Аудит виробничих запасів, в сільськогосподарському товаристві з обмеженою відповідальністю „Нива”

РОЗДІЛ 3. СТАН ТА ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ОБЛІКУ ВИРОБНИЧИХ ЗАПАСІВ 

  3.1. Первинний  облік виробничих запасів

     Аудит виробничих запасів починають з перевірки своєчасності і повноти проведення інвентаризації запасів та контролю виконання угод з постачальниками і покупцями. Аудитор звертає увагу на терміни проведення інвентаризації, правильність визначення її результатів, вивчає склад комісії та відображення в бухгалтерському обліку даних  по інвентаризації. Наступним етапом є перевірка правильності визначення збитків (шкоди) завданої матеріально відповідальною особою від нестачі ТМЦ (наявність пояснення МВО та погодження нею на відшкодування збитків). Далі перевіряється процес надходження  виробничих запасів, тобто запаси можуть надходити від різних постачальників; придбані за відповідну плату; надходження запасів, як внесок в статутний капітал; запаси які отримані безплатно, виготовлені власними силами чи обміняні. Аудитор перевіряє своєчасність і правильність документального оформлення, оприбуткування запасів первинними документами та відображення їх в обліку, також слід перевірити правильність складання актів розбіжності кількості та якості матеріальних цінностей, що надійшли, і своєчасність пред’явлення претензій до постачальників або транспортних організацій. Наступним етапом є з’ясування аудитором встановлені методи оцінки запасів, які регламентовані обліковою політикою підприємства. Потрібно перевірити, чи придбані або виготовлені виробничі запаси зараховуються на баланс за первісною вартістю (згідно П(с)БО9«Запаси»). Далі аудитором ведеться контроль за порядком витрачання і списання  виробничих запасів на виробництво продукції, для цього аудитор використовує методи натурального контролю, вивчає дані про оприбуткування готової продукції, тобто чи немає продукції яка не оприбуткована, одночасно доцільно здійснити аналіз даних складського обліку після відпуску матеріальних цінностей.

У ході проведення аудиту виробничих запасів, було перевірено й оцінено систему внутрішньогосподарського контролю та обліку  на підприємстві.

При цьому було встановлено:

При оформленні запасів, які надійшли на підприємство від постачальника, підзвітних осіб, власних виробничих підрозділів, складається  форма М- «Прибутковий ордер» в одному примірнику.

При отриманні  запасів безпосередньо від постачальників, доставлених їхнім транспортом, оформляється «Товарно – транспортна  накладна»(ф. №1 –ТН).

У випадку надходження  із кількісним чи якісним відхиленням  від даних та супроводжувальних  документах, складається «Акт про  приймання матеріалів» (ф. М -7). Для  оприбуткування цих запасів за наказом  керівника створюється спеціальна комісія, в яку входять представники постачальника і відповідні спеціалісти  – експерти. Акт складається у  двох примірниках і підписується членами комісії, після чого затверджується підписом керівника підприємства. Один примірник акта передається в  бухгалтерію. А другий – в юридичний  відділ для складання листа - претензії .

На складі (в Держлісгоспі –транспортний склад) для правильної організації обліку комірник (завсклад) на кожний номенклатурний номер запасу оформляє „Матеріальний ярлик" (ф. М-16). Цей документ містить найменування, номер і повну характеристику кожного виду запасу. Ярлик розміщується безпосередньо на запасі або поблизу нього.

Для обліку запасів в розрізі їх видів завсклад веде окремі документи за ф. М-12 „Картка складського обліку матеріалів". В ній проводяться записи по кожному факту надходження та вибуття запасів. Підставою для запису в М-12 є форми М- 4 „Прибутковий ордер", „Акт про приймання матеріалів" (ф. М-7) і форма №1 - ТН „Товарно-транспортна накладна" - по надходженню, а по видатку - „Лімітно-забірні картки" (фф. М-8, М-9, М-28а), „Акт -вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів" (ф. М-10), „Акт приймання-передачі обладнання у монтаж" (М-15а), „Акт про витрату давальницьких матеріалів" (ф. М-23) і „Товарно-транспортна накладна" (ф. №1-ТН). У ході перевірки було виявлено, що картки складського обліку матеріалів не ведуться, тому у завсклада було взято пояснення, в результаті чого виявилось, що ведення карточного обліку не передбачено Статутом, тому не є порушенням.

  Після того, як запаси оприбутковані, допускається  їх відпуск зі складу. Відпуск цінностей із складу здійснюється тільки особами, які мають на це право. Список цих працівників складається і затверджується головним бухгалтером та керівником підприємства. Підставою для відпуску матеріалів зі складу на   дільниці для одноразового відпуску є: накладна-вимога (М-11), а для систематичного відпуску цінностей для одних виробничих одиниць - лімітно-забірні картки (фф. М-8, М-9, М-28, М-28а). Ліміт встановлюється для кожного підрозділу на підставі розрахунків економічного відділу підприємства і затверджується керівником. Термін дії ліміту - місяць.

Для багаторазового відпуску запасів протягом місяця використовують „Лімітно-забірну картку" (ф. М-8).

Відпускаючи запаси із складу на підставі лімітно-забірної картки, завклад слідкує а встановленим лімітом. Перевищення ліміту допускається тільки з дозволу керівника. В цьому випадку складається „Акт - вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів" (ф. М-10) у двох примірниках, один з яких залишається у замовника, інший - у завскладу.

     Після  закінчення облікового періоду  завсклад, як всі  матеріально  відповідальні особи, складає  «Матеріальний звіт», який містить  інформацію про надходження та вибуття ТМЦ  за період .Цей звіт разом із іншими документами, які підтверджують надходження та вибуття запасів, фіксується у (ф. М- 13) «Реєстр приймання –здавання  документів». Всі вони передаються у бухгалтерію.

Організація документообігу на підприємстві організована таким  чином, щоб забезпечити вчасне надходження  необхідної інформації до бухгалтерії. Первинні документи, які надходять  до бухгалтерії, підлягають перевірці  за змістом операцій, правильність їх оформлення, законністю проведення операцій. Станом на перше число  місяця в бухгалтерії підприємства виводиться залишок по кожному рахунку  запасів.

Було проведено  інвентаризацію виробничих запасів  з метою порівняння облікових  даних із даними фактичними. Її здійсненням  займалась спеціально створена постійно діюча комісія. Результати проведеної перевірки запасів зазначено  в «Інвентаризаційному описі» (ф. 21 – М). Інвентаризація здійснюється не рідше, ніж один раз на рік (перед завершенням звітного року). Під час проведення інвентаризації було перевірено усі види запасів, як власних, так і тих, які не належать підприємству. Інвентаризаційні описи складаються окремо на оплачені в строк покупцями відвантажені запаси, та на ті, що перебувають на складах інших підприємств.

Після завершення інвентаризаційного опису всі члени  комісії підписуються під одержаними даними. Результати проведеної інвентаризації відображаються у бухгалтерському  обліку в тому місяці, в якому  проведено інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року.

3.2. Аналітичний  та синтетичний облік виробничих запасів

Проблема організації  аналітичного обліку (за номенклатурними  номерами) вирішується з прийманням облікової політики підприємства. За великої номенклатури запасів доцільно застосовувати оперативно-бухгалтерський метод. За цим методом кількісно-сортовий облік запасів на складах ведеться матеріально від­повідальними особами  в картках складського обліку (ф. № М-12) — (зразок 6.2), які відкриваються  бухгалтерією на кожний номенклатурний номер запасів. Матеріально відповідальна  особа в цих картках записує  кожну операцію з надходження  та відпускання матеріалів і визначає залишок запасів. Підставою для  записів є первинні документи  на оприбуткування та відпускання запасів.Бухгалтерія  постійно контролює правильність ведення  складського обліку відповідно до первинних  документів. Контроль здійснюється за графіком безпосередньо на складі в  присутності матеріально відповідальної особи. Бухгалтер перевіряє правильність записів і визначення залишків, що підтверджує своїм підписом у  картці. Потім за реєстром забирає  первинні документи для бухгалтерської обробки.

Після такого контролю картки складського обліку перетворюються з регістрів оперативного обліку в регістри оперативно-бухгалтерського  обліку та в бухгалтерії не потрібно вести аналітичний облік наявності  та руху запасів за кожним номенклатурним номером. Бухгалтерія здійснює означений  тільки в грошовому виразі та за однорідними групами (чорні метали; кольорові метали; хімікати тощо) в  розрізі синтетичних рахунків, субрахунків, місць зберігання та матеріально  відповідальних осіб.Для погодження даних кількісного складського  обліку з вартісним бухгалтерським застосовуються книги залишків матеріалів (сальдові відомості). Вони відкриваються  щодо кожної матеріально відповідальної особи окремо. У ці регістри на кожне  перше число місяця матеріально  відповідальні особи переносять з карток складського обліку перевірені бухгалтерією залишки матеріалів. Книги (відомості) заповнюються відповідно до номенклатурних номерів і однорідних груп.У бухгалтерії ці дані оцінюються за обліковими цінами, за якими ведеться аналітичний облік руху та наявності матеріалів у розрізі однорідних груп. Таким чином буде одержана інформація про вартість матеріалів за даними складського обліку та відомостями бухгалтерії. Такі записи повинні збігатися, тому що складський і бухгалтерський облік ведуться за даними одних і тих самих первинних документів та оцінюються за одними цінами. Якщо за якоюсь групою дані про залишки (сальдо) неоднакові, то бухгалтерія здійснює перевірку та виявляє помилки.

Оперативно-бухгалтерський метод доцільно застосовувати як за ручної, так і за комп’ютерної обробки інформації.У разі невеликої  номенклатури запасів у бухгалтерії  може вестися аналітичний облік  наявності та руху запасів у розрізі  номенклатурних номерів як у кількісному, так і у вартісному виразі. На підставі одержаних від матеріально  відповідальних осіб прибутково-видаткових документів бухгалтер оформлює відомості  оприбуткування та списання (відпускання) матеріалів, які використовуються для  щомісячного складання оборотних  відомостей у розрізі номенклатурних номерів, тобто кількісно-сумарного  обліку, де й відображається інформація про залишки матеріалів на початок  місяця, надходження та списання й  залишок на кінець місяця. Контроль за узгодженістю даних бухгалтерського  та складського обліку здійснюється бухгалтерією способом звіряння даних  оборотних відомостей і даних  карток складського обліку. Цей метод  може застосовуватися в умовах широкого використання обчислювальної техніки.

На практиці за невеликої  кількості номенклатурних номерів  запасів можуть застосовуватися  матеріальні звіти, в яких матеріально  відповідальні особи відображають дані про залишки і рух запасів  у розрізі номенклатурних номерів, але тільки в кількісних вимірниках, а бухгалтерія після перевірки  цих даних на підставі первинних документів обчислює вартість цих запасів. У результаті такого обліку відпадає необхідність у веденні оборотних відомостей. Синтетичний облік витрат та виходу продукції рослинництва ведуть на рахунку 23 «Виробництво», до якого відкривають субрахунок 231 «Рослинництво». За економічним змістом він належить до групи рахунків господарських процесів, за призначенням і структурою - до групи операційних, калькуляційних рахунків.

Субрахунок 231 активний на початок  року, активно-пасивний протягом року. На дебеті субрахунка 231 «Рослинництво» обліковують:

• витрати минулого року під урожай поточного року (незавершене виробництво на початок звітного року);
• витрати поточного рок під урожай поточного року;
• витрати поточного року під урожай майбутнього року (незавершене виробництво на кінець звітного року).

     На кредиті  субрахунка 231 «Рослинництво» протягом  звітного року відображають оприбуткування  сільськогосподарської продукції  від урожаю за плановою собівартістю. При цьому і витрати, і вихід  продукції обліковуються наростаючим  підсумком з початку року. Після  визначення в кінці звітного  року фактичної собівартості  продукції планову собівартість  коригують до рівня фактичної  (розраховують калькуляційні різниці). Після списання калькуляційних  різниць за кредитом субрахунка 231 «Рослинництво» цей субрахунок  закривається, за виключенням аналітичних  рахунків, на яких обліковуються  витрати під урожай майбутнього  року.