Автоматизация управленческого учёта

 технологии  учета и управления. А западную программу не выбросили.  Раз  или

 два   в  году  с  ее  помощью   печатали  некие   справки   для   иностранных

 совладельцев. Мы привели лишь несколько  примеров, обозначив в каждом  случае

 причину  возникновения проблемы и   мнение  каждой  стороны.  Разобравшись  с

 причиной  любой конфликт можно преодолеть. При одном  условии  -  для   этого

 должна  быть добрая воля обеих сторон. Но в  жизни,  в  отличие   от  статьи,

 каждый  чаще видит  только  свою  правоту.  На  прошедшем  недавно   собрании

 ведущих  российских разработчиков  деловых  программ  затрагивалась,  в  том

 числе  и эта проблема. Мы рассказали  о  наших  шагах  по  защите  интересов

 потребителя  и нейтрализации конфликтов. Фирмы   со  своей  стороны  изъявили

 готовность  предпринять ряд мер по предотвращению потенциальных  конфликтов.

 Например, одна из таких мер - обмен  информацией о недобросовестных  дилерах.

 Была  затронута и роль прессы в  просвещении  потенциальных   потребителей,  в

 знакомстве  их с существующими видами  программных  продуктов,  в объяснении

 важности  более серьезного и ответственного  подхода к автоматизации.

     Для того чтобы эффективно  провести автоматизацию,  следует,  в  первую

 очередь,  хорошо представлять себе, что  же такое автоматизированный  бухучет.

 На  первый взгляд  все просто  и даже  такая постановка  вопроса кажется

 несколько  надуманной, потому что автоматизированный  бухучет  -  это  просто

 когда  бухучет  ведется  на  компьютере.  Вот  такое  заблуждение   и  служит

 причиной  большого  количества  неудачных  попыток автоматизации.  Следует

 осознать, что внедрение бухгалтерской  программы  эффективно  только  тогда,

 когда  следствием внедрения является  повышение  эффективности   и  улучшение

 качества  ведения  бухучета  на  предприятии.  Это  может   выражаться   в:

 упорядочении  бухучета. Если при бумажной бухгалтерии  для  получения  какой-

 либо  информации, например специфической  выборки оборотов по субсчету  счета

 №№№60, требовалось несколько часов  работы, то на компьютере - нажал  клавишу

 и  выборка распечаталась. Увеличение количества  информации,  получаемой  из

 бухучета. Раньше можно было увидеть  аналитику по 41 счету только  в   каком-

 нибудь  одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких. Снижение  числа

 бухгалтерских  ошибок. Это очень  важный  фактор,  если  учитывать величину

 штрафов  и пеней за сокрытие налогооблагаемых  величин,  причиной  которого,

 как  правило, являются именно бухгалтерские  ошибки, а не некий злой  умысел.

 Повышение  оперативности  бухучета.  Если  раньше,  при  бумажном  бухучете,

 бухгалтера  не поспевали за первичной   документацией  и  делали  проводки  с

 опозданием, а квартальный и годовой отчет  сдавался в последний  момент,  то

 сейчас  это прекратилось. В повышении   экономичности  бухгалтерского  учета.

 Наша  практика показывает, что во многих случаях, изменив  применяющиеся  на

 предприятии   план  и  типовую  корреспонденцию   счетов,   формы   первичных

 документов  и  другие  "подвластные"  бухгалтерии   параметры   можно   без

 использования   рискованных  различных   схем   уменьшить   налогооблагаемые

 величины  или,  по  крайней  мере,  передвинуть   сроки  и  снизить  частоту

 налоговых   платежей.  Другие  факторы,  зависящие   от   специфики   каждого

 конкретного   предприятия.   Если   таких   улучшений   не   произошло,   то

 автоматизация  бессмысленна - она не принесла  конечного результата,  сам   же

 по  себе  переход  с  заполнения  бумажных  журналов-ордеров  на  нажимание

 компьютерных  клавиш  улучшением  не  является,  это  просто  замена.  Такую

 ситуацию  следует  скорее  называть  "псевдоавтоматизацией".  К  сожалению,

 псевдоавтоматизация  встречается часто,  происходит  это  потому,  что  люди

 думают: "Автоматизировать - значит просто  перевести  на  компьютер   и  все

 тут", а процесс внедрения программы в их понимании состоит в том, чтобы как-

 то  начать заводить операции в   компьютер.  Последствия  псевдоавтоматизации

 удручающи.  Бухгалтерия, которая раньше была  перегружена  текущей  работой,

 сейчас,  "при  компьютерах",  тоже  ничего  не  успевает,  иногда   работы

 становится  еще больше - надо же вначале  сделать все или  отдельные   разделы

 бухучета  на бумаге, а потом,  непонятно   для  чего,  завести  в   компьютер.

 Руководство   тоже  не  понимает  для  чего  потрачены  немалые  деньги   на

 компьютеры, программы и внедрение, когда в бухгалтерии как был "завал", так

 и  остался. Таким образом, можно  сказать, что автоматизация бухучета  -  это

 процесс,  при  котором  в  результате  перевода  бухгалтерии  на  компьютер

 повышается  эффективность  и  улучшается  качество  ведения   бухучета   на

 предприятии.  Значит, перед  тем  как   принимать  решение  об  автоматизации

 бухучета  следует выделить, что и как  эта автоматизация должна в  бухгалтерии

 улучшить, это и будет  целью  автоматизации.  Распространенным  стереотипом

 является   то,   что   автоматизация   бухучета   приводит   к   сокращению

 бухгалтерского  персонала, что приводит к   страху  перед  автоматизацией,  а

 иногда  и к ее саботажу. Несмотря на  то, что, на первый взгляд, все   логично

- часть работы берет на себя компьютер, который  и  вытесняет  бухгалтеров-

 людей,  стереотип является ошибочным.  Дело в том, что количество  необходимых

 в  бухгалтерии  бухгалтеров   зависит  только  от  количества  обрабатываемых

 бухгалтерией  первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек  и

 пр.), а количество первичных документов  не зависит от того, автоматизирован

 бухучет  или нет, оно зависит от объема  хозопераций  в  организации.  Таким

 образом,  автоматизация  бухучета  не   уменьшает   числа   необходимых   в

 бухгалтерии  бухгалтеров. Еще одним распространенным  заблуждением  является

 то, что автоматизация бухучета  начинается  с  покупки  программы   и  затем

 происходит "введение данных в программу". 

  §  2. Этапы автоматизации, их характеристика автоматизированной обработки

                                   данных.

     Для того чтобы перевод бухгалтерии  на компьютер был эффективен  и  дал

 результат,  о котором говорилось в предыдущем  разделе, начинать необходимо  с

 подготовки,  которую  условно  можно   разбить  на  пять  этапов.  Этап   I.

 Оптимизация  бухучета. Как уже отмечалось, автоматизация   имеет  смысл  лишь

 тогда,  когда она что-то улучшает в бухгалтерии,  поэтому  начинать  надо  с

 выявления  того, как и что можно улучшить.  Дело  в  том,  что  все   хорошие

 современные  программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они

 позволяют  настраивать  на  нужды  конкретного   предприятия  буквально  все,

 начиная  от плана счетов и кончая  формами отчетности в налоговую   инспекцию.

 Проводится  анализ имеющейся на предприятии  системы бухучета, а именно:

     1. Применяемый план счетов и  использование конкретных счетов.

     2. Применяемая аналитики по различным счетам.

     3. Использующиеся типовые проводки  для отражения типовых хозопераций.

     4. Формы и содержание первичной  документации.

     5. Формы учетных регистров.

     Анализ производится на предмет  того, что можно изменить для  улучшения

 бухгалтерского  учета (см. предыдущий раздел). Вот  конкретный  пример.  Если

 организация  оказывает услуги и  реализацию  учитывает  по  оплате,  то  при

 получении   на  расчетный  счет  реализации  можно  сразу  же  автоматически

 начислять  не  только  НДС,  но  и  налоги  на  пользователей  автодорог  и

 содержание  ЖКХ.  В  результате  в   любой  момент  можно  будет   посмотреть

 кредитовый  остаток  по  счету  67  "Расчеты   по  налогу  на  пользователей

 автодорог"  и увидеть какая сумма уже "набежала" для уплаты  по  следующему

 сроку   платежа.  Информативность  бухучета  улучшилась.   Ясно,   что   для

 проведения  такой оптимизации требуется   высококвалифицированный  и   опытный

 специалист  по  бухгалтерскому  учету   и  налогообложению,  каким является,

 например, аудитор или опытный главбух.  Многие фирмы, внедряющие  программы,

 как  раз грешат  тем,  что  их  сотрудники  прекрасно  разбираются   в  самих

 программах, а вот в бухучете-то не очень,  и автоматизируют они  бухгалтерию

 в  том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и

 даже  оставляя старые ошибки. Этап II. Выбор   масштабов  автоматизации.  Под

 выбором   масштабов  автоматизации   понимается  то,  в  каком   объеме  будет

 автоматизироваться  бухгалтерия  и в каком порядке будут переведены  на

 компьютер  разделы бухучета. Эта проблема  тем более актуальна,  чем   крупнее

 автоматизируемая  организация.  Когда  речь  идет  о  небольшой  фирме,  где

 бухучет  ведет Один-два бухгалтера, то  проблема  не  стоит  вообще,  бухучет

 надо  автоматизировать полностью и  сразу весь, потому, что  объем   работ  по