Аудит учета материально-производственных запасов

Недостача запасов и их порча списывается  со счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" в пределах норм естественной убыли на счета учета  затрат на производство или (и) на расходы  на продажу; сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены  или суд отказал во взыскании  убытков с них, то убытки от недостачи  запасов и их порчи списываются  на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расходов у  некоммерческой организации.

Списанные материалы, использование которых  возможно в хозяйственных целях (материалы с пониженными качественными  характеристиками) или подлежащие сдаче  в виде отходов (лом, ветошь и т.п.), приходуются на склад (кладовую) организации  на основании акта на списание и  накладной на внутреннее перемещение  материальных ценностей.

Остающиеся  от списания материальных ценностей  отходы оцениваются по сложившейся  на дату списания стоимости исходя из цены возможного использования и зачисляются по указанной стоимости на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации.

Согласно  п. 3 ст. 250 НК РФ к внереализационным  доходам в целях налогообложения  прибыли относятся доходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения  суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций  за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков  или ущерба.

Таким образом, сумма возмещения ущерба, взыскиваемая с работника, признается внереализационным  доходом на дату признания должником (или вступления решения суда в  законную силу).

По результатам  аудита следует подготовить мнение аудитора по вопросам:

правильности  документального оформления операций по выбытию материалов;

правильности  формирования стоимости выбывающих материалов;

правильности  отражения хозяйственных операций по выбытию материалов, в бухгалтерском  и налоговом учете. 

Проверка учета материалов в бухгалтерии

Порядок учета материалов в бухгалтерской  службе подробно описан в разделе 7 приказа Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов".

Выполняя  процедуру проверки учета материалов в бухгалтерии, аудитору необходимо ответить на следующий вопрос:

Все первичные  учетные документы по движению материальных ценностей на складах (кладовых) подразделений  организации должны быть сданы в  бухгалтерскую службу в установленные  в организации сроки. Бухгалтерская служба организации принимает и проверяет первичные учетные документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций.

После проверки первичные учетные документы  таксируются (если таксировка ранее  не была проведена), т.е. определяется сумма (денежная оценка) операций путем умножения  количества на цену.

Аналитический учет материалов (количественный и  суммовой учет) ведется на основе использования  оборотных ведомостей или сальдовым  методом.

Учет  ведется в разрезе каждого  склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них - в разрезе  каждого наименования (номенклатурного  номера), групп материалов, субсчетов  и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Независимо  от принятого метода аналитического учета материалов (оборотный или  сальдовый) в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения материалов в стоимостном  выражении по соответствующим синтетическим  счетам, а внутри их по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов.

Обобщение и группировка информации о движении материалов осуществляется в ведомостях движения материалов (накопительных  ведомостях) ежемесячно, отдельно по каждому  складу, подразделению, другим местам хранения материалов. Ведомости движения материалов составляются отдельно по приходу и расходу материалов. Указанные ведомости могут вестись  по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. Формы ведомостей движения материалов устанавливаются  организацией самостоятельно. В указанных  ведомостях подсчитываются (формируются) итоги оборотов за месяц (отчетный период) в разрезе групп материалов по субсчетам, синтетическим счетам по каждому складу (подразделению, месту  хранения).

Ежемесячно  составляется сводная ведомость  движения материалов, в которую переносятся  итоги из ведомостей движения материалов по складам и подразделениям (местам хранения материалов). В сводных ведомостях движения материалов приводятся также данные об остатках материальных ценностей на начало и конец месяца (отчетного периода) в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета.

Данные  сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, т.е. с оборотными ведомостями  и сальдовыми ведомостями (книгами). 

 

2.1. Методика проведения аудита материально – производственных проверки сырья и материалов

Методика аудита материальных ценностей содержит ряд этапов. Рассмотрим каждый из них.

Этап 1. Проверку операций с материальными ценностями рекомендуется начинать с анализа их оценки, так как в фактическую себестоимость приобретения материалов помимо их стоимости по ценам приобретения включаются также: транспортно-заготовительные расходы; уплачиваемые снабженческим организациям комиссионные вознаграждения; таможенные пошлины; оплата услуг сторонним организациям по транспортировке, доставке и хранению ценностей. В то же время аудитор должен проверить, не включались ли в стоимость материалов расходы на содержание складов, отделов снабжения и сбыта производства или расходы на командирование работников для оформления и согласования договоров на поставку материалов, которые должны включаться в состав общехозяйственных расходов.

Этап 2. Он включает три основных вопроса: инвентаризация товарно-материальных ценностей; проверка полноты их оприходования; анализ правильности списания.

Проверка запасов рассматривается  обычно как основная часть аудита на тех предприятиях, где их сумма  является значительной величиной. Преднамеренное или непреднамеренное искажение  количества или оценки данных по запасам  мгновенно сказывается как на финансовых результатах предприятия (поскольку оказывает влияние  на определение себестоимости реализованной  продукции), так и на балансе в  целом.

В функции аудитора при проверке товарно-материальных ценностей входят:

присутствие при инвентаризации, если запасы значительны и аудитор  относится с доверием к ожидаемым  результатам;

наблюдение за выполнением  процедур инвентаризации и идентификации  с целью определения степени  соответствия их инструкциям, разработанным  администрацией, или нормативным  законодательным актам;

их способности решить тройную задачу: 1) обеспечить точность результатов инвентаризации и отражения  последних; 2) устранить двойной счет и обеспечить полноту охвата запасов; 3) выявить устаревшие, медленно оборачивающиеся  и поврежденные запасы;

проверка правильности подсчета на основе случайной выборки;

проверка правильности отнесения  операций к отчетному периоду  на участках, где осуществляется движение запасов (это необходимо для подтверждения  точности и полноты обхвата при  инвентаризации);

получение удовлетворительных объяснений по поводу несоответствий учетным данным и корректировка  последних;

проверка правильности оценки фактического объема запасов.

Основным регулирующим документом являются методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года № 49. Отражение инвентаризации в бухгалтерском учете регулируется Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н)

При аудите запасов и незавершенного производства их неправильное отражение  непосредственно сказывается на финансовых показателях.

При проверке отражения аудитор  концентрирует внимание на данных счетов-фактур на товары, поступившие в самом  конце отчетного периода, а также  данных счетов-фактур на товары, поступившие  в самом начале нового отчетного  периода, их отражении на счетах бухгалтерского учета (по дебету счетов запасов: 10 «Материалы», 41 «Товары» и кредиту расчета  счетов с кредиторами: 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 61 «Расчеты по авансам выданным»).

Затем проводится оценка поступления  товарно-материальных ценностей имевшихся  в отчетном периоде, на которые счета-фактуры  пока не поступили. Аудитор должен убедиться, что они правильно отражены на счетах по ценам последнего поступления  от данного поставщика.

Очень важно, чтобы аудитор  в целях последующего контроля сразу  же по окончании инвентаризации снял копию инвентаризационной ведомости, поскольку на практике встречались  случаи, когда в инвентаризационные ведомости вносились существенные изменения.

В инвентаризационные ведомости составляемые по результатам инвентаризации включают данные о выявленных излишках и недостачах. Аудитор проверяет правильность данных, включенных в инвентаризационную ведомость, то есть проводит сверку фактического наличия основываясь на своих записях результатов инвентаризации и учетных данных. При этом аудитор обращает внимание на возможные признаки, свидетельствующие о сокрытии недостач, а именно: неоговоренные исправления цен, количества и сумм отдельных товаров (материалов) в ведомостях, подчистки записей; добавление и дописки цен в инвентаризационные ведомости; исправленный подсчет единиц товара по страницам описи; проверки отдельных товаров в конце описи и другие.

Если по результатам проведенной  инвентаризации выявлены расхождения  фактического и учетного количества, то необходимо выяснить:

а) насколько часто встречаются  расхождения и какова их значимость;

б) влияние этих расхождений  на план выборочной аудиторской проверки.

Если общая сумма превышает  допустимую ошибку, то аудитор должен принять решение о том, как  следует оценить сальдо отчетов  товарно-материальных ценностей. Вероятнее  всего аудитор увеличит объем  выборки, однако, если очевидно что уровень ошибок слишком высок, то простейшим способом разрешения проблемы будет требование аудитора к клиенту сплошной инвентаризации запасов в ближайшие сроки и о совершенствовании системы внутреннего контроля.

Если по результатам проведенной  инвентаризации выявлены расхождения  фактического наличия и учетных  данных, должен быть выпущен приказ руководителя предприятия и в  соответствии с его предписаниями  расхождение должно быть исправлено. Учетные данные следует заменить фактическими или же, если материально-ответственное  лицо не согласно в недостаче, его доводы должны быть проанализированы и проведена повторная инвентаризация. Кроме того, проверяется своевременность и эффективность взыскания с ответственных лиц задолженности по недостачам ценностей, выявленные за прошлые периоды.

Практика показывает, что  учет выявленных излишков и недостач ведет к отклонениям от предписанных норм бухгалтерского учета, например, часто недостачи засчитываются  излишками в отношении разных товаров, излишки и недостача  неверно отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Излишки выявленные в ходе инвентаризации должны быть оприходованы по дебету счетов товарно-материальных ценностей и по кредиту счета 91 «Прибыли и убытки». Выявленные недостачи должны быть отнесены на счет расчетов с виновными лицами (субсчет 73-3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»). Недостача товаров может быть отнесена на издержки, если виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом.

При проверке полноты оприходования  и правильности списания товарно-материальных ценностей аудитору следует знать, что для контроля операций приобретения материальных ценностей и расчетов с поставщиками используется журнал-ордер  № 6, а при использовании электронно-вычислительных машин - машинограммы кредитовых и дебетовых оборотов по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Записи в журнале-ордере № 6 ведутся позиционным способом -  по каждому документу (счете-фактуре). Если при приемке материальных ценностей установлена недостача грузов в пути сверх норм естественной убыли или предъявлена претензия поставщику по сортности, комплектности и т.п., то на сумму недостачи (претензии) по дебету счета 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Выявленные при приемке излишки материалов приходуются обычной записью:

дебет счета 10 «Материалы»;

кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

И показываются в журнале-ордере № 6 отдельными строками как неотфактурованные поставки. При проверке полноты оприходования товарно-материальных ценностей анализируются расчетные документы, поступающие от поставщиков: платежные требования, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные с разного рода приложениями. Прибывшие на предприятия товарно-материальные ценности должны своевременно приходоваться на склад или, если они сразу не переданы в производство, оформляться как поступившие на склад и отпущенные затем в производство, о чем в документах делаются специальные отметки. В этом случае работник склада подтверждает наличие и передачу товарно-материальных ценностей в производство. Как свидетельствует ревизионная практика иногда порядок передачи ценностей в производство, минуя склад, нарушается, что приводит к злоупотреблениям.