Аудит сохранности материально-производственных запасов

     Аудиторские процедуры по существу включают в себя детальную проверку верности отражения в бухгалтерском учете оборотов и сальдо по счетам. Программа аудиторских процедур по существу представляет собой перечень действий аудитора и таких детальных конкретных проверок. Для процедур по существу аудитору следует определить, как именно разделы бухгалтерского учета он будет проверять, и по каждому разделу составить программу аудита.

     Выводы  аудитора по каждому разделу аудиторской  программы , документально отраженные в рабочих документах, являются фактическим материалом для составления аудиторского отчета (письменной информации руководству экономического субъекта) и аудиторского заключения, а также основанием для формирования  объективного мнения аудитора об отчетности экономического субъекта.

     Проверка  состояния складского хозяйства и сохранности материально-производственных запасов - одна из важнейших аудиторских процедур. Для комплексного изучения этого участка деятельности организации аудитор обследует склады, кладовые, цеха и другие места хранения производственных запасов, проверяя условия их хранения, состояние противопожарной безопасности, оснащенность складов оборудованием, техникой, приборами и правильность их эксплуатации, состояние охраны складских помещений. Неудовлетворительная организация складского хозяйства свидетельствует о низком уровне внутреннего контроля за сохранностью материально-производственных запасов.

     Особые  контрольные функции в этом отношении  возложены на главного бухгалтера предприятия. При его непосредственном участии осуществляется вся организаторская работа по подготовке мест хранения материальных ценностей, обеспечению их необходимыми весоизмерительными и противопожарными средствами и тарой.

     В ходе обследования внимание уделяется  проверке организации материальной ответственности работников, связанных  с приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей. Одним из условий обеспечения сохранности материально-производственных запасов является разработка и вручение материально-ответственным лицам стандартов или должностных инструкций, в которых определены обязанности и права работников, распорядок их работы, порядок приемки и выдачи ценностей, их документального оформления, ведения учета на складах в натуральных измерителях, сроки представления отчетов в бухгалтерию и др.

     Так же необходимо отметить такое понятие  как тесты средств контроля, которые выполняются с целью получения аудиторских доказательств.

     Тесты средств контроля могут включать:

• проверку документов, подтверждающих операции и другие события, с целью получения аудиторских доказательств относительно надлежащего применения средств внутреннего контроля на практике, например, проверку наличия разрешения на проведение операции;
• направление запросов и наблюдение за применением средств внутреннего контроля, которые не оставляют документальных свидетельств для аудита, например, определение действительного исполнителя какой-либо функции, а не того, кому положено ее выполнять;
• повторное применение средств внутреннего контроля, например, сверка банковских счетов с тем чтобы удостовериться, что данные действия были правильно выполнены субъектом.

     В этой работе наиболее применимыми считаются  процедуры проверки состояния складского хозяйства и сохранности материально-производственных запасов в виде ответов на вопросы соответствующего теста (таблица 2.2). 
 
 

     Таблица 2.2

     Аудиторский тест проверки состояния складского хозяйства и сохранности материально-производственных запасов

     Проверку складских помещений и емкостей для хранения материальных ценностей  рекомендуется проводить путем их осмотра их фактического состояния в начале аудита материально-производственных запасов. Аудиторы устанавливают техническое состояние тех или иных помещений (наличие исправной крыши, стен, полов, остекленных и огражденных оконных проемов, наружных и внутренних засовов на дверях и воротах, оборудование стеллажными полками), необходимых весов, расчетных таблиц, мерной тары и других измерительных приборов, а также поддержание режима влажности, температуры и освещенности. Необходимо помнить, что материалы по секциям складов, а внутри их по отдельным должны размещаться таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. В местах хранения каждого вида материала должны быть прикреплены ярлыки, на которых указывается наименование, номенклатурный номер, единица измерения и норма запаса.

     Для хранения, например, запасных частей на складах применяют стеллажи, где на каждый вид отводится своя полка или ее часть; отдельные запасные части из-за своего веса, размера хранятся на полу; строительные материалы, пиломатериалы складывают в штабеля; для хранения сыпучих продуктов используют закрома, бункера, траншеи; нефтепродукты хранятся в резервуарах, бочках.

     Правильность  показания весов и других измерительных  приборов проверяют путем взвешивания  или перевешивания заранее подготовленной партии ценностей, взвешивания гирь или измерения объема емкостей. Результаты такой проверки отражаются в промежуточном акте, который подписывает аудитор, материально-ответственное лицо и другие лица, принимавшие участие в этой проверке. Если выявлены расхождения в показании приборов, то аудитор требует письменное объяснение материально-ответственных лиц и устанавливает причины расхождений и последствия, к которым они могли привести или привели.

     На  практике нередко имеют место  случаи совершения хищений и потерь из-за плохо организованной охраны и противопожарной защиты складов. В связи с этим необходимо выяснить, установлены ли замки, сигнализация, освещение подступов к складам, сторожевая охрана, имеются ли в наличии и в исправном состоянии противопожарные средства, соблюдены ли сроки зарядки огнетушителей.

     Тщательной  проверке подлежит состояние работы по приемке и отпуску материальных ценностей на складах, в кладовых и других местах их хранения. Для этого рекомендуется в процессе аудита провести фактический контроль приема и отпуска отдельных видов продуктов и материалов.

     В частности, присутствуя при приемке тех или иных материально-производственных запасов, аудитор может установить, как соблюдается установленный порядок приемки  по количеству и качеству, составляются ли приемные акты и коммерческие акты в случаях нарушения целостности упаковки, пломбирования вагонов, недостач материальных ценностей в пути, правильно ли составляются внутренние документы и записи в регистрах складского учета на оприходование поступивших ценностей, производится ли их биркование, метка. При проверке отпуска отдельных видов материальных ценностей выявляют наличие основания данной хозяйственной операции, правильность оформления затребованного и фактически отпущенного количества, своевременность отражения этой операции в регистрах складского учета. Правильность ведения учета в местах хранения ценностей оказывает большое влияние на состояние складского учета, так как при его запущенности создаются наиболее благоприятные возможности для нарушений и злоупотреблений. Для этого необходимо ознакомиться с фактическим состоянием складского учета на отдельных складах. Проверяется: наличие в достаточном количестве книг или инвентарных карточек складского учета материалов; правильность их заполнения и ведения ; своевременность осуществления в них учетных записей и составления ежемесячных отчетов о движении материальных ценностей; правильность и своевременность проведения инвентаризаций; сличения ее результатов и принятия соответствующих мер по регулированию инвентаризационных разниц.

     Неучтенные  излишки материалов и готовой  продукции могут создаваться путем:

     - замены сырья при изготовлении готовой продукции;

     - обсчета сдатчиков сырья и материалов в весе, влажности, понижении их сортности;

     - обвеса, обсчета, обмера покупателей при отпуске им готовой продукции;

     - необоснованного оформления актов на потери материалов при их транспортировке или хранении на складах.

     Неучтенные  излишки материалов обычно хранят отдельно. Для их выявления следует использовать данные складского учета. Если имеются  неучтенные излишки, то расход отдельных  видов ценностей за определенные периоды, как правило, превышает их приход. Такой перерасход перекрывают за счет последующего поступления и оприходования материалов аналогичных наименований. Излишки изымают за счет последующих поступлений или оформляют бестоварными документами до проверки их фактического наличия при инвентаризации.

     Обследование  состояния складского хозяйства  и проверка сохранности материальных ценностей в сочетании с последующей  документальной проверкой дают возможность  сделать обоснованные выводы о сохранности материально-производственных запасов и разработать профилактические мероприятия.

     При проведении аудита операций по учету  и сохранности товарно-материальных ценностей используют следующие методы и приемы:, пересчет, подтверждение, проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, устный опрос, проверка документов, прослеживание, инвентаризация аналитические процедуры.

     Пересчет  используется для подтверждения  достоверности арифметических подсчетов  товарно-материальных ценностей, соответствия их величине, отраженной в первичных документах и в регистрах бухгалтерского учета.

     Подтверждение используется для получения информации о правильном отражении в бухгалтерском  учете проведенных хозяйственных  операций и реальности остатков на счетах учета товарно-материальных ценностей.

     Проверка  соблюдения правил учета отдельных  хозяйственных операций используется при контроле за учетными работами, выполняемыми бухгалтерией, и корреспонденцией счетов по движению товарно-материальных ценностей.

     Устный  опрос используется в ходе получения ответов на вопросник аудитора по предварительной оценке состояния учета товарно-материальных ценностей, а также в процессе их проверки при уточнении у специалистов отдельных положений совершенных хозяйственных операций, вызывающих сомнение или неясных.

     Проверка  документов используется аудитором  для подтверждения правильности отражения в бухгалтерском учете  поступления и расходования товарно-материальных ценностей, полноты и своевременности  их отражения в регистрах бухгалтерского учета, обоснованности их оценки (взаимный контроль документов).

     Прослеживание используется в ходе проверки операций, отраженных в первичном учете, в  журналах-ордерах, ведомостях, Главной  книге, бухгалтерской отчетности. При  этом особое внимание обращается на правильность корреспонденции счетов, соответствие сумм оборотов и остатков в регистрах синтетического и аналитического учета.  

     Инвентаризация  используется для подтверждения  фактического наличия товарно-материальных ценностей. В ходе аудиторской проверки аудиторы могут сами проводить инвентаризацию или наблюдать за процессом ее проведения.