеют  сетевые   версии,

 которые  стоят немного дороже несетевых,  работа программы  по  автоматизации

 крупной  бухгалтерии вообще немыслима  в несетевом режиме.  После   того,  как

 приняты   эти  три  решения,  круг  программ,  из  которых  надо   выбирать,

 значительно  сужается,  и  поступать   можно  двумя  способами:  1.  Выбирать

 программу  самим,  для  этого  необходимо  посетить  региональных   дилеров

 различных  программных продуктов, они есть  по каждому продукту и практически

 везде,  и,  имея  на  руках  постановку  задачи  и  остальные  требования  к

 автоматизации,  заранее выработанные Вами, попросить продемонстрировать  Вам

 может  ли та или  иная  программа   делать  именно  то,  что   Вам  требуется.

 Совершив  несколько визитов, (или приглашений  дилеров к себе на предприятие)

 Вы  определитесь с оптимальной программой. 2. Обратиться к  специалистам  по

 внедрению  программ, которые помогут выбрать  лучший вариант.[1]

     Этап V. Вопросы техники. Технические  вопросы, связанные с компьютерами

 не  входят в бухгалтерские функции,  но, тем не менее, очень важны.  Само  по

 себе  слово "компьютер" ничего  о  компьютере  не  говорит.  Важна  мощность

(производительность)  компьютера,  которая  зависит   от   нескольких   его

 переменных  параметров, называемых  вместе  "конфигурация  компьютера".  То,

 какой  компьютер Вам необходим, зависит   от  двух  факторов:  1.  Программы,

 которые  у Вас установлены. Одни  программы   требуют  от  компьютера  меньше

 ресурсов, другие больше, если Вы работаете  под  Windows,  компьютер  должен

 быть  еще мощнее, если программа сетевая,  то она потребует больше  ресурсов,

 чем  несетевая.

     2. Количества операций, введенных  в  программу.  Чем  больше  проводок

 введено,  тем  больше  ресурсов  требуется   для  их  обработки.  На  крупном

 предприятии  для работы какой-либо программы  нужен более  мощный  компьютер,

 чем для работы той же программы на маленьком предприятии. На практике можно

 столкнуться  с тем, что на этапе  настройки   программы,  когда  проводок  не

 вводится  вообще,  она  работает  быстро,  но  через  2-3   месяца   работы

 бухгалтерии,  когда введено уже много  проводок,  скорость  работы  того  же

 компьютера  становится  неудовлетворительной.  При  автоматизации  бухучета

 важно,  чтобы компьютеры, на которых  установлены программы, были  достаточно

 мощны,  чтобы программа работала быстро, в противном случае бухгалтер  будет

 периодически  ожидать  пока,  компьютер  "переварит"   введенную   в   него

 информацию,  а  то  и  просто  сталкиваться  с  ошибками   и   неполадками,

 происходящими  оттого, что компьютер слишком  маломощен  для  той  программы,

 которая на нем установлена и  того  количества  операций,  которые  в  него

 введены.  В условиях каждодневной напряженной  бухгалтерской работы это может

 свести  на нет эффект от автоматизации.  Для  того  чтобы  определить  какой

 компьютер  необходим, следует обратиться к тем, у кого программа  куплена  и

 они,  с учетом версии программы  и предполагаемого объема  хозопераций   дадут

 рекомендацию. Когда покупается новый компьютер,  то его  просто  покупают  в

 нужной  конфигурации и все, а вот  что делать,  если  компьютер-то  есть,  но

 только,  но  недостаточно  мощен  для   устанавливаемой   программы.   Такое

 положение   вещей   встречается   часто,   поскольку   компьютеры   покупают

 практически  везде и покупают уже давно,  а современные программные   средства

 требуют   современных  производительных  компьютеров.  Легко  столкнуться   с

 ситуацией,  когда в этом случае бухгалтерия  страдает, продолжая работать  на

 медленном  компьютере из-за того, что на  покупку нового компьютера  не  было

 денег.  Дело  в  том,  что  медленный  компьютер  очень  легко  улучшить  до

 требуемого  уровня, заменив его комплектующие,  для чего можно  обратиться  в

 фирму,  выполняющую  такие  услуги,  называемые  улучшение.  Если   хороший

 компьютер  стоит  порядка  500-1000  долларов,  то  улучшение  обходится  на

 порядок  дешевле.  Еще  один  технический   вопрос  -  это  вопрос  установки

 компьютерных  сетей, который  встает,  если  внедряется  сетевая  программа.

 Существует  большое количество различных  типов сетей, сильно отличающихся  по

 стоимости   дополнительных   аппаратных   и   программных    средств    для

 функционирования  сети. Однако следует отметить, что  если в сеть  объединено

 немного  (до 4-5 компьютеров), то  сеть,  требуемая   для  них  будет  стоить

 недорого, и устанавливается достаточно легко, более же крупные сети требуют

 серьезных  дополнительных затрат. Установкой  сетей занимаются  те  же  самые

 фирмы,  которые продают компьютеры и  делают "апгрэйд"[2]

  §  3.Процес автоматизации внедрения  программы автоматизации бухгалтерского

                                    учёта

     Только тогда,  когда  определены  цели  автоматизации,  ее  масштаб   и

 порядок,  сделана постановка  задачи,  выбрана   и  куплена  оптимальная   для

 предприятия  программа и  решены  технические   вопросы  можно  приступать  к

 собственно  работе  с  программой.  Качественное  внедрение  программы  (не

"псевдоавтоматизация") - процесс очень трудоемкий  и   сложный,  затраты  на

 него, как правило, значительно превышают  затраты на приобретение  программы

 и  компьютеров, причем доля затрат  на  внедрение  тем  больше,  чем  больше

 предприятие,  поскольку  при  большем   количестве  нюансов  и  особенностей

 необходимо  больше работы по настройке  на  все  эти  нюансы  и   особенности.

 Внедрение   можно  производить  своими  силами,  можно  заказать   сторонней

 организации.  Если пытаться внедрять самим,  то  приходится  сталкиваться  с

 трудностями: 1)отсутствие  опыта  автоматизации;  2)отсутствие  времени  на

 внедрение,  поскольку бухгалтерия  должна  выполнять  свою  текущую  работу,

 которая,  как правило, и съедает весь  рабочий день.  3)Причем,  чем   крупнее

 организация,  и,  соответственно  сложнее   процесс  внедрения,  тем   более

 актуальны  эти трудности. На  практике  попытки  внедрить  программу   своими

 силами  на предприятиях,  где  число   бухгалтеров  превышает  4  практически

 всегда  приводят к "псевдоавтоматизации". Если  принято  решение  заказывать

 автоматизацию  у специализированной организации,  то необходимо приготовиться

 к  дополнительным денежным затратам, поскольку качественная автоматизация не

 может  обойтись дешево так как   она  занимает  достаточно  много  времени  и

 требует  квалифицированных и опытных  специалистов.

     Собственно процесс внедрения  программы можно  разбить   на  два  этапа:

 этап  настройки и этап обучения.

     Этап настройки. Все широко  распространенные  программы   автоматизации

 бухучета  имеют  аналогичные  набор   изменяющихся  составных  частей,   для

 правильного  процесса настройки любой   программы  выполнения,  расписать  на

 следующие  этапы:  1.  Настройка  (доработка   стандартного  поставляемого   с

 программой)  плана  счетов  в  соответствии  с  особенностями  предприятия,

 проведенной   оптимизацией  бухучета  и   постановкой  задачи.  2.  Настройка