Автоматизация управленческого учёта

- финансовый  анализ и моделирование баланса;

-  ведение   суммового  и  количественно-суммового   учета,   балансовых   и

        забалансовых счетов;

- параллельное  ведение нескольких  касс  и   расчетных  счетов  в  рублях  и

 валюте, расчет курсовой и суммовой  разницы;

- учет  кассовых операций, ведение  кассовой  книги,  автоматический  экспорт

данных  в Главную книгу;

- возможность  просмотра реестра проводок документов-оснований;

- автоматическое  формирование  Книги  покупок   и  Книги  продаж  на  основе

первичных документов;

- автоматический  пересчет Главной книги и остатков  с оборотами по счетам;

- возможность  ввода, корректировки документов  и проводок за  любой  отчетный

период;

- гибкая  настройка полномочий (до отдельных  полей) и внешнего  вида  списков

объектов  модуля;

- формирование  основных бухгалтерских отчетов;

- формирование  отчетности в налоговые органы  и во внебюджетные фонды.

- дополнительные  возможности автоматизации бухгалтерского  учета:

- экспорт  данных и формируемых отчетов  в форматы  Word  и  Excel,  получение

информации  в графическом виде. 

      § 2. Характеристика процесса автоматизации  бухгалтерского учета.

     База данных  обеспечивает  сопоставимость  информации  и  передачу  из

 одного   файла   в   другой.   Комплекс   программных   средств   позволяет

 автоматический  подсчет итоговых  сумм,  составление   мемориальных  ордеров,

 изменение  и корректировку информации  непосредственно   в  базе  данных  баз

 каких-либо  дополнительных изменений структуры  и алгоритма работы программы,

 составление  книги “Журнал-главная”, составление баланса и сводных  отчетов,

 полностью  автоматизирован учет кассовых  операций, расчетных операций,  учет

 денежных  средств на расчетном счете,  учет расчетов с подотчетными  лицами  и

 др.  задачи.  Производители  программного  обеспечения  постоянно  проводят

 работу  по  корректировке  автоматизированной  системы  в  соответствии   с

 изменениями  в законодательстве. Например: была  оперативно проведена  работа

 по  изменению количества знаков  расчетного  счета  и  введению  в  реквизиты

 юридических  лиц идентификационного налогового  номера (ИНН). Если  в  работе

 программы  были отмечены, какие либо ошибки  и  недостатки,  то  они   быстро

 устранялись.  В  базе  данных  автоматизированной  системы   обеспечивается

 сохранность  данных в течение длительного  периода.  Это  позволяет  хранить

 данные  по операциям, как текущего  отчетного периода, так и предыдущих  лет.

 В   случае   необходимости   возможен   поиск   информации   и   проведение

 корректировки.

     В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета  обработка

 данных  о   хозяйственных   операциях   легко   прослеживается   и   обычно

 сопровождается   документами   на   бумажном    носителе    информации    -

 распоряжениями,  поручениями,  счетами  и   учетными  регистрами,   например

 бесконечными  журналами учета МПЗ. Аналогичные  документы часто  используются

 и  в компьютерной системе, но  во многих  случаях  они   существуют  только  в

 электронной  форме. Более того, основные  учетные   документы  (бухгалтерские

 книги  и журналы) в компьютерной системе  бухгалтерского  учета  представляют

 собой  файлы данных,  прочитать  или   изменить  которые  без  компьютера  не

 возможно.

     Компьютерная система включает  в себя следующие элементы.

     1.Аппаратные средства.

     Это устройства, из которых состоит  компьютер, в частности  центральный

 процессор,  жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые  карты

 и  т.п.

     2.Программные средства.

     а) Системные программы. К этим  программам, выполняющим общие  функции,

 обычно  относят  операционные  системы,   которые   управляют   аппаратными

 средствами  и  распределяют  их  ресурсы   для   максимально   эффективного

 использования,  системы  управления  базами  данных  (СУБД),  обеспечивающие

 выполнение  стандартных функций по обработке данных, и сервисные  программы,

 которые  выполняют в компьютере служебные   операции,  например,  проверку  и

 настройку  отдельных узлов аппаратно-программного  взаимодействия.  Системные

 программы  обычно разрабатывают поставщики  аппаратных  средств  или  фирмы,

 специализирующиеся  в области программного  обеспечения,  и  модифицируют  с

 учетом  индивидуальных требований.

     б) Прикладные  (пользовательские)  программы  -  это  наборы  машинных

 команд  для решения пользовательских задач, которые организация-пользователь

 разрабатывает  самостоятельно или приобретает  у внешнего поставщика.

     3.Документация  -  описание  системы   и  структуры  управления  (ввод,

 обработка  и вывод данных, обработка сообщений,  управляющие команды).

     4.Персонал - работники, которые управляют  системой, проектируют  ее  и

 снабжают  программами,  эксплуатируют   и  контролируют  систему   обработки

 данных.

     5.Данные  -  необходимая  информация,   которую   вводят,   хранят   и

 обрабатывают в системе (например, сведения о хозяйственных операциях).

     6.Процедуры контроля - в разрезе  учета это  процедуры,  обеспечивающие

 корректную  запись  операций,  предупреждающие   или  регистрирующие  ошибки.

 Способ  обработки хозяйственных операций  при  ведении  бухгалтерского  учета

 оказывает  существенное влияние на организационную  структуру фирмы, а  также

 на  процедуры  и  методы  внутреннего   контроля.  Компьютерная   технология

 характеризуется  рядом особенностей, которые следует   учитывать  при  оценке

 условий  и процедур контроля. Ниже приведены  отличия компьютерной  обработки

 данных  от   неавтоматизированной.   Единообразное   выполнение   операций.

 Компьютерная  обработка предполагает использование  одних и тех же команд при

 выполнении  идентичных  операций  бухгалтерского  учета,  что   практически

 исключает   появлению  случайных   ошибок,   обыкновенно   присущих   ручной

 обработке.  Напротив, программные ошибки (или  другие систематические  ошибки

 в  аппаратных либо программных  средствах) приводят к неправильной  обработке

 всех  идентичных  операций  при   одинаковых  условиях.  Разделение  функций.

 Компьютерная  система  может  осуществить   множество  процедур  внутреннего

 контроля,  которые  в  неавтоматизированных   системах   выполняют   разные

 специалисты.  Такая  ситуация  оставляет   специалистам,  имеющим  доступ  к

 компьютеру,  возможность  вмешательства   в   другие   функции.   В   итоге

 компьютерные  системы могут  потребовать   введения  дополнительных  мер   для

 поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных

 системах  достигается простым разделением  функций. К подобным  мерам   может,

 относится  система паролей, которые предотвращают  действия, не допустимые со

 стороны  специалистов, имеющих доступ к информации  об  активах и учетных

 документах  через терминал в диалоговом  режиме.  Потенциальные  возможности

 появления   ошибок  и  неточностей.  По  сравнению  с  неавтоматизированными

 системами  бухгалтерского  учета  компьютерные  системы  более  открыты для

 несанкционированного  доступа, включая  лиц,  осуществляющих  контроль.  Они

 также  открыты для  скрытого  изменения   данных  и  прямого  или   косвенного

 получения  информации об активах. Чем  меньше человек вмешивается в   машинную

 обработку  операций  учета,  тем ниже  возможность выявления   ошибок   и

 неточностей.  Ошибки, допущенные при разработке  или корректировке прикладных

 программ, могут оставаться незамеченными  на протяжении длительного периода.

 Потенциальные   возможности  усиления  контроля  со  стороны  администрации.

 Компьютерные  системы дают в руки администрации  широкий набор  аналитических

 средств,  позволяющих оценивать и контролировать  деятельность фирмы. Наличие

 дополнительного  инструментария обеспечивает укрепление  системы  внутреннего

 контроля  в целом и, таким образом,  снижение риска его неэффективности.  Так,

 результаты  обычного  сопоставления   фактических   значений   коэффициента

 издержек  с плановыми, а также сверки  счетов поступают к администрации  более

 регулярно при компьютерной  обработке  информации.  Кроме  того,  некоторые

 прикладные  программы  накапливают  статистическую  информацию   о   работе

 компьютера, которую можно использовать в  целях контроля  фактического  хода

 обработки  операций бухгалтерского учета. 
 
 

Глава II  Технология эффективной автоматизации  бухучета.

                  § 1. Постановка целей и задач  технологии

     Сегодня  пользователи  деловых   компьютерных   программ   исчисляются,

 наверное, сотнями тысяч. Как бы ни  были  хороши  компьютеры  и  программы,